Soluzione Soci Pro - Software per Microsoft Windows





Software che consente di creare un archivio anagrafico dei Soci, di stamparne le tessere associative complete di foto acquisite direttamente con la propria webcam o tramite una comune macchina fotografica digitale, di gestire le iscrizioni con la possibilità di visualizzare in qualsiasi momento le scadenze imminenti, di curare la tenuta del Libro Soci per avere costantemente il quadro della situazione relativa ai propri associati e, infine, di emettere ricevute generiche all'atto della riscossione delle quote associative o per qualsiasi altro pagamento effettuato a favore dell'Associazione. Esportazione dati in Excel. App utilizzabile anche su chiavetta USB.




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Soluzione Soci Pro
Software rivolto ad associazioni per archiviare gli iscritti,
gestire il Libro Soci, stampare le tessere associative e le ricevute di pagamento


Soluzione Soci Pro è un software facile e intuitivo costituito da app interagenti che permettono di creare un archivio anagrafico dei Soci, di stamparne le tessere complete di foto acquisite direttamente con la propria webcam o tramite una comune macchina fotografica digitale, di gestire le iscrizioni con la possibilità di visualizzare in qualsiasi momento le scadenze imminenti, di curare la tenuta del Libro Soci per avere costantemente il quadro della situazione relativa ai propri associati e, infine, di emettere ricevute generiche all'atto della riscossione delle quote associative o per qualsiasi altro pagamento effettuato a favore dell'Associazione.

L'app Archivio Soci consente di registrare il cognome e il nome di ogni tesserato, la carica, il luogo e la data di nascita, l'indirizzo di residenza, la quota sociale versata, il codice fiscale, la partita IVA, il numero di carta di credito, i recapiti telefonici, l'indirizzo di posta elettronica, il numero di tessera, la data di rilascio e quella di scadenza. Ciascuna scheda può essere corredata di una foto del tesserato in formato Jpeg o Bitmap per importarla nella stampa del tesserino di riconoscimento.

L'archivio dei tesserati può quindi essere usato come una completa rubrica elettronica dotata di funzioni avanzate quali l'invio di e-mail, il controllo della validità del codice fiscale, della partita IVA, del numero di carta di credito e dell'IBAN bancario. La sua funzione principale è comunque quella di registrare i dati dei Soci che dovranno comparire sui tesserini di riconoscimento. Inoltre, i nomi dei tesserati potranno essere importati nel Libro Soci e nelle ricevute di pagamento per velocizzarne la compilazione.

Per inserire una scheda in archivio, bisogna fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi di testo che interessano, caricare la foto del Socio e premere il pulsante Salva. Si tenga presente che i campi relativi al nome del Socio, alla data di rilascio e a quella di scadenza della tessera sono a compilazione obbligatoria. Per modificare una scheda esistente, bisogna visualizzarla nella schermata di lavoro usando le frecce di scorrimento dei record o la funzione di ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.

Quando si compila la scheda di un Socio bisogna indicare con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati rispetto alla data di scadenza della tessera. Il pulsante contraddistinto dall'icona di un orologio consente di visualizzare e di stampare lo scadenzario delle iscrizioni con l'elenco di tutte le tessere in attesa di rinnovo.

Il software permette di inviare al Socio un messaggio e-mail per avvisarlo della scadenza imminente con un testo già predisposto del seguente tipo: "Gentilissimo Sig. Rossi Carlo, con la presente le ricordiamo che la sua tessera n. AA07654567, rilasciata in data gg/mm/aaaa e con scadenza in data gg/mm/aaaa, ha bisogno di essere rinnovata. Pertanto, la preghiamo di recarsi con cortese sollecitudine presso i nostri uffici per provvedere al rinnovo. In attesa di un suo riscontro, le porgiamo cordiali saluti." Il testo del messaggio può ovviamente essere integrato e personalizzato prima di effettuare l'invio della mail al tesserato.

