Albergo Facile 3.0 - Software per Microsoft Windows





Software per gestire facilmente il booking di camere e altri servizi di alberghi, pensioni, motel, bed & breakfast, residence, case vacanza, campeggi ecc. App interagenti per archiviare l'anagrafica degli ospiti della propria struttura ricettiva prendendo nota dei servizi e delle consumazioni e stampare il conto, creare un tariffario delle camere e dei prodotti e servizi offerti, tenere un planning annuale delle prenotazioni per ciascuna camera, comunicare giornalmente alla Questura l'arrivo delle persone alloggiate inviando i dati attraverso il portale Servizio Alloggiati della Polizia di Stato. Registrazione delle prenotazioni delle camere e dei soggiorni dei clienti per avere uno storico degli arrivi e delle partenze. App utilizzabile anche in una rete LAN o su chiavetta USB.




www.espositosoftware.it - info@espositosoftware.it - Tel. 07.55.99.66.55 - Cel. 393.61.62.629

Albergo Facile 3.0
Software per gestire prenotazioni di camere e altri servizi di hotel, pensioni, B&B ecc.


Albergo Facile 3.0 è un software progettato per gestire facilmente le prenotazioni delle camere e altri servizi di hotel, bed & breakfast, pensioni, motel, residence, case vacanza, campeggi e così via. Il programma dispone di diverse app interagenti che permettono di archiviare l'anagrafica degli ospiti della propria struttura ricettiva prendendo nota dei servizi e delle consumazioni da addebitare a ciascuno di essi, di creare un tariffario delle camere e dei prodotti e servizi offerti nonché di tenere un planning annuale delle prenotazioni per ciascuna camera, di registrare nel dettaglio le prenotazioni e i soggiorni dei clienti per avere uno storico degli arrivi e delle partenze, di facilitare la comunicazione giornaliera alla Questura dell'arrivo delle persone alloggiate inviando i dati attraverso il portale Servizio Alloggiati della Polizia di Stato.

L'app Anagrafica clienti e consumazioni è studiata per memorizzare i dati anagrafici e registrare i servizi e le consumazioni addebitate a ciascun ospite durante la sua permanenza presso la propria struttura ricettiva. I dati del cliente potranno inoltre essere importati nell'ambiente per la registrazione delle prenotazioni. Nella scheda di ogni cliente è possibile archiviare i seguenti dati: cognome e nome, sesso, codice fiscale, partita IVA, tipo di alloggiato (ospite singolo, capofamiglia, capogruppo, familiare, membro del gruppo), data, luogo e Stato di nascita, cittadinanza, via e numero civico, Comune di residenza, tipo di documento di identità, numero del documento, luogo di rilascio, data di rilascio e data di scadenza, recapiti telefonici (casa, ufficio, cellulare, fax), indirizzo e-mail, numero di carta di credito con relativa scadenza, IBAN e intestatario del conto corrente bancario, tariffa applicata, tipologia di camera (singola, doppia, matrimoniale, tripla, quadrupla, singola uso doppia, doppia uso singola, ecc.), formula prescelta (pernottamento e colazione, mezza pensione, pensione completa), supplementi applicati, servizi richiesti, qualsiasi questione in sospeso, eventuali acconti versati ed ogni ulteriore annotazione.

Premendo il pulsante Conto Cliente si accede ad una schermata in cui è possibile annotare tutti i servizi e le consumazioni da mettere in conto. Per ciascuna voce va indicata la data, la descrizione del servizio o consumazione e l'importo da addebitare. Tali dati possono essere digitati sul momento oppure importati dal Tariffario prodotti e servizi utilizzando i pulsanti a destra di ciascun rigo.

Su richiesta dell'ospite, si può mandare in stampa il conto in qualsiasi momento o esportarlo in Excel. Al termine della permanenza, dopo che è stato saldato quanto dovuto, è possibile cancellare il conto abbinato alla scheda anagrafica del cliente per preparare l'ambiente a registrare servizi e consumazioni per un eventuale nuovo soggiorno dell'ospite presso la propria struttura ricettiva.

