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Buoni Acquisto è un software rivolto a
esercizi commerciali di ogni genere studiato per
archiviare i dati anagrafici dei propri clienti e
gestire velocemente l'emissione di buoni acquisto per
reso merce, sconti o regali. Come è noto, il buono
acquisto è un coupon cartaceo che può essere
rilasciato a seguito di reso dopo l'emissione della
ricevuta o dello scontrino fiscale, oppure
semplicemente per offrire ai clienti uno sconto sui
futuri acquisti. Il programma consente di gestire
l'intero ciclo di vita dei buoni, dalla loro
emissione fino alla loro riscossione.
L'applicazione
Gestione Buoni Acquisto è
progettata per la compilazione, archiviazione e
stampa dei coupon da fornire ai clienti per avere
diritto ad uno sconto sui futuri acquisti presso la
propria attività commerciale. Il software consente
di creare buoni acquisto personalizzati indicando il
numero assegnato al coupon e il suo valore in euro,
la data di emissione e di scadenza, i dati della
propria ditta e del cliente beneficiario (nome e
codice fiscale), l'operatore addetto alla vidimazione
e la spesa minima che il cliente dovrà effettuare
per poter incassare il buono. Qualsiasi ulteriore
informazione che non si vuole far apparire nella
stampa del buono può essere riportata nel campo
delle note.
Per
inserire un buono acquisto in archivio, bisogna fare
clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi
di testo e premere il pulsante Salva. Per
modificare un buono acquisto esistente, bisogna
visualizzarlo nella schermata di lavoro usando le
frecce di scorrimento delle schede o la funzione di
ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.
Il programma assegna in automatico un numero
sequenziale a ciascun buono, che all'occorrenza può
essere personalizzato manualmente aggiungendo lettere
e cifre. Con il pulsante Stampa si può
visualizzare l'anteprima del buono e stamparlo su
carta per consegnarlo al cliente dopo averlo
vidimato.
Il
buono acquisto è composto da due sezioni, una
grande, che dovrà essere rilasciata al cliente e
riconsegnata al momento della riscossione, e una
piccola, che dovrà essere trattenuta dalla ditta
emittente per poter effettuare un riscontro all'atto
dell'utilizzo del buono. Nella sezione più grande è
riportato il valore del buono in euro, il numero di
coupon e la data di scadenza, l'importo della spesa
minima da effettuare per usufruire dello sconto, il
punto vendita o il reparto presso cui lo stesso buono
è spendibile, il nome del cliente beneficiario e il
suo codice fiscale. In calce, una scritta ricorda al
cliente che il buono non è cumulabile con sconti e
promozioni. E' buona norma apporre il timbro della
propria azienda sul retro del buono per attestare la
sua autenticità.
Nella
sezione più piccola sono presenti i dati della ditta
emittente, il numero e il valore del buono, il codice
fiscale del beneficiario, la data di emissione e
quella di scadenza del buono e, in calce, la riga su
cui l'addetto alla vidimazione dovrà apporre la
propria firma.
Il
pulsante Duplica è utile se si ha bisogno
di registrare un nuovo buono acquisto con dati molto
simili a uno già archiviato perché riferito, ad
esempio, ad uno sconto che si vuole concedere a più
clienti. Per duplicare la scheda di un buono
acquisto, basta visualizzare quella presente in
archivio, fare clic sul pulsante Duplica,
modificare i dati e premere Salva.
Il
pulsante Trova permette di trovare le schede
dei buoni acquisto in archivio utilizzando uno o più
filtri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, si
può ottenere l'elenco di tutti i buoni acquisto
rilasciati a un certo cliente oppure di quelli che
scadono a una certa data. I risultati di ricerca
possono essere stampati su carta.
Nel
momento in cui il cliente utilizza il buono acquisto
bisogna aggiornare la relativa scheda mettendo il
segno di spunta sulla casella Buono incassato
e salvando i cambiamenti. Oltre a spuntare la
casella, occorre indicare la data di incasso e, se si
desidera, gli estremi della ricevuta riferita al
conto del cliente. Così facendo, il valore del buono
acquisto non inciderà più sul riepilogo dei buoni
da incassare.
Per
rintracciare la scheda del buono acquisto da
aggiornare, basta premere il pulsante Trova,
immettere il nome del cliente o il suo codice fiscale
nell'apposito campo di ricerca, fare clic sul nuovo
pulsante Trova e, una volta evidenziata la
scheda nella lista, selezionarla con un doppio clic
per richiamare i dati nella finestra di lavoro
principale. A questo punto è possibile spuntare la
casella Buono incassato e premere Salva
per registrare le modifiche. Il pulsante Da
incassare visualizza l'elenco di tutti i buoni
acquisto non ancora incassati, riportando in calce
l'ammontare complessivo in euro.
Il
pulsante Cartella associata rende possibile
allegare alla scheda del buono acquisto un numero
illimitato di documenti di qualsiasi formato
riguardanti il cliente, ad esempio la copia digitale
della ricevuta rilasciata dalla nostra ditta. Tale
funzione si attiva solo dopo aver salvato la scheda.
La cartella associata è creata in automatico
all'interno di quella in cui è installato il
software.
In fase di compilazione del buono acquisto, è
possibile velocizzare l'inserimento dei dati relativi
al cliente beneficiario (nome e codice fiscale)
importandoli dall'archivio anagrafico. A tal fine,
bisogna servirsi del pulsante presente a destra del
campo "Cliente beneficiario" e
selezionare con un doppio clic il nominativo di
interesse nell'elenco che appare per richiamare i
dati all'interno della scheda del buono acquisto.