Per allegare una foto del Socio, si può acquisirne l'immagine con la propria webcam. Una volta aperta la finestra per l'acquisizione fotografica, bisogna premere il pulsante Accendi webcam, far posizionare il Socio di fronte all'obiettivo e scattargli una foto premendo il pulsante Cattura foto. Fatto ciò, si può importare la foto nella scheda dei dati anagrafici servendosi dell'apposito pulsante. Infine, bisogna memorizzare la scheda del Socio cliccando il pulsante Salva.

La foto del Socio viene ridotta in scala automaticamente per adeguarsi alle dimensioni del riquadro di anteprima. E' comunque possibile visualizzare l'immagine a tutto schermo facendo clic sull'icona dello zoom. Se si vuole ritoccare la foto acquisita, la si può salvare su disco, apportare le modifiche con un software di grafica e ricaricarla nella scheda con il pulsante Carica foto. Se si preferisce, anziché fotografare il Socio con una webcam, si può scattargli una foto in formato Jpeg con una macchina fotografica digitale e importarla nella scheda anagrafica sempre utilizzando il pulsante Carica foto.

Per trovare le schede dei Soci in archivio è possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere l'elenco di tutti i Soci residenti in un certo comune, che ricoprono una certa carica o che hanno versato una determinata quota associativa.

La funzione Allega file consente di abbinare a ciascun Socio fino a tre file di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, la copia acquisita allo scanner del documento di riconoscimento o del contratto firmato con la propria azienda o associazione. Il contenuto di ogni allegato può essere descritto nell'apposito campo di testo e il file può essere aperto in qualsiasi momento premendo il pulsante Apri.

Se un Socio decide di non rinnovare l'iscrizione, basta mettere il segno di spunta sulla casella Tessera annullata e la scheda dello stesso tesserato non comparirà più nei risultati di ricerca. Ad ogni modo, il software conserva traccia anche delle iscrizioni annullate, le quali potranno essere visualizzate esportando l'archivio in Microsoft Excel oppure sfogliando le schede una a una usando le frecce di scorrimento dei record.

La scheda anagrafica di ogni singolo Socio può essere visualizzata in anteprima o stampata su carta, mentre l'intero archivio può essere esportato in un file di Excel.

L'app Stampa Tessere serve sia alla stampa dei singoli tesserini di riconoscimento sia all'inserimento dei dati e del logo dell'ente o associazione che dovranno comparire nei tesserini stessi. Per visualizzare i dati di un tesserato è possibile utilizzare le frecce di scorrimento delle schede oppure effettuare una ricerca in archivio servendosi del pulsante Trova. Per inserire o modificare il logo e i dati dell'Ente o Associazione, basta fare clic su di essi e seguire le istruzioni nelle finestre che appaiono.

Ogni tesserino di riconoscimento contiene i dati e il logo dell'organizzazione nonché il nome e il cognome del tesserato, la sua foto, la carica ricoperta, la data di rilascio della tessera e la data di scadenza. Le informazioni relative all'ente, club, azienda o associazione sono salvate in automatico quando si esce dalla schermata di lavoro, cosicché non occorrerà reinserirle quando si andrà a stampare una nuova tessera.

Per facilitare la stampa delle tessere, il software consente di impostare adeguatamente i margini di stampa superiore e sinistro nel caso in cui i valori di partenza non coincidano con quelli richiesti dalla propria stampante. La possibilità di definire i margini rende il software compatibile con qualsiasi modello di stampante. L'utente potrà effettuare la stampa della tessera non solo su una scheda plastificata formato bancomat (qualora disponga di una stampante predisposta) ma anche su un comune foglio in formato A4 oppure su un cartoncino di dimensioni ridotte. E' possibile visualizzare l'anteprima del tesserino prima di effettuare la stampa.

La foto che appare nella tessera è quella che è stata salvata in formato Jpeg o Bitmap nella scheda del tesserato presente nell'archivio dei Soci. Per ottimizzare la stampa, è buona norma far sì che le proporzioni (ma non necessariamente le dimensioni) della foto corrispondano al riquadro visibile nella schermata. Questo significa che le foto dovrebbero essere acquisite e salvate con orientamento verticale e non orizzontale, ossia nel formato tipico dei ritratti anziché dei paesaggi. In fase di stampa, il software provvede ad adattare le dimensioni dell'immagine al riquadro della foto in formato tessera.

