Albergo
Facile 3.0 è un software progettato
per gestire facilmente le prenotazioni delle camere e
altri servizi di hotel, bed & breakfast,
pensioni, motel, residence, case vacanza, campeggi e
così via. Il programma dispone di diverse app
interagenti che permettono di archiviare l'anagrafica
degli ospiti della propria struttura ricettiva
prendendo nota dei servizi e delle consumazioni da
addebitare a ciascuno di essi, di creare un
tariffario delle camere e dei prodotti e servizi
offerti nonché di tenere un planning annuale delle
prenotazioni per ciascuna camera, di registrare nel
dettaglio le prenotazioni e i soggiorni dei clienti
per avere uno storico degli arrivi e delle partenze,
di facilitare la comunicazione giornaliera alla
Questura dell'arrivo delle persone alloggiate
inviando i dati attraverso il portale Servizio
Alloggiati della Polizia di Stato.
L'app Anagrafica
clienti e consumazioni è studiata per
memorizzare i dati anagrafici e registrare i servizi
e le consumazioni addebitate a ciascun ospite durante
la sua permanenza presso la propria struttura
ricettiva. I dati del cliente potranno inoltre essere
importati nell'ambiente per la registrazione delle
prenotazioni. Nella scheda di ogni cliente è
possibile archiviare i seguenti dati: cognome e nome,
sesso, codice fiscale, partita IVA, tipo di
alloggiato (ospite singolo, capofamiglia, capogruppo,
familiare, membro del gruppo), data, luogo e Stato di
nascita, cittadinanza, via e numero civico, Comune di
residenza, tipo di documento di identità, numero del
documento, luogo di rilascio, data di rilascio e data
di scadenza, recapiti telefonici (casa, ufficio,
cellulare, fax), indirizzo e-mail, numero di carta di
credito con relativa scadenza, IBAN e intestatario
del conto corrente bancario, tariffa applicata,
tipologia di camera (singola, doppia, matrimoniale,
tripla, quadrupla, singola uso doppia, doppia uso
singola, ecc.), formula prescelta (pernottamento e
colazione, mezza pensione, pensione completa),
supplementi applicati, servizi richiesti, qualsiasi
questione in sospeso, eventuali acconti versati ed
ogni ulteriore annotazione.
Premendo
il pulsante Conto Cliente si accede ad una
schermata in cui è possibile annotare tutti i
servizi e le consumazioni da mettere in conto. Per
ciascuna voce va indicata la data, la descrizione del
servizio o consumazione e l'importo da addebitare.
Tali dati possono essere digitati sul momento oppure
importati dal Tariffario prodotti e servizi
utilizzando i pulsanti a destra di ciascun rigo.
Su
richiesta dell'ospite, si può mandare in stampa il
conto in qualsiasi momento o esportarlo in Excel.
Al termine della permanenza, dopo che è stato
saldato quanto dovuto, è possibile cancellare il
conto abbinato alla scheda anagrafica del cliente per
preparare l'ambiente a registrare servizi e
consumazioni per un eventuale nuovo soggiorno
dell'ospite presso la propria struttura ricettiva.
Per
inserire una nuova scheda in archivio, bisogna
premere il pulsante Nuovo, compilare i campi
di testo che interessano e premere Salva.
Per modificare una scheda già in archivio, basta
visualizzarla nella schermata di lavoro utilizzando
la funzione di ricerca o le frecce di scorrimento dei
record, aggiornare i dati e premere Salva.
I dati relativi al tipo di alloggiato, al Comune di
nascita, allo Stato di nascita, allo Stato di
cittadinanza, al tipo di documento e al luogo di
rilascio del documento possono essere selezionati da
apposite liste che compaiono facendo clic sui
pulsanti presenti a destra dei campi di testo
corrispondenti.
La casella Segnala va spuntata se esistono
eventuali questioni in sospeso con il cliente
affinché il nominativo sia incluso in un elenco
degli ospiti da ricontattare nel momento in cui ci
saranno delle novità. Per visualizzare tale elenco
è sufficiente fare clic sull'icona del segnale
triangolare con il punto esclamativo.
I campi
riferiti al codice fiscale, alla partita IVA, al
numero di carta di credito e all'IBAN sono affiancati
da pulsanti che permettono di verificare la validità
dei dati immessi. Se il numero di partita IVA è
corretto, ci verrà comunicato anche l'Ufficio che lo
ha rilasciato.
