Manutenzione
Caldaie Lombardia 2.0 è un software
rivolto ai tecnici manutentori di caldaie residenti
nella Regione Lombardia che fornisce tutto
l'occorrente per redigere i modelli di Rapporto
di controllo di efficienza energetica per Gruppi
Termici di Tipo 1A, in conformità con le
disposizioni in materia di impianti termici approvate
dalla Regione Lombardia con Decreto Dirigenziale
n. 5027 dell'11 giugno 2014. Tale Decreto
predispone che i manutentori di caldaie residenti in
Lombardia devono provvedere alla compilazione del
nuovo libretto di impianto e del relativo rapporto di
controllo di cui all'Allegato 3A, in sostituzione
della modulistica prevista dal Decreto
Ministeriale 10 febbraio 2014 derivante dal D.P.R.
16 aprile 2013, n. 74. (GU n. 55 del 7 marzo
2014).
Attenzione: Se la tua ditta di
manutenzione caldaie non risiede nella Regione
Lombardia, prova il software:
Termoimpianti Pro
Come è
noto, il D.P.R. n. 74/2013 ha emanato il Regolamento
recante la definizione dei criteri generali in
materia di esercizio, conduzione, controllo,
manutenzione e ispezione degli impianti termici per
la climatizzazione invernale ed estiva degli edifici
e per la preparazione dell'acqua calda per usi
igienici sanitari. Il successivo Decreto 10 febbraio
2014 del Ministero dello Sviluppo Economico ha quindi
sancito che, a partire dal 1° giugno 2014, in
occasione degli interventi di controllo ed eventuale
manutenzione di cui all'art. 7 del decreto del
Presidente della Repubblica 74/2013, su impianti
termici di climatizzazione invernale di potenza utile
nominale maggiore di 10 kW e di climatizzazione
estiva di potenza utile nominale maggiore di 12 kW,
con o senza produzione di acqua calda sanitaria, il
Rapporto di controllo di efficienza energetica deve
conformarsi ai modelli riportati agli Allegati II,
III, IV e V dello stesso Decreto. Con il D.d.u.o. del
7 luglio 2014, n. 6518, la Regione Lombardia ha
inoltre predisposto che, a partire dal 15 ottobre
2014, le ditte lombarde che si occupano di
installazione e manutenzione delle caldaie devono
iniziare il processo di targatura di tutti gli
impianti termici del territorio regionale ed
utilizzare l'Allegato 3A al posto
dell'Allegato II per redigere il Rapporto di
controllo per Gruppi Termici di Tipo 1A.
Con Manutenzione
Caldaie Lombardia 2.0 è possibile
compilare, stampare e archiviare sia l'Allegato 3A
riportato nel Decreto Dirigenziale n. 5027 dell'11
giugno 2014 per la redazione dei modelli di Rapporto
di controllo di efficienza energetica di Tipo 1A
(Gruppi Termici), sia la Scheda Identificativa
dell'Impianto che costituisce la prima pagina del
Libretto d'impianto predisposto dalla Regione
Lombardia. La compilazione di tali documenti può
essere eseguita rapidamente se si importano i dati
dagli archivi degli impianti.
Il programma permette di archiviare i dati anagrafici
dei clienti, le schede tecniche delle caldaie su cui
si effettuano le operazioni di controllo e di
manutenzione, i pezzi di ricambio di cui il proprio
magazzino dispone. La sezione Schede di
Lavoro dà accesso all'ambiente
predisposto per la compilazione e la stampa delle
Schede Identificative degli Impianti e degli Allegati
3A che vanno emessi al termine di ogni intervento di
controllo e manutenzione dei Gruppi Termici. Nella
stessa sezione sono presenti ambienti di lavoro per
compilare, stampare e archiviare i contratti di
manutenzione stipulati con i propri clienti per
l'assistenza tecnica relativa agli impianti e per
emettere schede di intervento per le riparazioni
effettuate.
