Gestione
Clienti e Agenti è un software
progettato per semplificare e ottimizzare
l'organizzazione delle attività aziendali legate
alla gestione dei clienti e del personale
collaborativo. Il programma consente di amministrare
in modo efficiente collaboratori, agenti e operatori
che lavorano con l'azienda sia in maniera
continuativa sia su chiamata, offrendo un controllo
completo delle attività svolte e delle ore
lavorative maturate. Grazie a strumenti intuitivi e
automatizzati, il software permette di monitorare
incarichi e prestazioni lavorative, calcolando con
precisione le ore da retribuire e riducendo il
rischio di errori amministrativi.
Le
funzioni presenti nel software consentono di tenere
traccia di tutte le chiamate in entrata e in uscita
dei propri clienti riguardanti proposte commerciali,
programmazione di appuntamenti, assistenza tecnica e
così via. E' possibile archiviare i dati anagrafici
dei clienti e annotare in un apposito registro i
dettagli di ogni singola telefonata. Lo storico delle
telefonate abbinate a ciascun cliente può essere
visualizzato all'interno dell'archivio anagrafico
attingendo i dati dal registro delle chiamate.
Si può anche prendere nota di tutti i clienti da
ricontattare per determinate questioni in sospeso. Di
ogni telefonata si può annotare non solo l'oggetto
trattato ma anche l'esito della chiamata. Le
informazioni archiviate possono essere recuperate
utilizzando diversi filtri di ricerca, ottenendo
riepiloghi personalizzati pronti per essere stampati.
Come
già accennato, il programma semplifica la raccolta
dei dati dei collaboratori e l'analisi delle
prestazioni lavorative. Uno schedario digitale del
personale permette di registrare la foto e i dati
anagrafici e fiscali degli agenti che collaborano con
la ditta, oltre a memorizzare ogni singola attività
svolta in modo ordinato e sempre consultabile. Questo
permette di avere uno storico completo e aggiornato
dei servizi prestati da ciascun collaboratore.
Il software facilita la consultazione e la stampa dei
riepiloghi delle prestazioni. Attraverso un sistema
di calcolo automatico, l'app determina il totale
delle ore lavorate dai singoli agenti. I riepiloghi
possono essere generati per qualsiasi arco temporale,
anche su più anni solari, offrendo la massima
flessibilità di analisi.
L'app Archivio
Clienti memorizza le informazioni
relative a persone o aziende con cui si hanno
rapporti professionali o commerciali. La creazione
delle schede anagrafiche facilita la compilazione del
registro delle chiamate grazie ad una semplice
funzione di importazione dei dati dall'archivio.
Questa app è, in effetti, una completa rubrica
elettronica dotata di funzioni avanzate con cui è
possibile controllare la validità del numero di
partita IVA, del codice fiscale, dell'IBAN bancario e
del numero di carta di credito, nonché inviare un
messaggio e-mail al nominativo selezionato.
Nell'archivio dei clienti è possibile annotare
cognome, nome, data e luogo di nascita della persona,
l'indirizzo di residenza, le modalità di pagamento
preferite, i recapiti telefonici di casa, ufficio,
cellulare e PEC, l'indirizzo e-mail, il recapito
preferenziale dove il cliente desidera essere
contattato, il codice fiscale, il numero di partita
IVA, il numero di carta di credito con relativa data
di scadenza e l'IBAN bancario. La scheda del cliente
consente, inoltre, di registrare gli estremi di un
documento di riconoscimento, l'occupazione, lo stato
civile, i titoli e le qualifiche possedute, i
prodotti e servizi di interesse, e la zona di
appartenenza.
Per
inserire una scheda in archivio, bisogna fare clic
sul pulsante Nuovo, compilare i campi di
testo che interessano e premere il pulsante Salva.
Si tenga presente che i campi relativi al nome del
cliente, al suo numero di telefono preferenziale e al
suo codice fiscale sono a compilazione obbligatoria.
Per modificare una scheda esistente, bisogna
visualizzarla nella schermata di lavoro usando le
frecce di scorrimento dei record o la funzione di
ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.