Per
inviare un messaggio di posta elettronica al cliente
selezionato, basta fare clic sul pulsante a destra
del campo di testo dell'indirizzo e-mail.
E' possibile utilizzare una cartella abbinata a
ciascuna scheda in cui conservare un numero
illimitato di documenti riferiti al cliente (ad
esempio, la copia digitale della sua carta di
identità).
In
maniera simile, la funzione Allega file
permette di allegare fino a tre file alla scheda di
ciascun ospite descrivendone il contenuto in appositi
campi di testo.
Il pulsante Trova consente di effettuare
ricerche in archivio funzionanti anche con chiave
parziale, ossia indicando una o più parole
consecutive presenti nei campi di testo utilizzati
come filtri di ricerca. Per ogni ricerca è possibile
utilizzare uno o più campi contemporaneamente e ciò
consente, ad esempio, di ottenere l'elenco di tutti
gli ospiti che richiedono un certo servizio o tipo di
camera, oppure che preferiscono una determinata
formula quale la mezza pensione o la pensione
completa. I risultati di ricerca possono essere
stampati su carta.
L'archivio
anagrafico dei clienti può essere esportato in un
foglio di Microsoft Excel mentre le singole
schede possono essere stampate su carta.
L'app Tariffario prodotti e servizi
visualizza, all'apertura della schermata di lavoro,
una lista in cui bisogna inserire i prodotti e
servizi offerti dalla propria struttura ricettiva per
poterli poi importare velocemente nel conto del
cliente.
L'elenco
dei prodotti e servizi deve essere creato aggiungendo
le voci una a una. A tal fine, bisogna premere il
pulsante Aggiungi voce, indicare il nome e
il prezzo unitario del prodotto o servizio e, infine,
premere Aggiungi voce all'elenco.
Per
eliminare un prodotto o servizio dall'elenco, basta
selezionarlo con un clic e premere il pulsante Elimina
voce.
E' possibile modificare in qualsiasi momento un
prodotto o servizio presente in elenco se, ad
esempio, si vuole migliorare la sua descrizione o
cambiare il suo prezzo. Per effettuare le modifiche,
bisogna selezionare con un clic il prodotto o
servizio di interesse, premere il pulsante Modifica
voce, apportare le variazioni desiderate al nome
del prodotto o servizio o al suo prezzo e, infine,
fare clic su Modifica voce in elenco.
Il
pulsante Stampa elenco permette di ottenere
su carta l'elenco completo dei prodotti e servizi da
noi inseriti. Per salvare il tariffario, è
sufficiente uscire dalla schermata di lavoro premendo
il pulsante Applica e chiudi.
L'app Listino camere
permette di descrivere nei minimi dettagli ciascuna
camera dell'albergo, residence o bed & breakfast
indicando il suo numero o nome, il numero di posti
letto, la tipologia (singola, doppia, matrimoniale,
tripla, quadrupla, singola uso doppia, doppia uso
singola, ecc.), gli accessori, le dimensioni in metri
quadri, il prezzo giornaliero, la formula di
trattamento (pernottamento e colazione, mezza
pensione, pensione completa), lo stato attuale della
camera (libera o occupata), i supplementi previsti,
il tipo di arredamento, i comfort di cui la camera è
dotata (aria condizionata, bagno interno, doccia,
vasca da bagno, asciugacapelli, frigobar, cassaforte,
telefono, connessione WiFi, Pay TV), nonché
eventuali altre annotazioni.
Per
inserire una nuova scheda in archivio, bisogna
premere il pulsante Nuovo, compilare i campi
di testo che interessano e premere Salva.
Per modificare una scheda già in archivio, basta
visualizzarla nella schermata di lavoro utilizzando
la funzione di ricerca o le frecce di scorrimento dei
record, aggiornare i dati e premere Salva.
Il pulsante Duplica è particolarmente utile
se si vuole registrare una camera che ha molti
elementi in comune con un'altra camera già presente
nel listino. Per duplicare i dati, basta visualizzare
la scheda della camera già archiviata, fare clic su Duplica,
apportare le modifiche e premere Salva.
Per visualizzare e stampare il listino delle camere
ordinate in base alla loro tipologia, è sufficiente
fare clic sul pulsante contraddistinto dalla lettera "L".
