 Uno sguardo a
Gestione Pratiche Pro
Gestione
Pratiche Pro è un software molto elastico
di protocollazione documentale che permette di
gestire in modo semplice e intuitivo le pratiche
all'interno di aziende, studi professionali, uffici
tecnici o legali e così via. L'obiettivo è di
agevolare e snellire la gestione delle pratiche
d'ufficio fornendo un sistema di archiviazione
elettronica basato sulla creazione di fascicoli,
ognuno contenente tutta la documentazione relativa ad
una determinata pratica.
E' quindi uno
strumento di elevata potenza gestionale pensato per i
professionisti di qualsiasi settore, come avvocati,
consulenti del lavoro, commercialisti, architetti,
geometri, ingegneri, periti e chiunque abbia bisogno
di protocollare pratiche attraverso un sistema che
garantisca l'immediato accesso a tutte le
informazioni archiviate.
Ciascuna pratica può contenere un numero illimitato
di documenti e ognuno di essi può essere agganciato
ad una persona e ad un consulente o curatore. Un potente
sistema di ricerca consente di trovare più
informazioni in modo semplice ed immediato nonché di
identificare tutti i documenti della pratica il cui
stato di lavorazione è ancora incompleto.
Gestione Pratiche
Pro consente allo studio di ridurre i tempi e dunque
i costi di gestione delle pratiche, di migliorare
l’organizzazione del lavoro e di determinare una
maggiore tempestività di risposta rispetto alle
richieste dei clienti. Il software gestisce in
maniera completa ed in semplici ambienti operativi
tutti i processi collegati alle pratiche: creazione
del fascicolo, registrazione della documentazione
legata a ciascuna pratica, ricerca delle informazioni
in archivio, esportazione e stampa delle schede dei
documenti o dei risultati di ricerca.
L'archivio
anagrafico memorizza le informazioni
relative a persone o aziende allo scopo di facilitare
la compilazione delle schede dei documenti che
compongono le pratiche grazie ad una semplice
funzione di importazione dei dati dall'archivio.
Questo ambiente di lavoro è, in effetti, una
completa rubrica elettronica dotata di funzioni
avanzate con cui è possibile controllare la
validità del numero di partita IVA, del codice
fiscale, dell'IBAN bancario e del numero di carta di
credito, nonché inviare un messaggio e-mail al
nominativo selezionato.
L'operazione da
effettuare per creare una nuova pratica è molto
semplice. In primo luogo, facendo clic sulla scritta Crea
nuova pratica, l'utente avrà accesso ad un
ambiente dedicato in cui dovrà indicare il nome per
esteso della pratica da creare.
Per individuare la
pratica archiviata senza possibilità di errore, è
buona norma assegnarle un nome il più possibile
completo indicando parole chiave che spieghino il suo
contenuto. Una volta creata la pratica, si potrà
visualizzare un elenco di selezione
contenente tutte le pratiche in archivio.
L'ambiente per l'archiviazione
delle pratiche è composto da un elenco nel
quale figurano tutti i documenti in archivio relativi
alla pratica selezionata e da una serie di caselle di
testo studiate per contenere le informazioni
riguardanti il documento corrente.
Per assegnare un
documento alla pratica, l'utente deve premere il
pulsante Nuovo, compilare le caselle
di testo relative alle informazioni sul documento e
salvare i dati immessi. Fatto ciò, l'oggetto del
documento e il suo stato corrente (pronto o incompleto)
appariranno in ordine alfabetico nell'elenco
complessivo dei documenti che compongono la pratica.
Ogni scheda permette
di registrare informazioni riguardanti l'oggetto del
documento, il numero di protocollo, la data di
emissione, la collocazione fisica sullo scaffale, la
tipologia, la descrizione dei contenuti, lo stato
corrente di lavorazione del documento, gli allegati
cartacei, il numero di pagine da cui è costituito,
le eventuali annotazioni, i dati del mittente e del
destinatario, la data di spedizione e quella di
ricezione, il nome del soggetto interessato e quello
del suo consulente o curatore.