Per inserire una nuova scheda in archivio, bisogna premere il pulsante Nuovo, compilare i campi di testo che interessano e premere Salva. Per modificare una scheda già in archivio, basta visualizzarla nella schermata di lavoro utilizzando la funzione di ricerca o le frecce di scorrimento dei record, aggiornare i dati e premere Salva.

I dati relativi al tipo di alloggiato, al Comune di nascita, allo Stato di nascita, allo Stato di cittadinanza, al tipo di documento e al luogo di rilascio del documento possono essere selezionati da apposite liste che compaiono facendo clic sui pulsanti presenti a destra dei campi di testo corrispondenti.

La casella Segnala va spuntata se esistono eventuali questioni in sospeso con il cliente affinché il nominativo sia incluso in un elenco degli ospiti da ricontattare nel momento in cui ci saranno delle novità. Per visualizzare tale elenco è sufficiente fare clic sull'icona del segnale triangolare con il punto esclamativo.

I campi riferiti al codice fiscale, alla partita IVA, al numero di carta di credito e all'IBAN sono affiancati da pulsanti che permettono di verificare la validità dei dati immessi. Se il numero di partita IVA è corretto, ci verrà comunicato anche l'Ufficio che lo ha rilasciato.

Per inviare un messaggio di posta elettronica al cliente selezionato, basta fare clic sul pulsante a destra del campo di testo dell'indirizzo e-mail.

E' possibile utilizzare una cartella abbinata a ciascuna scheda in cui conservare un numero illimitato di documenti riferiti al cliente (ad esempio, la copia digitale della sua carta di identità).

In maniera simile, la funzione Allega file permette di allegare fino a tre file alla scheda di ciascun ospite descrivendone il contenuto in appositi campi di testo.

Il pulsante Trova consente di effettuare ricerche in archivio funzionanti anche con chiave parziale, ossia indicando una o più parole consecutive presenti nei campi di testo utilizzati come filtri di ricerca. Per ogni ricerca è possibile utilizzare uno o più campi contemporaneamente e ciò consente, ad esempio, di ottenere l'elenco di tutti gli ospiti che richiedono un certo servizio o tipo di camera, oppure che preferiscono una determinata formula quale la mezza pensione o la pensione completa. I risultati di ricerca possono essere stampati su carta.

L'archivio anagrafico dei clienti può essere esportato in un foglio di Microsoft Excel mentre le singole schede possono essere stampate su carta.

L'app Tariffario prodotti e servizi visualizza, all'apertura della schermata di lavoro, una lista in cui bisogna inserire i prodotti e servizi offerti dalla propria struttura ricettiva per poterli poi importare velocemente nel conto del cliente.

L'elenco dei prodotti e servizi deve essere creato aggiungendo le voci una a una. A tal fine, bisogna premere il pulsante Aggiungi voce, indicare il nome e il prezzo unitario del prodotto o servizio e, infine, premere Aggiungi voce all'elenco.

Per eliminare un prodotto o servizio dall'elenco, basta selezionarlo con un clic e premere il pulsante Elimina voce.

E' possibile modificare in qualsiasi momento un prodotto o servizio presente in elenco se, ad esempio, si vuole migliorare la sua descrizione o cambiare il suo prezzo. Per effettuare le modifiche, bisogna selezionare con un clic il prodotto o servizio di interesse, premere il pulsante Modifica voce, apportare le variazioni desiderate al nome del prodotto o servizio o al suo prezzo e, infine, fare clic su Modifica voce in elenco.

Il pulsante Stampa elenco permette di ottenere su carta l'elenco completo dei prodotti e servizi da noi inseriti. Per salvare il tariffario, è sufficiente uscire dalla schermata di lavoro premendo il pulsante Applica e chiudi.