L'applicazione
consente, inoltre, di tenere sotto controllo le
scadenze degli interventi di manutenzione degli
impianti termici, di ottenere l'inventario della
merce in magazzino, di emettere preventivi, documenti
di trasporto o fatture elettroniche XML da
rilasciare ai clienti per gli interventi eseguiti e,
infine, di visualizzare e stampare grafici statistici
sulle entrate mensili in base alle fatture emesse.
L'applicazione Anagrafica Clienti
è utile per la compilazione automatica dei
preventivi, dei DDT, delle fatture elettroniche e
della sezione relativa al responsabile dell'impianto
nell'archivio degli impianti termici grazie alla
possibilità di importare i dati. Questo archivio
può comunque essere usato anche come una completa
rubrica elettronica dotata di funzioni avanzate quali
l'invio di e-mail al cliente, il controllo della
validità del codice fiscale, della partita IVA, del
numero di carta di credito e del codice IBAN.
Nell'archivio
anagrafico è possibile annotare l'indirizzo di
residenza del cliente, i recapiti telefonici di casa,
ufficio e cellulare, l'indirizzo e-mail e quello di
posta elettronica certificata (PEC), il Codice
Destinatario attribuito dal Sistema di Interscambio
dell'Agenzia delle Entrate, il codice fiscale, il
numero di partita IVA, il numero di carta di credito
con relativa data di scadenza, l'IBAN bancario, i
dati relativi all'impianto posseduto (tipologia
impianto, targa impianto, matricola, fabbricante,
modello, potenza termica nominale totale massima) e
il titolo di responsabilità (proprietario,
occupante, amministratore condominio, terzo
responsabile). Il campo "Note"
può essere sfruttato per memorizzare ulteriori
informazioni di qualsiasi genere relative al cliente.
Per inserire una scheda in archivio, bisogna fare
clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi
di testo che interessano e premere il pulsante Salva.
Per modificare una scheda esistente, bisogna
visualizzarla nella schermata di lavoro usando le
frecce di scorrimento dei record o la funzione di
ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.
Per cancellare i dati di una scheda archiviata
precedentemente, bisogna fare clic sul pulsante Cancella
dopo averla visualizzata nella schermata di lavoro.
Fatto ciò, sarà possibile in qualsiasi momento
utilizzare la scheda vuota per inserire nuovi dati.
Se esistono importanti questioni in sospeso con il
cliente, è possibile prenderne nota nel relativo
campo di testo. Mettendo il segno di spunta sulla
casella Da ricontattare, si inserisce la
scheda in un elenco contenente tutti i clienti con
questioni in sospeso che vogliono essere richiamati,
ad esempio, nel momento in cui il problema è stato
risolto o quando ci sono novità. Per visualizzare
tale elenco, basta fare clic sul pulsante Da
ricontattare.
La
casella Sì pubblicità va spuntata se il
cliente acconsente a ricevere materiale pubblicitario
o, più frequentemente, ad essere contattato per
scopi promozionali. Questo significa che, nel momento
in cui la propria azienda dispone di un nuovo
prodotto o servizio in offerta, potrà visualizzare
l'elenco dei clienti interessati alle promozioni
premendo il pulsante Sì pubblicità e
chiamare ciascun cliente al numero di telefono
cellulare che appare nella lista.
Il pulsante Duplica è utile se si ha
bisogno di registrare due o più schede relative allo
stesso cliente perché, ad esempio, lo stesso
possiede più di un impianto e si vuole creare un
record per ciascuno di essi. In questo modo, si
potrà richiamare la scheda relativa al particolare
impianto per il quale il cliente chiede assistenza
tecnica organizzando le informazioni in maniera più
ordinata. Per duplicare la scheda di un cliente,
basta visualizzare quella già registrata in
archivio, fare clic sul pulsante Duplica,
inserire i dati del nuovo prodotto o servizio e
premere Salva.
Per trovare le schede dei clienti in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutti i clienti che risiedono in un
determinato Comune, che hanno determinate questioni
in sospeso e per i quali è stata registrata una
certa parola o espressione distintiva nel campo
"Note".
