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Ricevute Generiche 3.0 è un software
facile e intuitivo studiato per chiunque abbia
bisogno di emettere ricevute non fiscali per
attestare l'ammontare del guadagno relativo alla
vendita di un bene o alla fornitura di un servizio.
Come è
noto, la ricevuta generica è un documento non
fiscale redatto in carta semplice o prestampata che
ha lo scopo di indicare il passaggio di denaro da un
soggetto ad un altro. Essa deve essere emessa in
duplice copia e, affinché sia valida, deve riportare
i seguenti dati: i nomi relativi a coloro che
effettuano la transazione, la data di emissione,
l'importo esatto in lettere e in cifre (indicando
anche il valore dei centesimi) e la causale, ossia il
motivo esplicito per cui si effettua la transazione.
Il tutto deve essere poi firmato da colui che riceve
la somma. Per terminare l'operazione, è necessario
rilasciare la ricevuta al richiedente e conservarne
una copia.
È bene
non confondere la ricevuta generica con la ricevuta
fiscale, poiché esse sono diverse tra loro. La
ricevuta generica non è ad emissione obbligatoria
(al contrario di quella fiscale, che il commerciante
o artigiano ha l'onere di emettere) ed ha valore pari
ad una semplice dichiarazione. Ciononostante, è
buona norma rilasciarla comunque, soprattutto quando
il valore della somma è abbastanza elevato. Si tenga
presente, inoltre, che è obbligatorio emettere la
ricevuta quando richiesta da colui che effettua il
versamento, poiché è un suo diritto.
In alcuni casi sanciti dalla legge, chi rilascia la
ricevuta è obbligato ad apporre una marca da bollo.
Ciò vale, ad esempio, per le ricevute di pagamento
del canone di locazione nei contratti di affitto e
per quelle che superano un certo importo. La data
della marca può essere uguale o anteriore a quella
della ricevuta. Marche da bollo con data posteriore a
quella della ricevuta la rendono irregolare. La marca
va apposta solo sulla copia consegnata al Pagatore,
mentre sulla copia trattenuta dal ricevente è
sufficiente riportare la scritta "Bollo
apposto sull'originale".
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Ricevute Generiche 3.0 è composto da
tre app interagenti che consentono l'archiviazione
dei dati del Pagatore, l'emissione delle ricevute e
la creazione di riepiloghi degli incassi percepiti.
L'applicazione Archivio Pagatori
memorizza le informazioni anagrafiche dei soggetti
che effettuano i pagamenti allo scopo di facilitare
la compilazione delle ricevute generiche grazie ad
una semplice funzione di importazione dei dati.
Questo ambiente di lavoro è, in effetti, una
completa rubrica elettronica dotata di funzioni
avanzate con cui è possibile controllare la
validità del numero di partita IVA, del codice
fiscale, dell'IBAN bancario e del numero di carta di
credito, nonché inviare un messaggio e-mail al
nominativo selezionato.
Nell'archivio
dei Pagatori è possibile annotare cognome, nome,
data e luogo di nascita di ogni persona, l'indirizzo
di residenza, i recapiti telefonici di casa, ufficio,
cellulare, la PEC e l'indirizzo e-mail, il recapito
preferenziale dove il Pagatore desidera essere
contattato, il codice fiscale, il numero di partita
IVA, il numero di carta di credito con relativa data
di scadenza e l'IBAN bancario. La scheda del Pagatore
consente, inoltre, di registrare gli estremi di un
documento di riconoscimento, la causale di pagamento
più ricorrente, i titoli e le qualifiche possedute,
i prodotti e servizi di interesse, e la zona di
appartenenza.
Per inserire una scheda in archivio, bisogna fare
clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi
di testo che interessano e premere il pulsante Salva.
Per modificare una scheda esistente, bisogna
visualizzarla nella schermata di lavoro usando le
frecce di scorrimento dei record o la funzione di
ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.
Se esistono importanti questioni in sospeso con il
Pagatore, è possibile prenderne nota nel relativo
campo di testo. Mettendo il segno di spunta sulla
casella Da ricontattare, si inserisce la
scheda in un elenco contenente tutti i Pagatori con
questioni in sospeso che devono essere richiamati, ad
esempio, nel momento in cui il problema è stato
risolto o quando ci sono novità relative alla
fornitura di un prodotto o di un servizio. Per
visualizzare tale elenco, basta fare clic sul
pulsante Da ricontattare.