L'app Listino camere permette di descrivere nei minimi dettagli ciascuna camera dell'albergo, residence o bed & breakfast indicando il suo numero o nome, il numero di posti letto, la tipologia (singola, doppia, matrimoniale, tripla, quadrupla, singola uso doppia, doppia uso singola, ecc.), gli accessori, le dimensioni in metri quadri, il prezzo giornaliero, la formula di trattamento (pernottamento e colazione, mezza pensione, pensione completa), lo stato attuale della camera (libera o occupata), i supplementi previsti, il tipo di arredamento, i comfort di cui la camera è dotata (aria condizionata, bagno interno, doccia, vasca da bagno, asciugacapelli, frigobar, cassaforte, telefono, connessione WiFi, Pay TV), nonché eventuali altre annotazioni.

Per inserire una nuova scheda in archivio, bisogna premere il pulsante Nuovo, compilare i campi di testo che interessano e premere Salva. Per modificare una scheda già in archivio, basta visualizzarla nella schermata di lavoro utilizzando la funzione di ricerca o le frecce di scorrimento dei record, aggiornare i dati e premere Salva.

Il pulsante Duplica è particolarmente utile se si vuole registrare una camera che ha molti elementi in comune con un'altra camera già presente nel listino. Per duplicare i dati, basta visualizzare la scheda della camera già archiviata, fare clic su Duplica, apportare le modifiche e premere Salva.

Per visualizzare e stampare il listino delle camere ordinate in base alla loro tipologia, è sufficiente fare clic sul pulsante contraddistinto dalla lettera "L". Tale listino indica, di ciascuna camera, il numero dei posti letto, la formula di trattamento, la presenza di una connessione WiFi e il prezzo giornaliero.

E' importante ricordarsi di aggiornare la scheda all'arrivo dell'ospite presso la struttura ricettiva inserendo la voce "Occupata" nel campo riferito allo stato attuale della camera. Nel momento in cui l'ospite lascia la struttura, bisogna invece inserire la voce "Libera" nello stesso campo.

Così facendo, è possibile verificare immediatamente la disponibilità di ciascuna camera quando si registra una prenotazione che parte dal giorno corrente.

La funzione Trova consente di trovare una camera in archivio anche usando più filtri di ricerca contemporaneamente. Ciò consente di elencare, ad esempio, tutte le camere attualmente libere, oppure quelle di una specifica tipologia o dotate di determinati accessori.

E' possibile allegare alla scheda di ogni camera in listino fino a tre file di qualsiasi genere descrivendone il contenuto in appositi campi di testo. I file allegati potrebbero riguardare, ad esempio, i mobili presenti nella camera, le ristrutturazioni effettuate o da effettuare e così via.

La scheda di ogni singola camera può essere stampata su carta mentre l'intero listino può essere esportato in un foglio di Excel.

L'app Calendario prenotazioni mette a disposizione un planning nel quale annotare, per ciascuna camera, le prenotazioni di ogni giorno dell'anno. La prima operazione da eseguire per creare il planning delle prenotazioni consiste nell'indicare un anno solare, selezionare dall'elenco la camera da assegnare al cliente e premere il pulsante Apri. Le camere che appaiono nell'elenco di selezione sono quelle presenti nel listino precedentemente compilato. Ognuna di esse è contraddistinta dal numero identificativo, dalla tipologia (singola, doppia, matrimoniale ecc.), dal numero di posti letto, dallo stato attuale (libera o occupata) e dal prezzo del pernottamento.

Visualizzato il planning annuale, per registrare la prenotazione di una camera in un certo giorno dell'anno, basta fare clic sul numero del giorno corrispondente nel calendario e digitare il nome dell'ospite per cui si effettua la prenotazione, eventualmente seguito da un suo recapito telefonico.

Per cancellare una prenotazione bisogna fare clic sul giorno di interesse, cancellare il contenuto del campo di testo e premere Applica e chiudi. Il salvataggio delle prenotazioni registrate nel planning avviene automaticamente quando si esce dalla schermata di lavoro.

E' possibile registrare prenotazioni non solo per l'anno corrente ma anche per gli anni futuri indicando l'anno di interesse nell'apposita casella presente nella schermata di accesso al planning annuale.