La
funzione Allega file consente di abbinare
alla scheda di ciascun cliente fino a tre file di
qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad
esempio, la copia digitale del documento di
riconoscimento o del contratto di manutenzione
stipulato con la propria Ditta. Il contenuto di ogni
allegato può essere descritto nell'apposito campo di
testo e il file può essere aperto in qualsiasi
momento premendo il pulsante Apri.
Appositi pulsanti consentono di controllare la
validità del codice fiscale del cliente, del numero
di carta di credito, dell'IBAN bancario e del numero
di partita IVA. Se il numero di partita IVA è
esatto, il software indicherà quale Ufficio
provinciale lo ha rilasciato. Il campo "E-mail"
è affiancato da un pulsante che permette di lanciare
l'applicazione presente sul proprio computer per la
gestione della posta elettronica compilando in
automatico la casella dell'indirizzo del
destinatario.
Il pulsante Esporta archivio consente di
esportare tutte le schede in archivio in un foglio di
lavoro di Microsoft Excel, che potrà essere
aperto con qualsiasi software in grado di gestire i
file in formato XLS (ad esempio, con Open
Office, Libre Office o Microsoft
Office).
L'applicazione Archivio Gruppi Termici
è l'ambiente in cui registrare le caratteristiche
tecniche degli impianti su cui normalmente si
effettuano le operazioni di controllo e di
manutenzione. Come già spiegato, i dati presenti
nell'archivio dei Gruppi Termici potranno essere
importati negli Allegati 3A e nelle Schede
Identificative degli Impianti per velocizzarne la
compilazione. In questo ambiente, l'utente del
software dovrà quindi immettere i dati tecnici
dell'impianto e le informazioni anagrafiche
riguardanti il responsabile dell'impianto. In fase di
compilazione del modello di Rapporto di controllo di
efficienza energetica per Gruppi Termici (Allegato
3A) e della Scheda Identificativa dell'Impianto, si
potranno attingere le informazioni archiviate
utilizzando il pulsante Importa dati.
Nell'archivio
dei Gruppi Termici è possibile memorizzare la
potenza termica nominale massima, il Comune di
ubicazione dell'impianto, il fabbricante, il modello
e la matricola dell'impianto, la data di
installazione del Gruppo Termico, il tipo di
combustibile utilizzato (GPL, gas naturale, gasolio o
altro), la modalità di evacuazione fumi (naturale o
forzata), la durezza totale dell'acqua, la potenza
termica nominale massima al focolare, la potenza
termica nominale utile, la depressione nel canale da
fumo, se si tratta di Gruppo Termico singolo, di
Gruppo Termico modulare, di tubo o nastro radiante o
di generatore di aria calda, nonché selezionare
l'opzione per la climatizzazione invernale o la
produzione di ACS. L'archivio dei Gruppi Termici
consente, inoltre, di memorizzare il codice Targa
Impianto conformemente alle disposizioni della
Regione Lombardia. In base a teli disposizioni, tutti
gli impianti termici, a partire dall'avvio della
stagione termica 2014-2015, devono essere dotati
della Targa Impianto, consegnata all'utente finale
dal manutentore, all'atto della prima manutenzione
utile, o dall'installatore, nel caso di impianti di
nuova installazione, o dall'ispettore, nel caso di
ispezione. L'applicazione della targa determina
l'associazione univoca del codice Targa Impianto con
l'impianto termico stesso. Si ricorda che le targhe
sono distribuite a titolo gratuito dalle Autorità
competenti, che non possono chiedere la
sottoscrizione di apposite convenzioni con i soggetti
a cui compete l'applicazione. Gli stessi soggetti non
possono chiedere maggiori oneri all'utente finale per
l’applicazione della Targa Impianto.
Per trovare le schede degli impianti in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutti gli impianti ubicati in un
determinato Comune, quelli di un preciso modello o
quelli associati ad un certo responsabile
dell'impianto.
