Gestione Pratiche Ufficio - Software per Microsoft Windows


Software rivolto a uffici e studi professionali per gestire pratiche e protocollare documenti di ogni genere. Programma di elevata potenza gestionale per professionisti di qualsiasi settore, come avvocati, consulenti del lavoro, commercialisti, architetti, geometri, ingegneri, periti e chiunque abbia bisogno di protocollare pratiche, nonché gestire lo scadenzario dei pagamenti e gli appuntamenti con i propri Clienti. Esportazione dati in Microsoft Excel. Applicazione trasportabile su chiavetta USB.


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Gestione Pratiche Ufficio
Software per gestire pratiche d'ufficio, anagrafica Clienti, scadenze e appuntamenti.


Gestione Pratiche Ufficio è un software molto elastico di protocollazione documentale che permette di gestire in modo semplice e intuitivo le pratiche all'interno di aziende, studi professionali, uffici tecnici o legali e così via. L'obiettivo è di agevolare e snellire la gestione delle pratiche d'ufficio fornendo un sistema di archiviazione elettronica basato sulla creazione di fascicoli, ognuno contenente tutta la documentazione relativa ad una determinata pratica. E' quindi uno strumento di elevata potenza gestionale pensato per i professionisti di qualsiasi settore, come avvocati, consulenti del lavoro, commercialisti, architetti, geometri, ingegneri, periti e chiunque abbia bisogno di protocollare pratiche attraverso un sistema che garantisca l'immediato accesso a tutte le informazioni archiviate, nonché di gestire scadenze e appuntamenti con i propri Clienti.

Ciascuna pratica può essere agganciata ad un Cliente e ad un consulente o curatore. Un potente sistema di ricerca consente di trovare informazioni in modo semplice ed immediato nonché di identificare le pratiche il cui stato di lavorazione è ancora incompleto.

Gestione Pratiche Ufficio consente allo studio di ridurre i tempi e dunque i costi di gestione delle pratiche, di migliorare l’organizzazione del lavoro e di determinare una maggiore tempestività di risposta rispetto alle richieste dei Clienti. Il software gestisce in maniera completa ed in semplici ambienti operativi tutti i processi collegati alle pratiche: archiviazione dei dati anagrafici dei Clienti, creazione del fascicolo, registrazione della documentazione legata a ciascuna pratica, ricerca delle informazioni in archivio, esportazione e stampa delle schede dei documenti o dei risultati di ricerca, controllo costante dello scadenzario dei pagamenti e degli appuntamenti con i propri Clienti.

L'operazione da effettuare per creare una nuova pratica è molto semplice. In primo luogo, facendo clic sul pulsante Archivio Pratiche nella schermata di partenza, l'utente avrà accesso ad un ambiente dedicato in cui dovrà indicare l'oggetto per esteso della pratica da creare, la sua tipologia, il numero di protocollo, la data di apertura del fascicolo e quella di chiusura (quest'ultima da compilare quando la pratica sarà chiusa), lo stato di avanzamento della pratica (aperta, in lavorazione, sospesa, non saldata, chiusa e saldata), una descrizione dei documenti principali che compongono la pratica, l'elenco dettagliato dei documenti associati al fascicolo, il nome del consulente o curatore, i dati del Cliente, le informazioni relative ai pagamenti saldati e a quelli da effettuare nonché qualsiasi altra annotazione.

Per inserire in archivio la scheda di nuova pratica, l'utente deve premere il pulsante Nuovo, compilare le caselle di testo relative alle informazioni sul fascicolo e salvare i dati immessi. Per individuare la pratica archiviata senza possibilità di errore, è buona norma descriverla in maniera precisa all'interno del campo Oggetto pratica indicando parole chiave che spieghino bene il suo contenuto. I dati del Cliente possono essere importati dall'archivio anagrafico utilizzando il pulsante posizionato a destra del campo del cognome e nome.

L'utente ha la possibilità di allegare file esterni di qualsiasi genere alla scheda di ciascuna pratica. Tali file potrebbero contenere la versione digitale dei documenti principali che compongono il fascicolo.

L'elenco dettagliato dei documenti della pratica va inserito nella finestra di lavoro accessibile tramite il pulsante Elenco documenti associati a pratica. Tale elenco può essere visualizzato in anteprima o stampato su carta in qualsiasi momento.