I giorni dell'anno che appaiono in rosso indicano che la camera è prenotata, quelli che appaiono in viola indicano che è libera.

E' quindi chiaro che il planning annuale va aperto nel momento in cui il cliente chiama per prenotare una camera. L'addetto alle prenotazioni potrà sapere a colpo d'occhio se una camera è disponibile nei giorni che interessano al cliente semplicemente visualizzando il planning annuale della camera e controllando che quegli stessi giorni non appaiano in rosso nel calendario.

Se la camera è già stata prenotata da un altro cliente, si può tornare all'elenco di selezione delle camere e visualizzare il planning annuale di un'altra camera. Una volta appurato che esiste una camera disponibile per il cliente, si può procedere a registrare la prenotazione nel planning annuale. Fatto ciò, nell'app Registro arrivi e partenze è possibile memorizzare i dati dettagliati riguardanti il cliente e la prenotazione.

Il pulsante Riepilogo permette di ottenere l'elenco di tutte le prenotazioni registrate nel planning annuale in ordine cronologico, mostrando i giorni prenotati seguiti dai nomi dei clienti. Tale riepilogo può essere stampato all'occorrenza.

Il planning annuale relativo a ciascuna camera può essere visualizzato in anteprima o stampato su carta per avere a disposizione il prospetto delle prenotazioni.

L'app Registro arrivi e partenze gestisce le schede da compilarsi quando il cliente effettua la prenotazione (normalmente per telefono o tramite e-mail) subito dopo aver aggiornato il planning annuale della camera prenotata. Tale archivio permette di registrare per ogni ospite la data e l'ora di arrivo e di partenza, il numero o nome della camera assegnata all'ospite, il numero di persone adulte e di bambini che alloggeranno nella camera, i giorni di pernottamento, il numero di cellulare dell'ospite, il cognome e nome, il sesso, la data e il luogo di nascita, la cittadinanza, il tipo di alloggiato (ospite singolo, capofamiglia, capogruppo, familiare, membro del gruppo), gli estremi di un documento di riconoscimento, l'indirizzo e-mail, la tariffa applicata ed eventuali supplementi.

Per creare la scheda di una nuova prenotazione bisogna fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi di testo che interessano e premere Salva. Si tenga presente che i campi relativi alla data di arrivo e di partenza, al numero di giorni di pernotto e al cognome e nome dell'ospite sono a compilazione obbligatoria.

Il pulsante Duplica è utile se si vuole registrare una prenotazione riferita a un cliente che è già stato ospite della struttura ricettiva. Per duplicare i dati, basta servirsi del pulsante Trova per richiamare la scheda della prenotazione già archiviata, fare clic su Duplica, apportare le modifiche e premere Salva.

Si tenga presente che è anche possibile importare i dati dell'ospite dall'archivio anagrafico dei clienti e delle consumazioni servendosi del pulsante a destra del campo riservato al nome.

Per garantire una corretta compilazione della scheda, i dati relativi al tipo di alloggiato, al Comune di nascita, allo Stato di nascita, allo Stato di cittadinanza, al tipo di documento e al luogo di rilascio del documento possono essere selezionati da apposite liste che compaiono facendo clic sui pulsanti presenti a destra dei campi di testo corrispondenti.

Le prenotazioni registrate in archivio e non annullate permetteranno di ottenere i riepiloghi degli alloggiati presso la propria struttura ricettiva che bisogna comunicare giornalmente alla Questura utilizzando il portale Servizio Alloggiati della Polizia di Stato.

Il pulsante Invia consente di inviare tramite e-mail un messaggio al cliente in cui si conferma l'avvenuta prenotazione della quale si riepilogano i dati principali. Nello stesso messaggio, si comunica al cliente la procedura che dovrà seguire nel caso in cui volesse disdire la prenotazione.

Quando l'ospite ha terminato la sua permanenza e sta per lasciare la struttura ricettiva, l'operatore può richiamare la sua scheda utilizzando il pulsante Clienti in partenza oggi e facendo doppio clic sul nominativo di interesse nell'elenco che appare.