Il
pulsante Duplica è utile se si ha bisogno
di registrare due o più schede con dati molto simili
perché riferite, ad esempio, ai familiari del
Pagatore che risiedono allo stesso indirizzo. Per
duplicare la scheda di un Pagatore, basta
visualizzare quella già registrata in archivio, fare
clic sul pulsante Duplica, inserire i nuovi
dati e premere Salva.
Il testo inserito nei due campi delle causali di
pagamento e nei campi riservati al cognome e nome e
ai dati identificativi del Pagatore potrà essere
richiamato all'interno dell'ambiente preposto
all'emissione delle ricevute generiche utilizzando un
apposito pulsante.
Per trovare le schede dei Pagatori in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutti i Pagatori che risiedono in una
certa zona, a cui interessano determinati prodotti o
servizi, che hanno particolari questioni in sospeso o
per i quali è stata registrata una certa causale di
pagamento.
La
funzione Allega file consente di abbinare
alla scheda di ciascun Pagatore fino a tre file di
qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad
esempio, la copia digitale del documento di
riconoscimento oppure un file di Word in cui
annotare tutti gli acquisti da lui effettuati o tutti
i servizi a lui prestati. Il contenuto di ogni
allegato può essere descritto nell'apposito campo di
testo e il file può essere aperto in qualsiasi
momento premendo il pulsante Apri.
Appositi
pulsanti consentono di controllare la validità del
codice fiscale del Pagatore, del numero di carta di
credito, dell'IBAN bancario e del numero di partita
IVA. Se il numero di partita IVA è esatto, il
software indicherà quale Ufficio provinciale lo ha
rilasciato.
Il
campo E-mail è affiancato da un pulsante
che permette di lanciare l'applicazione presente sul
proprio computer per la gestione della posta
elettronica compilando in automatico la casella
dell'indirizzo del destinatario.
La scheda di ogni singolo Pagatore può essere
visualizzata in anteprima, stampata su carta o
salvata in un file PDF. L'archivio
anagrafico dei Pagatori può essere esportato in un
file di Excel utilizzando una semplice
funzione accessibile con pochi clic del mouse.
L'applicazione Emissione Ricevute
è un ambiente di lavoro per la compilazione e la
stampa di ricevute generiche in duplice copia su
foglio A4. Le ricevute emesse sono salvate in archivi
annuali e seguono una numerazione progressiva gestita
direttamente dal software.
La
compilazione delle ricevute è facilitata dalla
possibilità di importare dall'archivio anagrafico i
dati del Pagatore e della causale di pagamento a lui
associata. Per effettuare l'importazione dei dati,
bisogna utilizzare il pulsante con la freccia rossa
posizionato a destra del rigo iniziante con la
scritta "Ricevuti da".
E' possibile utilizzare un logo personalizzato da far
apparire nella stampa delle ricevute generiche e si
può stabilire da che numero far partire la
numerazione automatica.
Stampa Ricevute
Generiche 3.0 presenta uno spazio
riservato all'apposizione della marca da bollo nella
copia della ricevuta da consegnare al Pagatore nei
casi in cui la legge prevede il pagamento
dell'imposta.
Le informazioni riguardanti il beneficiario del
pagamento sono salvate in automatico assieme al logo
quando si esce dalla schermata di lavoro. Per
inserire il logo della propria associazione o
azienda, bisogna premere il pulsante in alto a
sinistra nel fac-simile della ricevuta e importare il
file grafico servendovi del pulsante Sfoglia.
Per
inserire una nuova ricevuta in archivio bisogna fare
clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi
di testo e premere Salva. L'importo da
pagare va espresso soltanto in cifre nelle caselle
riservate al totale, dove bisogna indicare
separatamente gli euro e i centesimi. Il software
provvederà a convertire le cifre in lettere
nell'apposito campo di testo in maniera automatica.
Quando
si preme il pulsante Nuovo, il software
attribuisce al documento un numero che tiene conto di
quante ricevute sono già presenti in archivio,
partendo da 1 se l'archivio è vuoto. Se si vuole far
partire la numerazione automatica dei documenti da un
numero superiore, è necessario utilizzare l'apposita
funzione accessibile tramite il pulsante
contraddistinto dalla lettera "N".
Per
modificare una ricevuta in archivio, bisogna
visualizzarla nella finestra di lavoro, apportare le
modifiche e premere il pulsante Salva.
Il pulsante Duplica risulta utile se si ha
bisogno di registrare una nuova ricevuta con dati
molto simili ad un'altra già presente in archivio,
come potrebbe essere il caso di una ricevuta riferita
al pagamento di un certo prodotto o servizio fornito
mensilmente allo stesso Pagatore. Per duplicare la
scheda di una ricevuta, basta visualizzare quella
già registrata in archivio, fare clic sul pulsante Duplica,
apportare le dovute modifiche e premere Salva.