La sezione Associa cartella permette di gestire una cartella abbinata alla pratica corrente in cui conservare le copie acquisite allo scanner dei documenti riferiti alla stessa pratica. Una volta salvata la pratica ed aperta la cartella associata tramite l'apposito pulsante, si può provvedere a posizionare i file al suo interno copiandoli o trascinandoli dalla cartella di origine. Con questa funzione è quindi possibile collegare a ciascuna pratica tutti i documenti che si desidera, dal momento che una cartella ha capienza illimitata.

La cartella destinata ad accogliere i documenti della pratica è posizionata nella stessa directory in cui è installato il software. Per effettuare un backup del programma e di tutti i dati archiviati, basta copiare la cartella di installazione e incollarla su un hard disk esterno o su una chiavetta USB. In questo modo, si farà una copia di sicurezza anche dei documenti in formato digitale associati alla pratica dal momento che essi risiedono, come si è visto, in una sotto cartella della directory di setup.

Il programma dispone di una funzione di ricerca per trovare una o più pratiche in archivio utilizzando come chiavi l'oggetto, la tipologia, il numero di protocollo, la data di apertura della pratica, lo stato di avanzamento, la descrizione dei documenti principali, il nome del Cliente, il suo codice fiscale, il nome del consulente o curatore, nonché qualsiasi parola presente nel campo delle note. E' possibile effettuare una ricerca utilizzando più filtri contemporaneamente e ciò consente, ad esempio, di ottenere l'elenco di tutte le pratiche appartenenti ad una certa tipologia e che sono in uno specifico stato di avanzamento.

Appositi pulsanti consentono di stampare la scheda informativa di una singola pratica o di visualizzarne il contenuto in anteprima. Se si desidera stampare l'intero elenco delle pratiche archiviate, si può utilizzare la finestra di ricerca, che dispone di una funzione di stampa, oppure esportare l'archivio in Microsoft Excel. Come è facile intuire, l'esportazione in Excel consente anche di condividere i dati con chi non possiede Gestione Pratiche Ufficio.

E' possibile segnalare una pratica come urgente mettendo il segno di spunta nella relativa casella. L'elenco di tutte le pratiche contrassegnate come urgenti potrà essere visualizzato e stampato con pochi clic.

L'Anagrafica Clienti memorizza le informazioni relative a persone o aziende allo scopo di facilitare la compilazione delle schede delle pratiche grazie ad una semplice funzione di importazione dei dati dall'archivio. Questo ambiente di lavoro è, in effetti, una completa rubrica elettronica dotata di funzioni avanzate con cui è possibile controllare la validità del numero di partita IVA, del codice fiscale, dell'IBAN bancario e del numero di carta di credito, nonché inviare un messaggio e-mail al nominativo selezionato.

Nell'Anagrafica Clienti è possibile annotare cognome, nome, data e luogo di nascita del Cliente, l'indirizzo di residenza, le modalità di pagamento preferite, i recapiti telefonici di casa, ufficio, cellulare e fax, l'indirizzo e-mail, il recapito preferenziale dove il Cliente desidera essere contattato, il codice fiscale, il numero di partita IVA, il numero di carta di credito con relativa data di scadenza e l'IBAN bancario. La scheda del Cliente consente, inoltre, di registrare gli estremi di un documento di riconoscimento, l'occupazione, lo stato civile, i titoli e le qualifiche possedute, i prodotti e servizi di interesse, e la zona di appartenenza.

Se esistono importanti questioni in sospeso con il Cliente, è possibile prenderne nota nel relativo campo di testo. Mettendo il segno di spunta sulla casella Da ricontattare, si inserisce la scheda in un elenco contenente tutti i Clienti con questioni in sospeso che vogliono essere richiamati, ad esempio, nel momento in cui il problema è stato risolto o quando ci sono novità relative alla fornitura di un prodotto o di un servizio. Per visualizzare tale elenco, basta fare clic sul pulsante Da ricontattare.

Il pulsante Duplica è utile se si ha bisogno di registrare due o più schede con dati molto simili perché riferite, ad esempio, ai familiari del Cliente che risiedono allo stesso indirizzo. Per duplicare la scheda di un Cliente, basta visualizzare quella già registrata in archivio, fare clic sul pulsante Duplica, inserire i nuovi dati e premere Salva.