L'app Libro Soci è progettata per la gestione, appunto, del Libro Soci mettendo a disposizione due ambienti di lavoro che consentono, rispettivamente, di creare un nuovo Libro Soci o di compilare un Libro Soci esistente. La prima operazione da effettuare consiste, quindi, nel premere il pulsante relativo all'applicazione che si intende utilizzare.

L'applicazione Creazione Libro Soci permette di generare un nuovo registro indicandone il nome per esteso nell'apposito campo di testo e confermando l'operazione servendosi del pulsante in calce. Quando si crea un nuovo Libro Soci si genera un file di archivio nella cartella del programma caratterizzato dall'estensione LIB che potrà contenere un numero illimitato di pagine nelle quali l'Associazione potrà registrare le informazioni sui propri associati.

Per individuare il Libro Soci creato senza possibilità di errore, è buona norma assegnargli un nome il più possibile significativo utilizzando parole chiave che descrivano chiaramente di che Libro Soci si tratta (ad esempio, "Libro Soci ASD Atletica Italia", eventualmente seguito dall'anno solare se si intende creare un diverso Libro Soci ogni anno).

Una volta indicato il nome del Libro Soci nell'apposita casella di testo, l'utente dovrà confermare l'operazione premendo il pulsante Applica e chiudi. A questo punto, si tornerà nella finestra di partenza del programma dove si potrà fare clic sulla scritta Libro Soci e poi sul pulsante Compila Libro Soci esistente per visualizzare un elenco di selezione contenente tutti i registri creati. Fatto ciò, basterà fare clic sul nome del Libro Soci in elenco che si intende compilare e premere il pulsante Apri archivio.

L'applicazione Compilazione Libro Soci consente di gestire le singole pagine del registro degli iscritti, che devono essere numerate progressivamente. E' buona norma far firmare ciascuna pagina del Libro Soci (compreso il frontespizio) dal Presidente e dal Segretario dell'associazione a dimostrazione della sua autenticità.

L'icona del cestino consente di eliminare il Libro Soci selezionato. Questa funzione va utilizzata con molta cautela dal momento che un Libro Soci eliminato non può essere recuperato.

Il pulsante Frontespizio permette di creare e stampare la pagina da utilizzare come copertina del Libro Soci.

Infatti, per facilitare l'identificazione del Libro Soci, è consigliabile aggiungere un frontespizio contenente i dati dell'associazione (denominazione, sede legale, attività svolte, codice fiscale, estremi iscrizione, recapiti telefonici e di posta elettronica), il nome del Presidente e quello del Segretario, il numero o codice assegnato al Libro Soci e il totale degli iscritti. Appositi pulsanti consentono di visualizzare un'anteprima del frontespizio e di stamparlo su carta.

Il fatto che tutti i file degli archivi sono posizionati nella cartella di installazione del programma rende molto semplice realizzare una copia di sicurezza dei Libri Soci creati. Infatti, per effettuare il backup dei file è sufficiente copiare l'intera cartella del software e incollarla su un qualsiasi supporto di memoria, ad esempio su un hard disk esterno o su una chiavetta USB.

Una volta entrati nell'ambiente per la compilazione delle schede del Libro Soci, per compilare una nuova pagina, bisogna fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi di testo e premere Salva. All'apertura della scheda viene visualizzata l'ultima pagina che è stata salvata in archivio in maniera da facilitare l'aggiornamento delle informazioni. In ciascuna pagina del Libro Soci è possibile riportare fino a quattro nominativi. Ciascuna riga deve contenere il numero d'ordine dell'operazione che deve essere progressivo a partire dalla prima pagina del registro.

Quando si preme il pulsante Nuovo, vengono mantenuti i dati relativi al numero identificativo del Libro Soci, all'Associazione, al Presidente e al Segretario, dal momento che normalmente tali dati restano invariati. Se si desidera creare una nuova pagina conservando il contenuto di tutti i campi di testo di una scheda già archiviata, bisogna premere il pulsante Duplica, apportare le eventuali modifiche o integrazioni desiderate e fare clic su Salva.