La funzione Trova permette di ottenere
riepiloghi delle ricevute utilizzando più criteri di
ricerca contemporaneamente. Ad esempio, è possibile
ottenere il riepilogo delle ricevute emesse in un
preciso giorno dell'anno, rilasciate a un determinato
Pagatore o riferite ad una certa causale di
pagamento.
Ogni
singola ricevuta può essere visualizzata in
anteprima o stampata in duplice copia su foglio A4.
L'intero
archivio delle ricevute generiche può essere
esportato in un foglio di Excel.
L'applicazione Riepilogo Incassi
consente di ottenere un estratto conto degli importi
incassati in un qualsiasi intervallo di tempo
utilizzando come filtri di ricerca il nome del
Pagatore e/o la causale di pagamento.
Per ottenere il riepilogo degli incassi percepiti in
un certo intervallo di tempo è sufficiente entrare
nell'apposito ambiente di lavoro facendo clic sul
pulsante Riepilogo Incassi nella schermata
di avvio del programma, indicare il nome del Pagatore
e la causale di pagamento unitamente alla data di
inizio e a quella di fine intervallo e premere il
pulsante Visualizza riepilogo.
L'estratto
conto che si ottiene mostra l'elenco di tutte le
ricevute emesse nel periodo specificato, riportando
per ognuna di esse il numero progressivo, la data di
emissione, il nome del Pagatore, la causale di
pagamento e l'importo totale versato.
Per ottenere il riepilogo di tutti gli importi
incassati nel lasso di tempo specificato, basta
lasciare in bianco i filtri di ricerca relativi al
Pagatore e alla causale di pagamento. Il riepilogo
degli incassi visualizzato può essere stampato su
carta facendo clic sul pulsante Stampa riepilogo.
Stampa Ricevute Generiche 3.0
è integrato con Excel, dal momento che
tutti gli applicativi consentono di esportare i dati
nel formato del software della Microsoft.
A tal
fine, è sufficiente che nel proprio computer sia
installata una qualsiasi applicazione per la gestione
dei file in formato XLS (ad esempio, Open
Office, Libre Office o Microsoft
Office).
L'acquisto di una singola licenza di Stampa
Ricevute Generiche 3.0 autorizza
l'utente ad installare il programma su tutte le
macchine di sua proprietà.
Al momento del primo avvio successivo
all'installazione, l'applicazione richiede
obbligatoriamente la configurazione di una password
di accesso personalizzata per poter procedere con
l'utilizzo del software.
Tale
credenziale, modificabile in qualsiasi momento
tramite il pulsante Cambia Password, deve
soddisfare un requisito minimo di lunghezza pari a
otto caratteri. Al fine di garantire un adeguato
livello di sicurezza e robustezza, il sistema
supporta l'impiego di caratteri alfanumerici e
speciali, precludendo unicamente l'utilizzo degli
spazi vuoti.
Per
effettuare il backup di tutti gli archivi di Stampa
Ricevute Generiche 3.0 basta copiare su
pen-drive la cartella del programma situata
nel seguente percorso:
C:\Utenti\<Nome_Utente>\AppData\Local\<Nome_App>
L'applicazione
include una procedura guidata per eseguire il backup
dei dati salvati. Il backup non comprende il file
eseguibile dell'applicazione ma soltanto gli archivi
contenenti tutti i dati salvati dall'utente. Tali
dati sono cifrati in formato AES (Advanced
Encryption Standard) e possono essere gestiti
solo attraverso il programma. Pertanto, non bisogna
assolutamente aprire i file manualmente per evitare
di corromperli e renderli inutilizzabili.
Per il
ripristino dei dati, la cartella di backup deve
essere inserita in AppData. Trattandosi di
una cartella nascosta da Windows, è necessario prima
abilitarne la visualizzazione. A tal fine bisogna
aprire Esplora file, selezionare la scheda o
il menu Visualizza in alto e attivare
l'opzione per mostrare gli elementi nascosti.
Il software dispone anche di una funzione per
ripristinare una versione completamente pulita del
programma che va utilizzata solo se si desidera
eliminare tutti i dati inseriti.
Stampa
Ricevute Generiche 3.0 è quindi lo
strumento ideale per i privati e per i professionisti
che hanno bisogno di emettere ricevute non fiscali e
vogliono servirsi del proprio computer per archiviare
le transazioni effettuate e recuperare in ogni
momento i dati dei propri Pagatori. L'utente rimarrà
piacevolmente sorpreso nel constatare come il
software richieda tempi di apprendimento praticamente
nulli.
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