Dopo aver richiamato con un doppio clic la scheda del cliente dalla finestra di ricerca, l'operatore potrà quindi inserire l'ora di uscita e salvare i cambiamenti.

Nel caso in cui un cliente dovesse disdire la propria prenotazione, l'operatore dovrà richiamare la relativa scheda in archivio, mettere il segno di spunta sulla casella Disdetta e salvare le modifiche. Così facendo, la scheda della prenotazione annullata non comparirà più negli elenchi dei clienti in arrivo o in partenza, mentre potrà essere ripescata utilizzando la funzione Trova, dove comunque figurerà come prenotazione disdetta. Si capisce che questa funzione può essere sfruttata anche se si è in attesa di ricevere una conferma di prenotazione da parte di un cliente. Infatti, si potrebbe lasciare la spunta sulla casella Disdetta fino al momento in cui il cliente non confermi.

Il pulsante Trova permette di ottenere riepiloghi personalizzati adoperando come filtro di ricerca uno o più campi contemporaneamente, in particolare la data di arrivo e di partenza del cliente, il suo cognome e nome, il numero della camera prenotata, il numero di cellulare, il Comune di nascita, il numero del documento di riconoscimento, la tariffa applicata e i supplementi. Con questa funzione è possibile ottenere, per esempio, lo storico di tutti i pernottamenti effettuati dal cliente presso la nostra struttura ricettiva, utilizzando il cognome e il nome del cliente come filtro.

Ci sono anche pulsanti che permettono di visualizzare tutti i clienti in arrivo o in partenza nella giornata corrente oppure quelli che arriveranno a cominciare dal giorno dopo. Inoltre, si può richiamare una scheda utilizzando le frecce di scorrimento, che consentono di visualizzare la prenotazione precedente o quella successiva, oppure di posizionarsi in testa o in coda all'archivio.

La scheda di prenotazione può essere stampata in duplice copia su un unico foglio A4, in modo da consegnare una copia al cliente e trattenere l'altra.

L'intero registro degli arrivi e delle partenze può essere invece esportato in un foglio di Microsoft Excel.

L'app Riepilogo alloggiati consente di visualizzare l'elenco degli ospiti che soggiornano o hanno soggiornato presso la propria struttura ricettiva in un intervallo di tempo definito dall'utente allo scopo di comunicare i dati al Servizio di Invio Telematico delle Schedine Alloggiati. I dati sono attinti dal Registro arrivi e partenze che pertanto va compilato prima di utilizzare questo ambiente di lavoro.

Come è noto, i gestori delle strutture ricettive hanno l'obbligo di comunicare giornalmente alla Questura l'arrivo delle persone alloggiate. La comunicazione di tali dati avviene attraverso il portale Servizio Alloggiati della Polizia di Stato. Per la richiesta delle credenziali di accesso al servizio, i gestori delle strutture ricettive devono far riferimento alla Questura territorialmente competente.

Per ogni alloggiato, è necessario comunicare i seguenti dati: tipo di alloggiato, data di arrivo, numero giorni di permanenza, cognome, nome, sesso, data di nascita, Comune di nascita, Stato di nascita, Stato di cittadinanza, tipo di documento identificativo, numero del documento, località di rilascio del documento.

Come già accennato, allo scopo di facilitare la comunicazione dei dati al Servizio di invio telematico delle Schedine Alloggiati, Albergo Facile 3.0 consente di ottenere il riepilogo degli alloggiati attingendo i dati dal Registro arrivi e partenze. Tale riepilogo potrà essere esportato in un file di Microsoft Excel e quindi ricopiato all'interno del portale Servizio Alloggiati della Polizia di Stato. Per creare il riepilogo basta indicare l'anno solare, la data di inizio e di fine intervallo e premere il pulsante Visualizza riepilogo.

Dopo aver aperto la finestra contenente la griglia dei dati, per esportare il riepilogo, basta fare clic sull'icona di Excel. Questa operazione crea in tempo reale un file in formato XLS contenente le schede in archivio, che potrà essere aperto immediatamente rispondendo affermativamente al messaggio di domanda che appare.