Per trovare le schede dei Clienti in archivio è possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere l'elenco di tutti i Clienti che risiedono in una certa zona, a cui interessano determinati prodotti o servizi, che hanno particolari questioni in sospeso o per i quali è stata registrata una certa parola o espressione distintiva nel campo Note.

La funzione Allega file consente di abbinare alla scheda di ciascun Cliente fino a tre file di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, la copia digitale del documento di riconoscimento oppure un file di Word in cui annotare tutti gli acquisti effettuati dal Cliente o tutti i servizi a lui prestati. Il contenuto di ogni allegato può essere descritto nell'apposito campo di testo e il file può essere aperto in qualsiasi momento premendo il pulsante Apri.

Appositi pulsanti consentono di controllare la validità del codice fiscale del Cliente, del numero di carta di credito, dell'IBAN bancario e del numero di partita IVA. Se il numero di partita IVA è esatto, il software indicherà quale Ufficio provinciale lo ha rilasciato. Il campo E-mail è affiancato da un pulsante che permette di lanciare l'applicazione presente sul proprio computer per la gestione della posta elettronica compilando in automatico la casella dell'indirizzo del destinatario.

La scheda di ogni singolo Cliente può essere visualizzata in anteprima, stampata su carta o salvata in un file PDF. L'archivio anagrafico dei Clienti può essere esportato in un file di Microsoft Excel utilizzando una semplice funzione accessibile con pochi clic del mouse. Il foglio di Excel generato potrà essere aperto con qualsiasi applicazione in grado di gestire i file in formato .XLS (ad esempio, Open Office o Microsoft Office).

L'applicazione Scadenze e appuntamenti consente di tenere sotto controllo le scadenze giornaliere, mensili o annuali relative, ad esempio, ai pagamenti da effettuare di essere avvertiti al sopraggiungere della data. L'utente può registrare un numero illimitato di scadenze per ciascun giorno. Le scadenze inserite potranno essere visualizzate in ordine cronologico in base alla data e all'ora. Per ogni scadenza è possibile stabilire con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati.

Una volta entrati nella schermata per la gestione delle scadenze dell'anno, si può provvedere a compilare una nuova scheda facendo clic sull'icona Nuovo. Per salvare una scheda, è necessario indicare almeno la data e l'ora della scadenza, quanti giorni prima si desidera essere avvisati, il nome del Cliente, l'oggetto della pratica a cui la scadenza si riferisce e la causale della scadenza. I dati del Cliente, della pratica e del consulente possono essere importati dall'archivio delle pratiche servendosi del pulsante Importa dati.

Se si ha la necessità di inserire in archivio appuntamenti o scadenze che si ripeteranno nel corso dell'anno, dopo aver salvato la prima scheda si può sfruttare la funzione Duplica per trasportare tutti i dati (ad eccezione della data e dell'ora) in un nuovo record. A questo punto bisognerà soltanto esprimere giorno, mese e ora e salvare la nuova scheda.

Come già accennato, per ogni scadenza o appuntamento è possibile stabilire con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati. La presenza di appuntamenti imminenti viene segnalata sia in maniera visiva attraverso un messaggio informativo, sia in maniera sonora mediante un segnale acustico che si attiva automaticamente nel momento in cui si apre la finestra di lavoro. Per visualizzare l'elenco delle scadenze o appuntamenti imminenti, basta fare clic sulla relativa scritta. Il calendario permette, inoltre, di richiamare le scadenze relative al giorno o al mese selezionato.

La casella Appuntamento da confermare va spuntata per indicare che l'appuntamento preso, ad esempio, con il Cliente o con l'Agenzia delle Entrate è in attesa di conferma. Il pulsante Da confermare permette di ottenere il riepilogo delle scadenze in sospeso mostrando, per ciascun impegno, la causale, la data e l'ora della scadenza o appuntamento, il nome del Cliente, l'oggetto della pratica e l'eventuale importo da pagare.

