Gestione Call Center 2.0 - Software per Microsoft Windows


Software per organizzare il lavoro degli operatori del call center di una qualsiasi ditta che vendono prodotti e servizi o forniscono supporto tecnico telefonico. Applicazioni interagenti per archiviare i dati anagrafici di clienti, operatori telefonici e agenti di zona e annotare i dettagli di tutte le chiamate. Scadenzario per fissare appuntamenti tra clienti e agenti di zona. Veloce gestione dei clienti che hanno chiesto di essere ricontattati. Applicazione trasportabile su chiavetta USB.


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Gestione Call Center 2.0
Software progettato per gli operatori telefonici di call center
per archiviare le chiamate e gestire gli appuntamenti tra agenti e clienti.


Gestione Call Center 2.0 è un software che permette di organizzare al meglio tutti gli aspetti del lavoro di un call center. Il programma, infatti, consente di archiviare le informazioni relative ai clienti e alle telefonate effettuate e di fissare appuntamenti tra gli agenti di zona e i clienti. Il responsabile del call center può anche registrare i dati dei dipendenti della ditta, ossia degli agenti e degli operatori addetti alle chiamate, e può prendere nota di tutti i clienti da ricontattare per determinate questioni in sospeso.

L'applicazione Clienti e Chiamate memorizza le informazioni relative alle persone con cui la propria azienda ha bisogno di fissare appuntamenti o comunicare per motivi commerciali o di servizio. In questo ambiente di lavoro vanno anche registrati i dati riguardanti le chiamate effettuate dal call center ad ogni singolo cliente.

Questa applicazione è, in effetti, una completa rubrica elettronica dotata di funzioni avanzate con cui è possibile controllare la validità del numero di partita IVA, del codice fiscale, dell'IBAN bancario e del numero di carta di credito, nonché inviare un messaggio e-mail al nominativo selezionato.

In particolare, nell'anagrafica clienti è possibile annotare cognome, nome, data e luogo di nascita del cliente, l'indirizzo di residenza, le modalità di pagamento preferite, i recapiti telefonici di casa, ufficio, cellulare e fax, l'indirizzo e-mail, il recapito preferenziale dove il cliente desidera essere contattato, il codice fiscale, il numero di partita IVA, il numero di carta di credito con relativa data di scadenza e l'IBAN bancario. La scheda del cliente consente, inoltre, di registrare gli estremi di un documento di riconoscimento, l'occupazione, lo stato civile, i titoli e le qualifiche possedute, i prodotti e servizi di interesse, e la zona di appartenenza.

Per inserire una scheda in archivio, bisogna fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi di testo che interessano e premere il pulsante Salva. Per modificare una scheda esistente, bisogna visualizzarla nella schermata di lavoro usando le frecce di scorrimento dei record o la funzione di ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.

Quando si effettua o si riceve una telefonata, l'operatore del call center dovrà quindi aprire la scheda anagrafica del cliente di interesse e annotare i dettagli della conversazione nel foglio di Excel associato al cliente stesso.

A tal fine, è sufficiente fare clic sul pulsante Registra chiamata e compilare, nel foglio di Excel che si apre in automatico, le celle riguardanti la data della chiamata, l'ora di inizio e di fine della conversazione, il nome dell'operatore che effettua la registrazione, l'argomento trattato con il cliente e ogni ulteriore annotazione relativa alla medesima conversazione.

Appare chiaro che il foglio delle chiamate ci fornisce in ogni momento lo storico completo dei contatti telefonici avuti con il cliente e ciò ci consentirà di effettuare velocemente un controllo per evitare di fornirgli informazioni che sono già state oggetto di precedenti conversazioni.

Se esistono importanti questioni in sospeso con il cliente, è possibile prenderne nota nel relativo campo di testo. Mettendo il segno di spunta sulla casella Da ricontattare, si inserisce la scheda in un elenco contenente tutti i clienti con questioni in sospeso che vogliono essere richiamati, ad esempio, nel momento in cui il problema è stato risolto o quando ci sono novità relative alla fornitura di un prodotto o di un servizio.

Per visualizzare tale elenco, basta fare clic sul pulsante Da ricontattare.