E' possibile velocizzare la registrazione degli associati nel Libro Soci importando i dati dall'archivio anagrafico. A tale fine, bisogna servirsi del pulsante contraddistinto da una freccia verde presente a destra di ogni campo riservato al cognome e nome. Una volta aperta la finestra per l'importazione dei dati, basterà fare doppio clic sul nome dell'associato per attingere i suoi dati.

Nel Libro Soci sono annotati i nominativi e i dati di tutti i soggetti regolarmente iscritti all'Associazione. In particolare, il registro deve contenere i dati degli associati, cioè nome e cognome, data e luogo di nascita, indirizzo di residenza, codice fiscale, recapito telefonico, quota d'iscrizione versata e numero di tessera. Inoltre, per ogni iscritto deve essere riportata la data di ammissione nell'Associazione, nonché l'eventuale data di uscita dalla stessa con indicazione del motivo. Un apposito campo di testo consente di inserire ogni ulteriore annotazione riferita a ciascun associato. In ogni pagina bisogna indicare il numero identificativo assegnato al Libro Soci (che dovrà coincidere con quello riportato nel frontespizio), la denominazione dell'Associazione, il suo codice fiscale, il nome del Presidente e quello del Segretario.

Il pulsante Trova consente di ottenere l'elenco di tutte le pagine del Libro Soci riportando per ciascuna il nome del socio indicato nella prima riga e di richiamare quella di proprio interesse con un doppio clic. Per individuare velocemente una pagina nell'elenco basta immettere una o più parole consecutive presenti nella scheda da cercare e premere il pulsante Trova.

La funzione Allega file consente di associare a ciascuna pagina del Libro Soci tre file di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, documenti riguardanti gli iscritti presenti nella pagina.

In qualsiasi momento è possibile visualizzare l'anteprima di stampa della pagina corrente del Libro Soci facendo clic sul pulsante Anteprima.

Se si desidera stampare la stessa pagina direttamente su carta basta premere il pulsante Stampa. Si ricorda che ciascuna pagina deve essere firmata dal Presidente dell'Associazione e dal Segretario. Il numero progressivo della pagina è assegnato dal software e coincide con il numero della scheda.

L'app Emissione Ricevute è un ambiente di lavoro per la compilazione e la stampa di ricevute generiche di pagamento in duplice copia su foglio A4 da rilasciare ai Soci o ad altri utenti che usufruiscono dei servizi della propria Associazione. Le ricevute emesse sono salvate in archivi annuali e seguono una numerazione progressiva gestita direttamente dal software.

La compilazione delle ricevute è facilitata dalla possibilità di importare dall'archivio anagrafico i dati del Socio (cognome e nome, numero tessera, codice fiscale). Per effettuare l'importazione dei dati, bisogna utilizzare il pulsante con la freccia rossa posizionato a destra del rigo iniziante con la scritta "Ricevuti da".

E' possibile utilizzare un logo personalizzato da far apparire nella stampa delle ricevute generiche e si può stabilire da che numero far partire la numerazione automatica.

L'app presenta uno spazio riservato all'apposizione della marca da bollo nella copia della ricevuta da consegnare al pagatore nei casi in cui la legge prevede il pagamento dell'imposta.

Le informazioni riguardanti il beneficiario del pagamento (ossia l'Associazione) sono salvate in automatico assieme al logo quando si esce dalla schermata di lavoro.

Per inserire una nuova ricevuta in archivio bisogna fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi di testo e premere Salva. L'importo da pagare va espresso soltanto in cifre nelle caselle riservate al totale, dove bisogna indicare separatamente gli euro e i centesimi. Il software provvederà a convertire le cifre in lettere nell'apposito campo di testo in maniera automatica.

Per modificare una ricevuta in archivio, bisogna visualizzarla nella finestra di lavoro, apportare le modifiche e premere il pulsante Salva.