L'archivio
dei buoni spesa può essere esportato in un file di Microsoft
Excel utilizzando il pulsante Esporta
archivio. Prima di effettuare l'esportazione,
l'utente ha la possibilità di rimuovere dalla
tabella eventuali schede che non vuole esportare.
L'applicazione Archivio Clienti
è utile per velocizzare la compilazione delle schede
dei buoni acquisto grazie alla possibilità di
importare i dati, ma può essere usata anche come una
completa rubrica elettronica dotata di funzioni
avanzate quali l'invio di e-mail al cliente, il
controllo della validità del codice fiscale, della
partita IVA e del codice IBAN.
In questo archivio anagrafico è possibile annotare
per ogni cliente il nome, il sesso, l'indirizzo di
residenza, la data e il luogo di nascita, lo stato
civile, la cittadinanza, il numero di telefono e di
cellulare, l'indirizzo e-mail, la PEC, il codice
fiscale, il numero di partita IVA, l'IBAN bancario
con relativo intestatario del conto, gli estremi
della carta di identità, l'attività svolta, la
denominazione e l'indirizzo della ditta per la quale
il cliente lavora, il codice SdI per l'invio delle
fatture elettroniche, il numero di tessera, la zona
in cui risiede, l'agente della nostra ditta assegnato
a quella zona, le modalità di pagamento concordate,
la categoria di appartenenza e i prodotti di
interesse. Il campo "Note" può
essere sfruttato per memorizzare ulteriori
informazioni di qualsiasi genere relative al cliente.
Per
inserire una scheda in archivio, bisogna fare clic
sul pulsante Nuovo, compilare i campi di
testo che interessano e premere il pulsante Salva.
Per modificare una scheda esistente, bisogna
visualizzarla nella schermata di lavoro usando le
frecce di scorrimento dei record o la funzione di
ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.
Il pulsante Duplica è utile se si ha
bisogno di registrare una nuova scheda con dati molto
simili a una già archiviata perché riferita, ad
esempio, a un familiare o a un collega del cliente.
Per duplicare la scheda di un cliente, basta
visualizzare quella presente in archivio, fare clic
sul pulsante Duplica, inserire i nuovi dati
e premere Salva.
Per trovare le schede dei clienti in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutti i clienti appartenenti a una
determinata categoria, oppure di quelli interessati a
un certo prodotto.
Il
campo "Promemoria" permette di
gestire eventuali questioni in sospeso riguardanti il
cliente. A titolo di esempio, si potrebbe annotare
che dobbiamo contattare il cliente quando abbiamo
disponibile un articolo da lui ordinato. Premendo il
pulsante Promemoria, si potrà visualizzare
l'elenco di tutte le schede nelle quali è stato
inserito un promemoria. Una volta che l'impegno sarà
stato assolto, bisognerà aprire la scheda,
cancellare il testo presente nel campo "Promemoria"
e salvare le modifiche. Si capisce che è buona norma
consultare regolarmente l'elenco dei promemoria per
non rischiare di dimenticare gli impegni più
urgenti.
Il
pulsante Cartella associata rende possibile
allegare alla scheda un numero illimitato di
documenti di qualsiasi formato riguardanti il
cliente, ad esempio la copia digitale del contratto
da lui stipulato con la nostra ditta. Tale funzione
si attiva solo dopo aver salvato la scheda. La
cartella associata è creata in automatico
all'interno di quella in cui è installato il
software.
Appositi
pulsanti consentono di controllare la validità del
codice fiscale del cliente, dell'IBAN bancario e del
numero di partita IVA. Se il numero di partita IVA è
esatto, il software indicherà quale Ufficio
provinciale lo ha rilasciato.
Il
campo "E-mail" è affiancato da un
pulsante che permette di lanciare l'applicazione
presente sul proprio computer per la gestione della
posta elettronica compilando in automatico la casella
dell'indirizzo del destinatario.
La scheda di ogni singolo cliente può essere
stampata su carta o salvata in un file PDF,
mentre l'intero archivio può essere esportato in un
file di Microsoft Excel.
Tutti gli archivi di Stampa Buoni
Acquisto possono essere esportati in un
file di Microsoft Excel utilizzando una
semplice funzione accessibile con pochi clic del
mouse. Il foglio di Excel generato potrà
essere aperto con qualsiasi applicazione in grado di
gestire i file in formato XLS (ad esempio,
con Open Office, Libre Office o Microsoft
Office).
Il
software può essere utilizzato anche in una rete
locale se si ha necessità di condividere gli
archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di
una singola licenza autorizza l'utente ad installare
l'app su tutte le macchine di sua proprietà.
Stampa Buoni Acquisto può
essere utilizzato anche su chiavetta USB. A
tal fine, basta copiare la cartella del programma su pen-drive
e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per
eseguirla. La copia della cartella su dispositivo
esterno è anche il metodo più veloce per effettuare
il backup di tutti gli archivi.
L'accesso al software è protetto da una password
aggiornabile dall'utente che può essere
cambiata tutte le volte che si desidera. Per il primo
accesso al programma, bisogna utilizzare la parola
chiave "autenticazione" (scritta
senza le virgolette).
Stampa
Buoni Acquisto è quindi lo strumento
ideale per i commercianti che vogliono avvalersi del
proprio computer per gestire la propria clientela ed
emettere buoni in sostituzione della merce resa o per
offrire sconti su misura. L'utente resterà
piacevolmente sorpreso nel constatare come il
software richieda tempi di apprendimento praticamente
nulli.
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