Il pulsante Apri cartella permette di gestire una cartella abbinata al cliente corrente in cui conservare le copie digitali dei documenti riferiti alla persona (ad esempio, i contratti stipulati, la foto acquisita allo scanner di un documento di identità e così via). Una volta salvata la scheda del cliente ed aperta la cartella associata tramite l'apposito pulsante, si può provvedere a posizionare i file al suo interno copiandoli o trascinandoli dalla cartella di origine.

Con questa funzione è quindi possibile collegare a ciascun cliente tutti i documenti che si desidera, dal momento che una cartella ha capienza illimitata.

Per trovare le schede dei clienti in archivio è possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere l'elenco di tutti i clienti che risiedono in una certa zona, a cui interessano determinati prodotti o servizi, che hanno particolari questioni in sospeso o per i quali è stata registrata una certa parola o espressione distintiva nel campo Note.

La funzione Allega file consente di abbinare alla scheda di ciascun cliente fino a tre file di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, un documento di Word in cui annotare tutti gli acquisti effettuati dal cliente o tutti i servizi a lui prestati. Il contenuto di ogni allegato può essere descritto nell'apposito campo di testo e il file può essere aperto in qualsiasi momento premendo il pulsante Apri.

Appositi pulsanti consentono di controllare la validità del codice fiscale del cliente, del numero di carta di credito, dell'IBAN bancario e del numero di partita IVA. Se il numero di partita IVA è esatto, il software indicherà quale Ufficio provinciale lo ha rilasciato.

Il campo E-mail è affiancato da un pulsante che permette di lanciare l'applicazione presente sul proprio computer per la gestione della posta elettronica compilando in automatico la casella dell'indirizzo del destinatario.

La registrazione di un appuntamento può essere eseguita nel momento in cui si archivia una telefonata. Infatti, il pulsante Fissa appuntamento permette di registrare velocemente nello scadenzario un appuntamento tra il cliente e un agente di zona senza dover prima chiudere la scheda anagrafica.

Si tenga presente che è anche possibile registrare un appuntamento usando l'applicazione Scadenzario e Appuntamenti accessibile dalla schermata di partenza del software. Se si desidera modificare i dati di un appuntamento già registrato in archivio, bisogna aprire la relativa scheda all'interno dell'applicazione Scadenzario e Appuntamenti, apportare le correzioni e premere Salva.

La scheda di ogni singolo cliente può essere visualizzata in anteprima, stampata su carta o salvata in un file .PDF. L'archivio anagrafico dei clienti può essere esportato in un file di Microsoft Excel utilizzando una semplice funzione accessibile con pochi clic del mouse.

Il foglio di Excel generato potrà essere aperto con qualsiasi applicazione in grado di gestire i file in formato .XLS (ad esempio, Open Office, Libre Office o Microsoft Office).

L'applicazione Operatori e Agenti mette a disposizione un ambiente di lavoro in cui registrare i dati dei dipendenti o comunque di tutto il personale che collabora con il call center. Analogamente all'archivio anagrafico dei clienti, questa app è dotata di funzioni avanzate quali l'invio di e-mail al dipendente, il controllo della validità del codice fiscale, della partita IVA, del numero di carta di credito e del codice IBAN. I dati dei dipendenti potranno all'occorrenza essere importati nell'applicazione Scadenzario e Appuntamenti per compilare velocemente i campi di testo relativi all'operatore telefonico e all'agente incaricato.

In questo archivio anagrafico è possibile annotare la mansione del dipendente, la categoria di appartenenza, il livello professionale, la qualifica principale e gli altri titoli posseduti, l'indirizzo di residenza, i giorni e gli orari di disponibilità, i recapiti telefonici di casa, ufficio, cellulare e fax, l'indirizzo e-mail, il recapito preferenziale dove il dipendente desidera essere contattato, il codice fiscale, il numero di partita IVA, gli estremi di un documento di riconoscimento, il numero di carta di credito con relativa data di scadenza, l'IBAN bancario, l'equipaggiamento assegnato nonché le modalità di pagamento. Il campo Note può essere sfruttato per memorizzare ulteriori informazioni di qualsiasi genere relative al dipendente.

La scheda del dipendente consente, inoltre, di registrare i dati riguardanti il contratto firmato con l'azienda indicando la data di assunzione e quella della prossima scadenza del rapporto di collaborazione per poter avvisare il dipendente per la firma del nuovo contratto. Si può tenere traccia del compenso totale pattuito e dell'ammontare della singola rata stipendiale, nonché specificare il tipo di frazionamento che è stato applicato e con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati. Con un solo clic sull'icona del segnale con il punto esclamativo si potrà visualizzare e stampare l'elenco di tutti i contratti in scadenza o già scaduti.