L'utente ha la possibilità di allegare file
esterni di qualsiasi genere alla scheda di
ciascuno documento. Tali file potrebbero contenere la
versione digitale del documento stesso acquisita allo
scanner. Dal momento che il software consente anche
di associare una cartella a ogni
documento, il numero dei file che è possibile
allegare è praticamente illimitato. A ciascuna
pratica è quindi possibile associare uno o più
documenti protocollati, allegare file e tenere
traccia di una serie di informazioni testuali che
potranno essere richiamate velocemente facendo sì
che ogni fascicolo sia sempre disponibile in tempo
reale.
Il programma dispone di una funzione di
ricerca per trovare un documento
nell'archivio della pratica utilizzando come chiave
l'oggetto, il numero di protocollo, la collocazione
assegnata, la tipologia, qualsiasi parola presente
nelle note o nella descrizione dei contenuti, il
cognome e nome del mittente, del destinatario o del
soggetto interessato.
Per stampare la
scheda informativa di un singolo documento basta
esportarla in Microsoft Word facendo
clic sull'apposita icona. Se si desidera stampare
l'intero elenco dei documenti della pratica, si può
utilizzare la finestra di ricerca, che dispone di una
funzione di stampa, oppure esportare l'archivio in Microsoft
Excel. Come è facile intuire,
l'esportazione in Word ed Excel consente anche di
condividere i dati con chi non possiede Gestione
Pratiche Pro.
Un apposito pulsante consente di visualizzare l'elenco
di tutti i documenti della pratica il cui stato
di lavorazione è ancora incompleto.
Ultimato il
documento bisognerà, quindi, riaprire la scheda
richiamandola con la funzione di ricerca, aggiornare
lo stato corrente da incompleto a pronto
e salvare le modifiche apportate.
L'accesso a Gestione Pratiche Pro è protetto da una
password scelta dall'utente. Per il primo accesso
dopo ogni installazione del software bisogna
utilizzare la parola chiave "autenticazione"
(scritta senza le virgolette).
Gestione Pratiche
Pro è quindi il software ideale per le aziende e gli
studi professionali che risolve egregiamente i
problemi di gestione, controllo e reperimento dei
documenti cartacei e digitali organizzandoli in
agevoli fascicoli elettronici. L'utente resterà
piacevolmente sorpreso nel constatare come il
programma richieda tempi di apprendimento
praticamente nulli.
Requisiti
hardware e software
Questo software è compatibile con tutti i sistemi
Microsoft Windows a 32 e 64 bit
© Copyright Esposito Software
di
Maria Grazia Caputo
www.espositosoftware.it
|
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Software
per gestire pratiche e protocollare documenti di ogni
genere
Come acquistare il software
Gestione
Pratiche Pro è concesso in licenza d'uso al
prezzo di euro 99,00 (novantanove/00)
IVA inclusa.
Gli utenti che acquistano il software riceveranno il
CD originale, provvisto di regolare contrassegno
SIAE, unitamente alla licenza d'uso e alla fattura.
Modalità
di pagamento
Inviare
una e-mail all'autore all'indirizzo info@espositosoftware.it allegando una copia
della ricevuta di versamento.
Per l'intestazione della fattura, comunicare i propri
dati completi di codice fiscale e di eventuale
partita IVA tramite e-mail (info@espositosoftware.it) oppure per telefono
chiamando l'autore dalle ore 09:00 alle ore 20:00 dal
lunedì al sabato (tel. rete fissa: 07.55.99.66.55
- tel. cell. 393.61.62.629)
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Software
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genere
Supporto
tecnico
Gli utenti
registrati di Gestione Pratiche Pro possono
chiedere supporto tecnico all'autore telefonando nei
giorni feriali dalle ore 09:00 alle
ore 20:00 al seguente numero di rete
fissa (distretto di Perugia):
07.55.99.66.55
Qualora l'autore non
fosse momentaneamente reperibile presso il telefono
di rete fissa, è possibile contattarlo al seguente
numero di cellulare:
393.61.62.629
Per facilitare
l'assistenza si consiglia di telefonare avendo il
computer acceso e a portata di mano.