A questo punto è sufficiente salvare il file di Excel sul proprio disco fisso assegnandogli un nome qualsiasi.

Gli archivi di Albergo Facile 3.0 possono essere esportati in un file di Microsoft Excel utilizzando una semplice funzione accessibile con pochi clic del mouse. Il foglio di Excel generato potrà essere aperto con qualsiasi applicazione in grado di gestire i file in formato XLS (ad esempio, con Open Office, Libre Office o Microsoft Office).

Il software può essere utilizzato anche in una rete locale se si ha necessità di condividere gli archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di una singola licenza autorizza l'utente ad installare il software su tutte le macchine di sua proprietà.

Albergo Facile 3.0 può essere utilizzato anche su chiavetta USB. A tal fine, basta copiare la cartella del programma su pen-drive e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per eseguirla. La copia della cartella su dispositivo esterno è anche il metodo più veloce per effettuare il backup di tutti gli archivi.

L'accesso al software è protetto da una password aggiornabile dall'utente che può essere cambiata tutte le volte che si desidera. Per il primo accesso al programma, bisogna utilizzare la parola chiave "autenticazione" (scritta senza le virgolette).

Albergo Facile 3.0 è quindi una potente suite gestionale che offre anche agli utenti meno esperti tutti gli strumenti per organizzare le mansioni giornaliere di chi deve garantire il funzionamento di hotel, bed & breakfast o altre strutture ricettive turistiche, seguendo il cliente da quando prenota la camera fino al giorno della sua partenza. L'utente rimarrà piacevolmente sorpreso nel constatare come il software richieda tempi di apprendimento praticamente nulli.

Come acquistare il software


Albergo Facile 3.0 è concesso in licenza d'uso al prezzo di euro 179,00 (centosettantanove/00). Per le spese di spedizione del CD tramite raccomandata, aggiungere euro 15,00 (quindici/00). Nessuna spesa di spedizione è dovuta se si preferisce scaricare il software e la fattura da Internet.

Pagamento da effettuarsi tramite bonifico bancario: Banca UniCredit - Agenzia di Ponte San Giovanni PG - IBAN: IT 71 J 02008 03050 000101867373 - C/C n. 000101867373 - ABI: 02008 - CAB: 03050 - CIN: J - Intestatario: CAPUTO MARIA GRAZIA (titolare della ditta ESPOSITO SOFTWARE). Indicare il nome del software nella causale del bonifico.

Inviare una e-mail all'autore all'indirizzo info@espositosoftware.it allegando una copia della ricevuta di versamento.

Per l'intestazione della fattura, comunicare i propri dati completi di codice fiscale, partita IVA, indirizzo PEC o Codice Destinatario di sette cifre. Se si acquista come utente privato, è sufficiente comunicare cognome e nome, indirizzo di residenza e codice fiscale. I dati possono essere inviati tramite e-mail (
info@espositosoftware.it) oppure per telefono chiamando l'autore dalle ore 09:00 alle ore 20:00 dal lunedì al sabato (tel. cellulare: 393.61.62.629 - rete fissa: 07.55.99.66.55).

L'acquisto di una sola licenza autorizza l'utente ad installare l'applicazione su tutti i computer di sua proprietà. La licenza non ha scadenza e non ci sono costi annuali da pagare. Il software e i dati sono residenti sul computer dell'utente, a garanzia di riservatezza e sicurezza.


Download software

Preleva programma
Scarica Albergo Facile 3.0 sul tuo PC

Download Albergo Facile 3.0 (6,70 MB)



Questo software è compatibile con tutti i sistemi Microsoft Windows a 32 e 64 bit


© Copyright Esposito Software
di Maria Grazia Caputo
Tel. 07.55.99.66.55 - Cel. 393.61.62.629 - E-mail:
info@espositosoftware.it

www.espositosoftware.it

Fare clic qui per tornare all'indice dei programmi




Web Analytics