Per inserire una nuova scheda, è sufficiente fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi di testo che interessano e premere Salva. Si tenga presente che alcuni campi sono a compilazione obbligatoria. Per aggiornare una scheda esistente, bisogna richiamarla nella finestra di lavoro, apportare le modifiche e premere Salva. Una scheda già registrata può essere richiamata utilizzando la funzione di ricerca o le frecce di scorrimento, le quali consentono di visualizzare il record precedente o quello successivo, oppure di posizionarsi in testa o in coda all'archivio.

La funzione Allega file consente di associare alla scheda di ciascun dipendente tre file di qualsiasi genere descrivendone il contenuto in apposite caselle.

Appositi pulsanti consentono di controllare la validità del codice fiscale del dipendente, del numero di carta di credito, dell'IBAN bancario e del numero di partita IVA. Il campo E-mail è affiancato da un pulsante che permette di lanciare l'applicazione presente sul proprio computer per la gestione della posta elettronica compilando in automatico la casella dell'indirizzo del destinatario.

Il pulsante Trova consente di effettuare ricerche avanzate in archivio funzionanti anche con chiave parziale, ossia indicando una o più parole consecutive contenute nei campi di testo. Per ogni ricerca è possibile utilizzare uno o più filtri contemporaneamente. Ciò consente, ad esempio, di ottenere l'elenco di tutti i dipendenti a cui sono state abbinate determinate note oppure dei dipendenti disponibili in certi giorni della settimana o a determinati orari. I risultati di ciascuna ricerca possono essere stampati.

L'intero archivio degli operatori e agenti è esportabile in Excel, mentre la singola scheda anagrafica può essere stampata su carta.

L'applicazione Scadenzario e Appuntamenti consente di tenere sotto controllo le scadenze e gli appuntamenti giornalieri, mensili o annuali relativi ai clienti contattati dal call center della propria azienda. L'applicazione provvederà quindi ad avvertirci al sopraggiungere della data.

E' possibile importare i dati del cliente dall'archivio Clienti e Chiamate utilizzando il pulsante a destra del campo di testo del cognome e nome del cliente. Il nome dell'operatore telefonico e quello dell'agente di zona incaricato possono invece essere importati dall'archivio Operatori e Agenti tramite i pulsanti presenti a destra dei relativi campi di testo.

L'utente può registrare un numero illimitato di scadenze o appuntamenti per ciascun giorno. Le scadenze inserite potranno essere visualizzate in ordine cronologico in base alla data e all'ora. Per ogni scadenza è possibile stabilire con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati.

Una volta entrati nella schermata per la gestione delle scadenze e appuntamenti dell'anno, si può provvedere a compilare una nuova scheda facendo clic sull'icona Nuovo, compilando i campi di testo e premendo Salva. Per salvare una scheda, è necessario indicare almeno la data e l'ora della scadenza, quanti giorni prima si desidera essere avvisati, il nome del cliente, il suo codice fiscale e la causale della scadenza.

Se si ha la necessità di inserire in archivio scadenze che si ripeteranno nel corso dell'anno, dopo aver salvato la prima scheda si può sfruttare la funzione Duplica per trasportare tutti i dati (ad eccezione della data e dell'ora) in un nuovo record. A questo punto bisognerà soltanto esprimere giorno, mese e ora e salvare la nuova scheda.

Come già accennato, per ogni scadenza o appuntamento è possibile stabilire con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati. La presenza di scadenze imminenti viene segnalata sia in maniera visiva attraverso un messaggio informativo, sia in maniera sonora mediante un segnale acustico che si attiva automaticamente nel momento in cui si apre la finestra di lavoro. Per visualizzare l'elenco delle scadenze imminenti, basta fare clic sul pulsante OK.

Il calendario permette, inoltre, di richiamare le scadenze relative al giorno o al mese selezionato.

La casella Appuntamento da confermare va spuntata per indicare che l'appuntamento preso con un cliente è in attesa di conferma. Il pulsante Da confermare permette di ottenere il riepilogo delle scadenze o appuntamenti in sospeso mostrando, per ciascun di essi, la causale, la data e l'ora, il nome del cliente e dell'agente e l'eventuale importo da pagare.