E' buona norma aggiornare lo scadenzario ogni volta che viene saldato un pagamento mettendo il segno di spunta sulla casella Pagamento effettuato nella scheda dedicata e salvando i cambiamenti. Il pulsante Da effettuare visualizza l'elenco di tutti i pagamenti non ancora saldati, sia scaduti che non. Per rintracciare nell'elenco la scheda della scadenza da aggiornare, basta usare il nome del Cliente come filtro di ricerca, fare clic sul pulsante Trova e, una volta evidenziata la scadenza nella lista, selezionarla con un doppio clic per richiamare i dati nella finestra di lavoro principale. A questo punto è possibile spuntare la casella Pagamento effettuato e premere Salva per registrare le modifiche.

E' possibile salvare un numero illimitato di scadenze o appuntamenti per ciascun giorno. Le scadenze inserite saranno visualizzate in ordine cronologico in base alla data e all'ora indipendentemente dall'ordine con cui l'utente le ha registrate in archivio. Il pulsante Effettuati visualizza lo storico dei pagamenti saldati in archivio e può essere utile per stampare a fine anno l'elenco di tutti i versamenti effettuati dai Clienti.

Nello scadenzario è disponibile una funzione di ricerca avanzata che consente di creare riepiloghi delle scadenze utilizzando più criteri di ricerca contemporaneamente. E' possibile, ad esempio, visualizzare l'elenco delle scadenze o appuntamenti relativi ad un mese specifico, con riferimento ad un determinato Cliente, eccetera.

Il pulsante Esporta archivio consente di esportare tutte le scadenze in archivio in un foglio di lavoro di Microsoft Excel, che potrà essere aperto con qualsiasi software in grado di gestire i file in formato .XLS (ad esempio, con Open Office o Microsoft Office).

Il software può essere utilizzato anche in una rete locale se si ha necessità di condividere gli archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di una singola licenza autorizza l'utente ad installare il programma su tutte le macchine di sua proprietà.

Gestione Pratiche Ufficio funziona anche su chiavetta USB. A tal fine, basta copiare la cartella del programma su pen-drive e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per eseguirla. La copia della cartella su dispositivo esterno è anche il metodo più veloce per effettuare il backup dei dati archiviati.

L'accesso al software è protetto da una password aggiornabile dall'utente che può essere cambiata tutte le volte che si desidera. Per il primo accesso al programma, bisogna utilizzare la parola chiave "autenticazione" (scritta senza le virgolette).

Gestione Pratiche Ufficio è quindi il software ideale per le aziende e gli studi professionali che risolve egregiamente i problemi di gestione, controllo e reperimento della documentazione di lavoro organizzandola in agevoli fascicoli elettronici. L'utente resterà piacevolmente sorpreso nel constatare come il programma richieda tempi di apprendimento praticamente nulli.

Come acquistare il software


Gestione Pratiche Ufficio è concesso in licenza d'uso al prezzo di euro 149,00 (centoquarantanove/00) IVA inclusa. Per le spese di spedizione del CD tramite raccomandata, aggiungere euro 15,00 (quindici/00). Nessuna spesa di spedizione è dovuta se si preferisce scaricare il software e la fattura da Internet.

Gli utenti che acquistano il software riceveranno, ove richiesto, il CD originale, provvisto di regolare contrassegno SIAE, unitamente alla licenza d'uso e alla fattura. L'acquisto di una sola licenza autorizza l'utente ad installare l'applicazione su tutti i computer di sua proprietà.

Pagamento da effettuarsi tramite bonifico bancario: Banca UniCredit - Agenzia di Ponte San Giovanni PG - IBAN: IT 71 J 02008 03050 000101867373 - C/C n. 000101867373 - ABI: 02008 - CAB: 03050 - CIN: J - Intestatario: CAPUTO MARIA GRAZIA (titolare della ditta ESPOSITO SOFTWARE). Indicare il nome del software nella causale del bonifico.

Inviare una e-mail all'autore all'indirizzo info@espositosoftware.it allegando una copia della ricevuta di versamento.

Per l'intestazione della fattura, comunicare i propri dati completi di codice fiscale e di eventuale partita IVA tramite e-mail (
info@espositosoftware.it) oppure per telefono chiamando l'autore dalle ore 09:00 alle ore 20:00 dal lunedì al sabato (tel. rete fissa: 07.55.99.66.55 - tel. cell. 393.61.62.629)


Download software

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Questo software è compatibile con tutti i sistemi Microsoft Windows a 32 e 64 bit


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