Tale listino indica, di ciascuna camera, il numero
dei posti letto, la formula di trattamento, la
presenza di una connessione WiFi e il prezzo
giornaliero.
E'
importante ricordarsi di aggiornare la scheda
all'arrivo dell'ospite presso la struttura ricettiva
inserendo la voce "Occupata" nel
campo riferito allo stato attuale della camera. Nel
momento in cui l'ospite lascia la struttura, bisogna
invece inserire la voce "Libera"
nello stesso campo.
Così
facendo, è possibile verificare immediatamente la
disponibilità di ciascuna camera quando si registra
una prenotazione che parte dal giorno corrente.
La funzione Trova consente di trovare una
camera in archivio anche usando più filtri di
ricerca contemporaneamente. Ciò consente di
elencare, ad esempio, tutte le camere attualmente
libere, oppure quelle di una specifica tipologia o
dotate di determinati accessori.
E'
possibile allegare alla scheda di ogni camera in
listino fino a tre file di qualsiasi genere
descrivendone il contenuto in appositi campi di
testo. I file allegati potrebbero riguardare, ad
esempio, i mobili presenti nella camera, le
ristrutturazioni effettuate o da effettuare e così
via.
La
scheda di ogni singola camera può essere stampata su
carta mentre l'intero listino può essere esportato
in un foglio di Excel.
L'app Calendario prenotazioni
mette a disposizione un planning nel quale annotare,
per ciascuna camera, le prenotazioni di ogni giorno
dell'anno. La prima operazione da eseguire per creare
il planning delle prenotazioni consiste nell'indicare
un anno solare, selezionare dall'elenco la camera da
assegnare al cliente e premere il pulsante Apri.
Le camere che appaiono nell'elenco di selezione sono
quelle presenti nel listino precedentemente
compilato. Ognuna di esse è contraddistinta dal
numero identificativo, dalla tipologia (singola,
doppia, matrimoniale ecc.), dal numero di posti
letto, dallo stato attuale (libera o occupata) e dal
prezzo del pernottamento.
Visualizzato
il planning annuale, per registrare la prenotazione
di una camera in un certo giorno dell'anno, basta
fare clic sul numero del giorno corrispondente nel
calendario e digitare il nome dell'ospite per cui si
effettua la prenotazione, eventualmente seguito da un
suo recapito telefonico.
Per
cancellare una prenotazione bisogna fare clic sul
giorno di interesse, cancellare il contenuto del
campo di testo e premere Applica e chiudi.
Il salvataggio delle prenotazioni registrate nel
planning avviene automaticamente quando si esce dalla
schermata di lavoro.
E'
possibile registrare prenotazioni non solo per l'anno
corrente ma anche per gli anni futuri indicando
l'anno di interesse nell'apposita casella presente
nella schermata di accesso al planning annuale.
I
giorni dell'anno che appaiono in rosso indicano che
la camera è prenotata, quelli che appaiono in viola
indicano che è libera.
E' quindi chiaro che il planning annuale va aperto
nel momento in cui il cliente chiama per prenotare
una camera. L'addetto alle prenotazioni potrà sapere
a colpo d'occhio se una camera è disponibile nei
giorni che interessano al cliente semplicemente
visualizzando il planning annuale della camera e
controllando che quegli stessi giorni non appaiano in
rosso nel calendario.
Se la
camera è già stata prenotata da un altro cliente,
si può tornare all'elenco di selezione delle camere
e visualizzare il planning annuale di un'altra
camera. Una volta appurato che esiste una camera
disponibile per il cliente, si può procedere a
registrare la prenotazione nel planning annuale.
Fatto ciò, nell'app Registro arrivi e partenze
è possibile memorizzare i dati dettagliati
riguardanti il cliente e la prenotazione.
Il pulsante Riepilogo permette di ottenere
l'elenco di tutte le prenotazioni registrate nel
planning annuale in ordine cronologico, mostrando i
giorni prenotati seguiti dai nomi dei clienti. Tale
riepilogo può essere stampato all'occorrenza.
Il
planning annuale relativo a ciascuna camera può
essere visualizzato in anteprima o stampato su carta
per avere a disposizione il prospetto delle
prenotazioni.