E' possibile salvare un numero illimitato di scadenze o appuntamenti per ciascun giorno. Le scadenze inserite saranno visualizzate in ordine cronologico in base alla data e all'ora indipendentemente dall'ordine con cui l'utente le ha registrate in archivio. Il pulsante Effettuati visualizza lo storico dei pagamenti saldati e può essere utile per stampare a fine anno l'elenco di tutti i versamenti effettuati dai clienti.

Nello scadenzario è disponibile una funzione di ricerca avanzata che consente di creare riepiloghi delle scadenze utilizzando più criteri di ricerca contemporaneamente. E' possibile, ad esempio, visualizzare l'elenco delle scadenze relative ad un mese specifico, con riferimento ad un determinato cliente, eccetera.

E' buona norma aggiornare lo scadenzario ogni volta che viene saldato un pagamento mettendo il segno di spunta sulla casella Pagamento effettuato nella scheda dedicata e salvando i cambiamenti. Il pulsante Da effettuare visualizza l'elenco di tutti i pagamenti non ancora saldati, sia scaduti che non. Per rintracciare nell'elenco la scheda della scadenza da aggiornare, basta usare il nome del cliente come filtro di ricerca, fare clic sul pulsante Trova e, una volta evidenziata la scadenza nella lista, selezionarla con un doppio clic per richiamare i dati nella finestra di lavoro principale. A questo punto è possibile spuntare la casella Pagamento effettuato e premere Salva per registrare le modifiche.

Il pulsante Esporta archivio consente di esportare tutte le scadenze in archivio in un foglio di lavoro di Microsoft Excel.

Gestione Call Center 2.0 può essere utilizzato anche in una rete locale se si ha necessità di condividere gli archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di una singola licenza autorizza l'utente ad installare il programma su tutte le macchine di sua proprietà.

Gestione Call Center 2.0 funziona anche su chiavetta USB. A tal fine, basta copiare la cartella del programma su pen-drive e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per eseguirla. La copia della cartella su dispositivo esterno è anche il metodo più veloce per effettuare il backup dei dati archiviati.

L'accesso al software è protetto da una password aggiornabile dall'utente che può essere cambiata tutte le volte che si desidera. Per il primo accesso al programma, bisogna utilizzare la parola chiave "autenticazione" (scritta senza le virgolette).

Gestione Call Center 2.0 è quindi lo strumento ideale per tutte le aziende che contattano con frequenza i propri clienti e non vogliono rischiare di dimenticare un solo appuntamento. L'utente rimarrà piacevolmente sorpreso nel constatare come il software richieda tempi di apprendimento praticamente nulli.

Come acquistare il software


Gestione Call Center 2.0 è concesso in licenza d'uso al prezzo di euro 199,00 (centonovantanove/00) IVA inclusa. Per le spese di spedizione del CD tramite raccomandata, aggiungere euro 15,00 (quindici/00). Nessuna spesa di spedizione è dovuta se si preferisce scaricare il software e la fattura da Internet.

Gli utenti che acquistano il software riceveranno, ove richiesto, il CD originale, provvisto di regolare contrassegno SIAE, unitamente alla licenza d'uso e alla fattura. L'acquisto di una sola licenza autorizza l'utente ad installare l'applicazione su tutti i computer di sua proprietà.

Pagamento da effettuarsi tramite bonifico bancario: Banca UniCredit - Agenzia di Ponte San Giovanni PG - IBAN: IT 71 J 02008 03050 000101867373 - C/C n. 000101867373 - ABI: 02008 - CAB: 03050 - CIN: J - Intestatario: CAPUTO MARIA GRAZIA (titolare della ditta ESPOSITO SOFTWARE). Indicare il nome del software nella causale del bonifico.

Inviare una e-mail all'autore all'indirizzo info@espositosoftware.it allegando una copia della ricevuta di versamento.

Per l'intestazione della fattura, comunicare i propri dati completi di codice fiscale e di eventuale partita IVA tramite e-mail (
info@espositosoftware.it) oppure per telefono chiamando l'autore dalle ore 09:00 alle ore 20:00 dal lunedì al sabato (tel. rete fissa: 07.55.99.66.55 - tel. cell. 393.61.62.629)


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Questo software è compatibile con tutti i sistemi Microsoft Windows a 32 e 64 bit


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