Nell'archivio
dei Gruppi Termici sono presenti i campi per
registrare i dati anagrafici riguardanti il
responsabile dell'impianto. L'applicazione consente,
inoltre, di allegare alla scheda di ciascun impianto
file di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad
esempio, la copia digitale del libretto di impianto
per la climatizzazione.
L'applicazione Scadenzario Manutenzioni
consente di tenere sotto controllo scadenze e
appuntamenti giornalieri, mensili o annuali presi con
i propri clienti e di essere avvertiti al
sopraggiungere della data. Le scadenze da gestire
potrebbero riguardare le verifiche periodiche per il
controllo dei fumi e la pulizia della caldaia, gli
interventi di manutenzione ordinaria o straordinaria,
un appuntamento preso per l'installazione di un
impianto termico presso l'abitazione di un nuovo
cliente e così via.
Una volta entrati nella schermata per la gestione
delle scadenze, si può provvedere a compilare una
nuova scheda facendo clic sul pulsante Nuovo.
Per salvare una scheda, è necessario indicare almeno
la data e l'ora della scadenza, quanti giorni prima
si desidera essere avvisati e i dati relativi ad un
cliente associato a quell'impegno.
Se si
ha la necessità di inserire in archivio appuntamenti
o scadenze che si ripeteranno nel corso dell'anno,
dopo aver salvato la prima scheda si può sfruttare
la funzione Duplica per trasportare tutti i
dati (ad eccezione della data e dell'ora) in un nuovo
record. A questo punto bisognerà soltanto esprimere
giorno, mese e ora e salvare la nuova scheda. E'
possibile salvare un numero illimitato di scadenze o
appuntamenti per ciascun giorno. Le scadenze inserite
saranno visualizzate in ordine cronologico in base
alla data e all'ora indipendentemente dall'ordine con
cui l'utente le ha registrate in archivio.
Per ogni scadenza o appuntamento è possibile
stabilire con quanti giorni di anticipo si desidera
essere avvisati. La presenza di appuntamenti
imminenti viene segnalata sia in maniera visiva
attraverso un messaggio informativo, sia in maniera
sonora mediante un segnale acustico che si attiva
automaticamente nel momento in cui si apre la
finestra di lavoro. Per visualizzare l'elenco delle
scadenze o appuntamenti imminenti, basta fare clic
sulla relativa scritta. Il calendario permette,
inoltre, di richiamare le scadenze relative al giorno
o al mese selezionato.
I dati
della persona abbinata ad una scadenza o appuntamento
(cognome e nome, ragione sociale e recapito
telefonico) possono essere importati dalla rubrica
dei clienti servendosi del pulsante Importa dati.
Tale funzione consente di importare anche i dati
relativi alla caldaia o altro impianto da riparare o
revisionare (tipologia impianto, fabbricante e
modello, numero di matricola).
Le scadenze e gli appuntamenti possono essere
descritti nei minimi dettagli indicando i dati e i
recapiti del cliente e le caratteristiche della
caldaia o altro impianto da riparare o revisionare.
Appositi pulsanti permettono di indicare se
l'appuntamento è stato confermato e di ottenere i
riepiloghi delle persone da ricontattare, degli
appuntamenti confermati e di quelli non confermati.
Nello
scadenzario è disponibile una funzione di ricerca
avanzata che consente di creare riepiloghi delle
scadenze utilizzando più criteri di ricerca
contemporaneamente. E' possibile, ad esempio,
visualizzare l'elenco delle scadenze o appuntamenti
relativi ad un mese specifico, con riferimento ad un
determinato cliente, eccetera.
Il
pulsante Esporta archivio consente di
esportare tutte le scadenze in archivio in un foglio
di lavoro di Microsoft Excel, che potrà
essere aperto con qualsiasi software in grado di
gestire i file in formato XLS (ad esempio,
con Open Office, Libre Office o Microsoft
Office).