In alternativa alla telefonata, è possibile mandare
una e-mail al seguente indirizzo:
info@espositosoftware.it
Se si utilizza la
posta elettronica, si prega di essere precisi nella
descrizione del problema e di non inviare file
eseguibili in allegato.
Deduzione
fiscale del costo del software
Si
ricorda che i titolari di partita IVA potranno
dedurre fiscalmente il costo di questo software dal
reddito di impresa e da quello derivante
dall'esercizio di arti o professioni ai sensi degli
articoli 50-52 del Testo Unico I.R.
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genere
Utilizzo del software in
una LAN
Gestione Pratiche Pro può
essere utilizzato in una rete locale.
Basta installare il software in una
cartella condivisa e creare un collegamento al file Pratiche.exe
sulle varie postazioni di lavoro. Si tenga presente
che il software salva tutti i dati nella cartella di
installazione e, pertanto, per effettuare una copia
di sicurezza degli archivi è sufficiente fare il
backup di tale cartella.
Utilizzo del software su
chiavetta USB
Gestione Pratiche
Pro funziona anche su chiavetta USB.
Il software dispone di una funzione di installazione
guidata affinché l'utente possa creare
automaticamente le icone per l'avvio del programma e
per la sua disinstallazione.
Una
volta installato il software, è comunque possibile
copiare su pen-drive la cartella di Gestione Pratiche
Pro prendendola dal disco fisso e ciò consentirà di
utilizzare il programma senza installazione,
semplicemente lanciando l'eseguibile (file Pratiche.exe).
Backup dei dati
Gestione Pratiche
Pro è stato studiato in maniera tale che tutti gli
archivi del programma sono creati nella cartella di
installazione del software. Per effettuare il backup
di tutti i dati salvati dall’utente basterà,
quindi, effettuare una copia di tale cartella e
metterla su un disco fisso esterno o su un qualsiasi
altro supporto di archiviazione.
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software
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Software
per gestire pratiche e protocollare documenti di ogni
genere
Creazione di una nuova
pratica
L'operazione da
effettuare per creare una nuova pratica è molto
semplice.
In primo luogo, facendo clic sulla scritta Crea
nuova pratica, l'utente avrà accesso ad un
ambiente dedicato in cui dovrà indicare il nome per
esteso della pratica da creare.
Per individuare la pratica archiviata senza
possibilità di errore, è buona norma assegnarle un
nome il più possibile completo indicando parole
chiave che spieghino il suo contenuto.
Una volta indicato il nome della pratica
nell'apposita casella di testo, l'utente dovrà
confermare l'operazione facendo clic sul pulsante Applica
e chiudi. A questo punto, si tornerà nella
finestra di partenza del programma dove si potrà
utilizzare la funzione Accedi a pratica
esistente che visualizzerà un elenco di
selezione contenente la pratica appena creata.
Quando si crea una nuova pratica si genera un file
nella cartella del programma caratterizzato
dall'estensione .pra il quale
conterrà tutti i dati inseriti dall'utente relativi
ai documenti facenti parte della pratica.
L'utente che vuole comunicare a terzi i dati relativi
ad una pratica può procedere in due diversi modi.
Se la persona che riceve la pratica utilizza Gestione
Pratiche Pro, sarà sufficiente fornirgli una copia
del file della pratica con estensione .pra,
che dovrà essere posizionato nella cartella di
installazione del software. Così facendo, chi riceve
la pratica potrà visualizzare il file nell'elenco
delle pratiche esistenti e quindi avere accesso ai
dati.
Se la persona ricevente la pratica non utilizza
Gestione Pratiche Pro, l'utente può esportare
l'archivio della pratica in un foglio di Excel e
quindi fornirgli questo file.
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