Se esistono importanti questioni in sospeso con il
cliente, è possibile prenderne nota nel relativo
campo di testo. Mettendo il segno di spunta sulla
casella Da ricontattare, si inserisce la
scheda in un elenco contenente tutti i clienti con
questioni in sospeso che vogliono essere richiamati,
ad esempio, nel momento in cui il problema è stato
risolto o quando ci sono novità. Per visualizzare
tale elenco, basta fare clic sul pulsante Da
ricontattare.
Il
pulsante Duplica è utile se si ha bisogno
di registrare due o più schede con dati molto simili
perché riferite, ad esempio, ai familiari del
cliente che risiedono allo stesso indirizzo. Per
duplicare la scheda di un cliente, basta visualizzare
quella già registrata in archivio, fare clic sul
pulsante Duplica, inserire i nuovi dati e
premere Salva.
Per trovare le schede dei clienti in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutti i clienti che risiedono in una
certa zona, a cui interessano determinati prodotti o
servizi, che hanno particolari questioni in sospeso o
per i quali è stata registrata una certa parola o
espressione distintiva nel campo delle note.
La
funzione Allega file consente di abbinare
alla scheda di ciascun cliente fino a tre file di
qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad
esempio, la copia digitale del documento di
riconoscimento oppure un file di Word in cui
annotare tutti gli acquisti effettuati o tutti i
servizi di cui ha usufruito. Il contenuto di ogni
allegato può essere descritto nell'apposito campo di
testo e il file può essere aperto in qualsiasi
momento premendo il pulsante Apri.
Appositi pulsanti consentono di controllare la
validità del codice fiscale del cliente, del numero
di carta di credito, dell'IBAN bancario e del numero
di partita IVA. Se il numero di partita IVA è
esatto, il software indicherà quale Ufficio
provinciale lo ha rilasciato.
Il
campo "E-mail" è affiancato da un
pulsante che permette di lanciare l'applicazione
presente sul proprio computer per la gestione della
posta elettronica compilando in automatico la casella
dell'indirizzo del destinatario.
Il pulsante Storico chiamate visualizza
l'elenco di tutte le telefonate fatte dal cliente o
al cliente attingendo i dati dalle schede archiviate
nel registro delle chiamate.
La
scheda di ogni singolo cliente può essere
visualizzata in anteprima, stampata su carta o
salvata in un file PDF.
L'intero archivio anagrafico può essere esportato in
un file di Microsoft Excel utilizzando una
semplice funzione accessibile con pochi clic del
mouse.
L'app Registro
Chiamate è progettata per aiutare i
call center delle aziende a schedare le telefonate
effettuate o ricevute relative a ogni singolo
cliente. Il software consente anche di visualizzare
con un solo clic il riepilogo di tutte le chiamate
archiviate nella data corrente.
Per
schedare una nuova chiamata, bisogna fare clic sul
pulsante Nuovo e indicare la data e l'ora
della telefonata (se diverse dalla data e dall'ora in
cui si effettua la registrazione), il tipo di
chiamata (in entrata o in uscita), l'oggetto della
stessa, l'esito ottenuto alla fine della chiamata, il
grado di soddisfazione riscontrato da parte del
cliente, la durata della telefonata, il nome del
cliente che ha chiamato o che è stato contattato, il
suo codice fiscale, la zona di appartenenza, il
recapito telefonico preferenziale, il numero di
cellulare, l'indirizzo e-mail, ogni ulteriore
annotazione personale e il nome dell'operatore o
agente che effettua la registrazione.
I campi a compilazione obbligatoria sono quelli
riguardanti, la data, l'ora e l'oggetto della
chiamata, il nome del cliente, il suo telefono
preferenziale e il suo codice fiscale.
Dopo
aver inserito i dati, bisogna fare clic sul pulsante Salva
per memorizzare la scheda in archivio.
I campi relativi al cliente possono essere compilati
velocemente importando i dati dall'archivio
anagrafico facendo clic sull'icona della freccia
rossa posta a destra della casella di testo riservata
al cognome e nome.
Il
pulsante Duplica consente di registrare in
archivio una nuova chiamata duplicando i dati di una
telefonata salvata precedentemente. A tal fine, basta
visualizzare la scheda della vecchia chiamata, fare
clic su Duplica, apportare le modifiche
desiderate e fare clic su Salva.
La scheda della chiamata può essere stampata su
foglio A4 o visualizzata in anteprima servendosi
degli appositi pulsanti.