L'applicazione Magazzino Prodotti e
Servizi permette di gestire i dati
relativi a ciascun articolo di cui la propria Ditta
dispone. Se si desidera, questo ambiente può anche
essere usato per descrivere i servizi offerti ai
clienti (ad esempio, manutenzione programmata,
intervento di riparazione ecc.) per facilitare la
compilazione dei preventivi, dei documenti di
trasporto e delle fatture elettroniche grazie alla
funzione che consente l'importazione dei dati. E'
possibile catalogare prodotti e servizi di ogni
genere e visualizzare un elenco di tutta la merce in
esaurimento.
Per
inserire una nuova scheda, è sufficiente fare clic
sul pulsante Nuovo, compilare i campi di
testo e premere Salva. Si tenga presente che
il campo relativo al codice articolo e quello
riguardante la descrizione da riportare in fattura
sono a compilazione obbligatoria. Per aggiornare una
scheda esistente, bisogna richiamarla nella finestra
di lavoro, apportare le modifiche e premere Salva.
Una scheda già registrata può essere richiamata
utilizzando la funzione di ricerca o le frecce di
scorrimento, le quali consentono di visualizzare il
record precedente o quello successivo, oppure di
posizionarsi in testa o in coda all'archivio.
Il pulsante Duplica è utile se si ha
bisogno di registrare un prodotto o servizio che ha
molti elementi in comune con una scheda già presente
in archivio. Per duplicare la scheda, basta
visualizzare quella già registrata in archivio, fare
clic sul pulsante Duplica, inserire i nuovi
dati e premere Salva.
La catalogazione della merce si effettua creando una
scheda per ciascun prodotto o servizio nella quale
bisogna indicare il codice dell'articolo, la
tipologia merceologica di appartenenza, la marca e il
modello, la descrizione da riportare in fattura, la
presenza di eventuali elementi accessori, la sua
ubicazione all'interno del magazzino, il nome del
fornitore del bene con relativi recapiti, la data di
acquisto, gli estremi del documento di compravendita
e le modalità di ordine merce. Il pulsante Altre
informazioni permette di specificare l'altezza,
la larghezza, la lunghezza e l'eventuale data di
scadenza dell'articolo.
Il
campo Giacenza deve essere utilizzato per
indicare la quantità del materiale disponibile in
magazzino. Tale valore può essere aggiornato in
qualsiasi momento attraverso i pulsanti del segno
più e del segno meno che permettono di aggiungere o
sottrarre un certo quantitativo di merce. Si ricorda
che è anche possibile effettuare l'aggiornamento
della giacenza nel momento in cui si compila una
fattura importando i dati dal magazzino.
Il
pulsante Calcola va usato per calcolare il
prezzo IVA inclusa dopo aver immesso il prezzo senza
IVA e selezionato l'aliquota IVA negli appositi campi
di testo. Il pulsante Calcola valore
consente di ottenere il valore totale della merce in
magazzino moltiplicando il costo di acquisto per la
giacenza. Se invece si conosce soltanto il prezzo IVA
inclusa, per calcolare il prezzo senza IVA bisogna
indicare il prezzo con IVA e l'aliquota IVA negli
appositi campi e quindi premere il pulsante Scorpora.
Il campo Avviso sottoscorta permette di
essere avvisati quando la giacenza di un articolo in
magazzino diventa inferiore al valore minimo
indicato. Per visualizzare l'elenco di tutti i
prodotti in esaurimento, basta fare clic sul pulsante
Sottoscorta.
Il
campo "Note" consente di
registrare qualsiasi informazione aggiuntiva utile
per identificare l'articolo in archivio tramite
l'avanzata funzione di ricerca messa a disposizione
dal programma. A titolo di esempio, si potrebbe
annotare se il prodotto è stato prenotato da un
cliente, se presenta difetti o può essere sostituito
da un articolo simile e così via.
Le ricerche funzionano anche con chiave parziale,
ossia indicando una o più parole consecutive
contenute in un qualsiasi campo. Per ogni ricerca si
può utilizzare uno o più campi contemporaneamente e
ciò consente, ad esempio, di ottenere il riepilogo
di tutta la merce comprata da un determinato
fornitore oppure di tutti i materiali dotati di
specifici elementi accessori. I risultati di ricerca
possono essere stampati su carta.