Quando si preme il pulsante Nuovo, il software attribuisce al documento un numero che tiene conto di quante ricevute sono già presenti in archivio, partendo da 1 se l'archivio è vuoto. Se si vuole far partire la numerazione automatica delle ricevute da un numero superiore, è necessario utilizzare l'apposita funzione accessibile tramite il pulsante contraddistinto dalla lettera "N".

La funzione Trova permette di ottenere riepiloghi delle ricevute utilizzando più criteri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, è possibile ottenere il riepilogo delle ricevute emesse in un preciso giorno dell'anno, rilasciate a un determinato pagatore o riferite ad una certa causale di pagamento.

Il pulsante Duplica risulta utile se si ha bisogno di registrare una nuova ricevuta con dati molto simili ad un'altra già presente in archivio, come potrebbe essere il caso di una ricevuta riferita al pagamento della quota associativa effettuato dallo stesso Socio. Per duplicare la scheda di una ricevuta, basta visualizzare quella già registrata in archivio, fare clic sul pulsante Duplica, apportare le dovute modifiche e premere Salva.

Ogni singola ricevuta può essere visualizzata in anteprima o stampata in duplice copia su foglio A4.

L'intero archivio delle ricevute generiche può essere esportato in un foglio di Excel.

Soluzione Soci Pro può essere utilizzato anche in una rete locale se si ha necessità di condividere gli archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di una singola licenza autorizza l'utente ad installare il software su tutte le macchine di sua proprietà senza limiti di tempo.

Conformemente alla normativa sulla privacy, l'accesso al software è protetto da una password che deve essere costituita da almeno otto caratteri e che può essere cambiata dall'utente autorizzato tutte le volte che desidera. Per il primo accesso al programma e dopo ogni installazione, bisogna utilizzare la parola chiave "autenticazione" (scritta senza le virgolette).

Soluzione Soci Pro funziona anche su chiavetta USB. A tal fine, basta copiare la cartella del programma su pen-drive e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per eseguirla. La copia della cartella su dispositivo esterno è anche il metodo più veloce per effettuare il backup di tutti gli archivi.

Soluzione Soci Pro è quindi il programma ideale per qualsiasi Associazione in cerca di uno strumento veloce per la stampa dei tesserini di riconoscimento nonché per la gestione delle scadenze delle iscrizioni, della tenuta del Libro Soci e dell'emissione delle ricevute di pagamento. L'utente resterà piacevolmente sorpreso nel constatare come il software richieda tempi di apprendimento praticamente nulli.

Come acquistare il software


Soluzione Soci Pro è concesso in licenza d'uso al prezzo di euro 199,00 (centonovantanove/00). Per le spese di spedizione del CD tramite raccomandata, aggiungere euro 15,00 (quindici/00). Nessuna spesa di spedizione è dovuta se si preferisce scaricare il software e la fattura da Internet.

Pagamento da effettuarsi tramite bonifico bancario:

  • Banca UniCredit - Agenzia di Ponte San Giovanni PG

  • IBAN: IT 71 J 02008 03050 000101867373

  • Intestatario: CAPUTO MARIA GRAZIA (titolare della ditta ESPOSITO SOFTWARE).

Indicare il nome del software nella causale del bonifico.

Inviare una e-mail all'autore all'indirizzo info@espositosoftware.it allegando una copia della ricevuta di versamento.

Per l'intestazione della fattura, comunicare i propri dati completi di codice fiscale, partita IVA, indirizzo PEC o Codice Destinatario di sette cifre. Se si acquista come utente privato, è sufficiente comunicare cognome e nome, indirizzo di residenza e codice fiscale. I dati possono essere inviati tramite e-mail (
info@espositosoftware.it) oppure per telefono chiamando l'autore dalle ore 09:00 alle ore 20:00 dal lunedì al sabato (tel. cellulare: 393.61.62.629 - rete fissa: 07.55.99.66.55).

L'acquisto di una sola licenza autorizza l'utente ad installare l'applicazione su tutti i computer di sua proprietà. La licenza non ha scadenza e non ci sono costi annuali da pagare. Il software e i dati sono residenti sul computer dell'utente, a garanzia di riservatezza e sicurezza.


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Questo software è compatibile con tutti i sistemi Microsoft Windows a 32 e 64 bit


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