L'app Registro
arrivi e partenze gestisce le schede da
compilarsi quando il cliente effettua la prenotazione
(normalmente per telefono o tramite e-mail) subito
dopo aver aggiornato il planning annuale della camera
prenotata. Tale archivio permette di registrare per
ogni ospite la data e l'ora di arrivo e di partenza,
il numero o nome della camera assegnata all'ospite,
il numero di persone adulte e di bambini che
alloggeranno nella camera, i giorni di pernottamento,
il numero di cellulare dell'ospite, il cognome e
nome, il sesso, la data e il luogo di nascita, la
cittadinanza, il tipo di alloggiato (ospite singolo,
capofamiglia, capogruppo, familiare, membro del
gruppo), gli estremi di un documento di
riconoscimento, l'indirizzo e-mail, la tariffa
applicata ed eventuali supplementi.
Per
creare la scheda di una nuova prenotazione bisogna
fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i
campi di testo che interessano e premere Salva.
Si tenga presente che i campi relativi alla data di
arrivo e di partenza, al numero di giorni di pernotto
e al cognome e nome dell'ospite sono a compilazione
obbligatoria.
Il pulsante Duplica è utile se si vuole
registrare una prenotazione riferita a un cliente che
è già stato ospite della struttura ricettiva. Per
duplicare i dati, basta servirsi del pulsante Trova
per richiamare la scheda della prenotazione già
archiviata, fare clic su Duplica, apportare
le modifiche e premere Salva.
Si
tenga presente che è anche possibile importare i
dati dell'ospite dall'archivio anagrafico dei clienti
e delle consumazioni servendosi del pulsante a destra
del campo riservato al nome.
Per garantire una corretta compilazione della scheda,
i dati relativi al tipo di alloggiato, al Comune di
nascita, allo Stato di nascita, allo Stato di
cittadinanza, al tipo di documento e al luogo di
rilascio del documento possono essere selezionati da
apposite liste che compaiono facendo clic sui
pulsanti presenti a destra dei campi di testo
corrispondenti.
Le
prenotazioni registrate in archivio e non annullate
permetteranno di ottenere i riepiloghi degli
alloggiati presso la propria struttura ricettiva che
bisogna comunicare giornalmente alla Questura
utilizzando il portale Servizio Alloggiati
della Polizia di Stato.
Il pulsante Invia consente di inviare
tramite e-mail un messaggio al cliente in cui si
conferma l'avvenuta prenotazione della quale si
riepilogano i dati principali. Nello stesso
messaggio, si comunica al cliente la procedura che
dovrà seguire nel caso in cui volesse disdire la
prenotazione.
Quando l'ospite ha terminato la sua permanenza e sta
per lasciare la struttura ricettiva, l'operatore può
richiamare la sua scheda utilizzando il pulsante Clienti
in partenza oggi e facendo doppio clic sul
nominativo di interesse nell'elenco che appare.
Dopo
aver richiamato con un doppio clic la scheda del
cliente dalla finestra di ricerca, l'operatore potrà
quindi inserire l'ora di uscita e salvare i
cambiamenti.
Nel caso in cui un cliente dovesse disdire la propria
prenotazione, l'operatore dovrà richiamare la
relativa scheda in archivio, mettere il segno di
spunta sulla casella Disdetta e salvare le
modifiche. Così facendo, la scheda della
prenotazione annullata non comparirà più negli
elenchi dei clienti in arrivo o in partenza, mentre
potrà essere ripescata utilizzando la funzione Trova,
dove comunque figurerà come prenotazione disdetta.
Si capisce che questa funzione può essere sfruttata
anche se si è in attesa di ricevere una conferma di
prenotazione da parte di un cliente. Infatti, si
potrebbe lasciare la spunta sulla casella Disdetta
fino al momento in cui il cliente non confermi.
Il
pulsante Trova permette di ottenere
riepiloghi personalizzati adoperando come filtro di
ricerca uno o più campi contemporaneamente, in
particolare la data di arrivo e di partenza del
cliente, il suo cognome e nome, il numero della
camera prenotata, il numero di cellulare, il Comune
di nascita, il numero del documento di
riconoscimento, la tariffa applicata e i supplementi.
Con questa funzione è possibile ottenere, per
esempio, lo storico di tutti i pernottamenti
effettuati dal cliente presso la nostra struttura
ricettiva, utilizzando il cognome e il nome del
cliente come filtro.