Il
campo "E-mail" è affiancato da un
pulsante che permette di inviare al cliente un
messaggio di posta elettronica.
La funzione Trova consente di rintracciare
le chiamate in archivio utilizzando più filtri di
ricerca contemporaneamente. Ciò rende possibile, ad
esempio, ottenere l'elenco di tutte le telefonate
effettuate da un determinato operatore in un certo
mese dell'anno oppure delle chiamate con lo stesso
oggetto o che hanno avuto lo stesso esito.
Il
pulsante con l'icona di Excel consente di
esportare nel formato del software della Microsoft
l'intero registro delle chiamate.
Il pulsante Chiamate di oggi permette,
infine, di visualizzare il riepilogo di tutte le
chiamate telefoniche registrate in data odierna, che
all'occorrenza può essere esportato in Excel.
L'app Agenti
e Prestazioni è uno schedario in cui
registrare i dati del personale che collabora con la
propria ditta e ogni singola prestazione lavorativa
svolta.
In ciascuna scheda è possibile indicare il cognome e
il nome dell'agente, il sesso, il luogo e la data di
nascita, la cittadinanza, l'indirizzo di residenza,
il codice fiscale, lo stato civile, il numero di
partita IVA, il titolo di studio posseduto, le lingue
conosciute, l'indirizzo e-mail, il numero di telefono
di casa e quello del cellulare, la qualifica, il
reparto, i giorni e gli orari di disponibilità, le
mansioni svolte, l'IBAN bancario, la data di
assunzione, la retribuzione percepita e ogni
ulteriore annotazione.
Per
inserire una scheda in archivio, bisogna fare clic
sul pulsante Nuovo, compilare i campi di
testo che interessano, caricare la foto dell'agente e
premere il pulsante Salva. Si tenga presente
che i campi riguardanti il cognome e nome del
collaboratore, il codice fiscale, il numero di
cellulare, la qualifica e il reparto di appartenenza
sono a compilazione obbligatoria.
Per modificare una scheda esistente, bisogna
visualizzarla nella schermata di lavoro usando le
frecce di scorrimento dei record o la funzione di
ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.
Il
pulsante Duplica è utile se si ha bisogno
di registrare due o più schede con dati molto simili
perché riferite, ad esempio, ad agenti inseriti
nello stesso reparto o che hanno la stessa qualifica.
Per duplicare la scheda di un agente, basta
visualizzare quella già registrata in archivio, fare
clic sul pulsante Duplica, inserire i nuovi
dati e premere Salva.
Ogni
scheda può essere corredata della foto del
collaboratore in formato Jpeg o Bitmap
che viene ridotta in scala in automatico per
adeguarsi alle dimensioni del riquadro di anteprima.
E' comunque possibile visualizzare l'immagine nelle
sue dimensioni reali a tutto schermo facendo clic
sull'icona della lente di ingrandimento.
Questa app è quindi un archivio storico in cui
bisogna conservare le informazioni anagrafiche e i
recapiti degli agenti indicando al contempo le
prestazioni svolte nell'arco dell'intera carriera
lavorativa. E' possibile usufruire di funzioni
avanzate quali l'invio di e-mail all'agente e il
controllo della validità del codice fiscale, della
partita IVA e dell'IBAN.
Per
allegare una foto del collaboratore, si può
acquisirne l'immagine con la propria webcam. Una
volta aperta la finestra per l'acquisizione
fotografica, bisogna premere il pulsante Accendi
webcam, far posizionare il collaboratore di
fronte all'obiettivo e scattargli una foto premendo
il pulsante Cattura foto. Fatto ciò, si
può importare la foto nella scheda dei dati
anagrafici servendosi dell'apposito pulsante.
Infine, bisogna memorizzare la scheda dell'agente
premendo il pulsante Salva.
E'
possibile visualizzare la foto a tutto schermo
facendo clic sull'icona dello zoom. Se si vuole
ritoccare la foto acquisita, la si può salvare su
disco, apportare le modifiche con un software di
grafica e ricaricarla nella scheda con il pulsante Carica.
Se si preferisce, anziché fotografare l'agente con
una webcam, si può scattargli una foto in formato Jpeg
con una macchina fotografica digitale e importarla
nella scheda anagrafica sempre utilizzando il
pulsante Carica.