Ci sono
anche pulsanti che permettono di visualizzare tutti i
clienti in arrivo o in partenza nella giornata
corrente oppure quelli che arriveranno a cominciare
dal giorno dopo. Inoltre, si può richiamare una
scheda utilizzando le frecce di scorrimento, che
consentono di visualizzare la prenotazione precedente
o quella successiva, oppure di posizionarsi in testa
o in coda all'archivio.
La scheda di prenotazione può essere stampata in
duplice copia su un unico foglio A4, in modo da
consegnare una copia al cliente e trattenere l'altra.
L'intero
registro degli arrivi e delle partenze può essere
invece esportato in un foglio di Microsoft Excel.
L'app Riepilogo alloggiati
consente di visualizzare l'elenco degli ospiti che
soggiornano o hanno soggiornato presso la propria
struttura ricettiva in un intervallo di tempo
definito dall'utente allo scopo di comunicare i dati
al Servizio di Invio Telematico delle Schedine
Alloggiati. I dati sono attinti dal Registro
arrivi e partenze che pertanto va compilato prima di
utilizzare questo ambiente di lavoro.
Come è noto, i gestori delle strutture ricettive
hanno l'obbligo di comunicare giornalmente alla
Questura l'arrivo delle persone alloggiate. La
comunicazione di tali dati avviene attraverso il
portale Servizio Alloggiati della Polizia di
Stato. Per la richiesta delle credenziali di accesso
al servizio, i gestori delle strutture ricettive
devono far riferimento alla Questura territorialmente
competente.
Per
ogni alloggiato, è necessario comunicare i seguenti
dati: tipo di alloggiato, data di arrivo, numero
giorni di permanenza, cognome, nome, sesso, data di
nascita, Comune di nascita, Stato di nascita, Stato
di cittadinanza, tipo di documento identificativo,
numero del documento, località di rilascio del
documento.
Come già accennato, allo scopo di facilitare la
comunicazione dei dati al Servizio di invio
telematico delle Schedine Alloggiati, Albergo
Facile 3.0 consente di ottenere il
riepilogo degli alloggiati attingendo i dati dal Registro
arrivi e partenze. Tale riepilogo potrà essere
esportato in un file di Microsoft Excel e
quindi ricopiato all'interno del portale Servizio
Alloggiati della Polizia di Stato. Per creare il
riepilogo basta indicare l'anno solare, la data di
inizio e di fine intervallo e premere il pulsante Visualizza
riepilogo.
Dopo
aver aperto la finestra contenente la griglia dei
dati, per esportare il riepilogo, basta fare clic
sull'icona di Excel. Questa operazione crea
in tempo reale un file in formato XLS
contenente le schede in archivio, che potrà essere
aperto immediatamente rispondendo affermativamente al
messaggio di domanda che appare.
A questo punto è sufficiente salvare il file di Excel
sul proprio disco fisso assegnandogli un nome
qualsiasi.
Gli archivi di Albergo Facile 3.0
possono essere esportati in un file di Microsoft
Excel utilizzando una semplice funzione
accessibile con pochi clic del mouse. Il foglio di Excel
generato potrà essere aperto con qualsiasi
applicazione in grado di gestire i file in formato XLS
(ad esempio, con Open Office, Libre
Office o Microsoft Office).
Il
software può essere utilizzato anche in una rete
locale se si ha necessità di condividere gli
archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di
una singola licenza autorizza l'utente ad installare
il software su tutte le macchine di sua proprietà.
Albergo Facile 3.0 può
essere utilizzato anche su chiavetta USB. A
tal fine, basta copiare la cartella del programma su pen-drive
e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per
eseguirla. La copia della cartella su dispositivo
esterno è anche il metodo più veloce per effettuare
il backup di tutti gli archivi.
L'accesso al software è protetto da una password
aggiornabile dall'utente che può essere
cambiata tutte le volte che si desidera. Per il primo
accesso al programma, bisogna utilizzare la parola
chiave "autenticazione" (scritta
senza le virgolette).
Albergo
Facile 3.0 è quindi una potente suite
gestionale che offre anche agli utenti meno esperti
tutti gli strumenti per organizzare le mansioni
giornaliere di chi deve garantire il funzionamento di
hotel, bed & breakfast o altre strutture
ricettive turistiche, seguendo il cliente da quando
prenota la camera fino al giorno della sua partenza.
L'utente rimarrà piacevolmente sorpreso nel
constatare come il software richieda tempi di
apprendimento praticamente nulli.
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