Il
pulsante Slide Show mostra in sequenza, ad
intervalli di sei secondi e a schermo intero, tutte
le foto dei collaboratori in archivio. Una volta
visualizzata l'ultima foto archiviata, la
presentazione riprende dal principio.
Per uscire dalla modalità Slide Show è
sufficiente fare clic su un punto qualsiasi della
schermata.
Per
trovare le schede degli agenti in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutti i collaboratori appartenenti a un
certo reparto, che possiedono un specifica qualifica
o che hanno dato la disponibilità a essere chiamati
in determinati giorni e orari.
La
funzione Allega file consente di abbinare a
ciascun agente fino a tre file di qualsiasi genere
che potrebbero contenere, ad esempio, la copia
acquisita allo scanner del documento di identità o
del contratto di lavoro firmato con la ditta. Il
contenuto di ogni allegato può essere descritto
nell'apposito campo di testo e il file può essere
aperto in qualsiasi momento premendo il pulsante Apri.
Dopo
aver salvato la scheda anagrafica del collaboratore,
è possibile registrare i lavori svolti per conto
dell'azienda. A tal fine, bisogna premere il pulsante
Prestazioni e, all'interno della finestra
che appare, scegliere se inserire una nuova attività
o modificare un'attività già archiviata.
Di ogni
attività bisogna indicare la data in cui è stata
svolta, la tipologia di lavoro, il luogo in cui è
stata effettuata la prestazione lavorativa, l'orario
di lavoro e il numero totale di ore lavorate.
Il pulsante Stampa riepilogo permette di
stampare l'elenco di tutte le prestazioni svolte dal
collaboratore selezionato.
La
scheda anagrafica di ogni singolo agente può essere
visualizzata in anteprima o stampata su carta.
L'app Riepilogo Ore di Lavoro
consente di visualizzare e stampare riepiloghi delle
prestazioni svolte dagli agenti della propria ditta
calcolando in automatico il totale delle ore
effettuate. Il riepilogo può riguardare un qualsiasi
arco di tempo e comprendere uno o più anni solari.
Per visualizzarlo è sufficiente usare come filtro di
ricerca il codice fiscale dell'agente e indicare la
data di inizio e di fine intervallo.
Questa
app legge quindi i dati inseriti nel registro delle
prestazioni associato alla scheda dell'agente e
totalizza le ore lavorate riferite all'intervallo di
tempo indicato.
Il codice fiscale utilizzato come filtro di ricerca
può essere digitato sul momento o importato
dall'archivio anagrafico degli agenti. In
quest'ultimo caso bisogna utilizzare il pulsante con
la freccia verde presente a destra dello stesso
campo.
Il
riepilogo che si ottiene visualizza un elenco di
tutti i lavori archiviati nel registro delle
prestazioni nel periodo specificato, riportando per
ognuno di essi il tipo di attività, la data, il
luogo e l'orario in cui tale attività è stata
svolta e le ore di lavoro effettuate. In calce alla
schermata compare il totale delle ore di lavoro
relativamente all'arco di tempo selezionato.
Il riepilogo visualizzato può essere stampato su
carta premendo l'apposito pulsante.
Gestione
Clienti e Agenti può essere utilizzato anche su chiavetta
USB. A tal fine, basta copiare la cartella del
programma su pen-drive e fare doppio clic
sull'icona dell'applicazione per eseguirla. La copia
della cartella su dispositivo esterno è anche il
metodo più veloce per effettuare il backup di tutti
gli archivi.
L'accesso al software è protetto da una password
aggiornabile dall'utente che può essere cambiata
tutte le volte che si desidera. Per il primo accesso
al programma, bisogna utilizzare la parola chiave "autenticazione"
(scritta senza le virgolette).
Gestione
Clienti e Agenti può essere usato
anche in una rete locale se si ha necessità
di condividere gli archivi fra più postazioni di
lavoro. L'acquisto di una singola licenza autorizza
l'utente ad installare il programma su tutte le
macchine di sua proprietà.
Con Gestione Clienti e Agenti
diventa quindi semplice registrare tutto ciò che
viene comunicato e concordato nelle conversazioni
telefoniche con i clienti, nonché controllare le
prestazioni lavorative dei propri collaboratori.
L'utente resterà piacevolmente sorpreso nel
constatare come il software richieda tempi di
apprendimento praticamente nulli.
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