Il
pulsante Inventario visualizza l'inventario
di magazzino con il valore totale degli articoli in
giacenza.
L'utente del software ha la possibilità di allegare
fino a tre file alla scheda di ciascun articolo. Tale
funzione potrebbe risultare utile, ad esempio, se si
vuole tenere traccia nel dettaglio di tutte le
operazioni di carico e scarico effettuate per quella
merce annotandole in un documento di Word da allegare
alla scheda.
La scheda di ogni singolo prodotto o servizio può
essere stampata su carta o salvata in un documento PDF,
mentre il pulsante Esporta archivio consente
di esportare tutte le schede del magazzino in un
foglio di lavoro di Excel, che potrà essere
aperto con qualsiasi software in grado di gestire i
file in formato XLS (ad esempio, con Open
Office, Libre Office o Microsoft
Office).
L'applicazione Inventario Merce
consente di visualizzare l'inventario di tutti i
prodotti del proprio magazzino o soltanto di quelli
appartenenti ad una tipologia. A tal fine, è
sufficiente servirsi del pulsante Inventario
presente nella schermata di partenza del programma,
indicare una tipologia nell'apposito campo che
compare nella finestra successiva e premere il
pulsante Visualizza. Per ottenere
l'inventario di tutti gli articoli in magazzino,
bisogna premere il pulsante Visualizza senza
indicare alcuna tipologia.
La
finestra dell'inventario mostra in apertura l'elenco
dettagliato degli articoli, indicando per ciascuno di
essi il codice identificativo, la marca e il modello,
il costo, la giacenza e il valore ottenuto
moltiplicando il costo per la giacenza. In calce alla
schermata è riportato l'ammontare del capitale
complessivo in magazzino che si ottiene sommando il
valore di tutti gli articoli merceologici.
Il campo Tipologia presente nella schermata
per la registrazione degli articoli in magazzino è
molto importante ai fini della creazione degli
inventari parziali, dal momento che serve ad
associare l'articolo ad una determinata categoria
merceologica. Questo significa che l'utente deve
inserire lo stesso valore in tale campo all'interno
della scheda di ciascun prodotto che si vuole faccia
parte di un determinato inventario parziale.
Il
pulsante Stampa inventario permette di
ottenere su carta l'elenco della merce visualizzata
in quel momento con l'indicazione in calce del valore
complessivo.
La finestra Schede di Lavoro
dà accesso a diverse applicazioni per la produzione
di documenti utili al lavoro del tecnico manutentore
di caldaie. Un apposito link permette all'azienda di
manutenzione di collegarsi al sito del CURIT
(Catasto Unico Regionale degli Impianti Termici)
per accedere ai servizi riservati ai Manutentori e
Installatori registrati.
L'applicazione Emissione Allegati 3A
è studiata per l'emissione dei modelli di Rapporto
di controllo di efficienza energetica che devono
essere compilati al termine delle operazioni di
controllo e manutenzione dell'impianto e in occasione
di interventi manutentivi al di fuori delle verifiche
periodiche delle caldaie. Si ricorda che gli Allegati
3A sostituiscono gli Allegati F e G del Decreto
Legislativo 19 agosto 2005, n. 192.
In
occasione degli interventi di controllo ed eventuale
manutenzione su impianti termici di climatizzazione
invernale di potenza termica utile nominale maggiore
di 10 kW e sugli impianti di climatizzazione estiva
di potenza termica utile nominale maggiore di 12 kW,
si effettua un controllo di efficienza energetica
riguardante il sottosistema di generazione, la
verifica della presenza e della funzionalità dei
sistemi di regolazione della temperatura centrale e
locale nei locali climatizzati, la verifica della
presenza e della funzionalità dei sistemi di
trattamento dell'acqua, dove previsti. Queste
operazioni sono effettuate secondo il rispettivo
Rapporto di controllo di efficienza energetica per
Gruppi Termici (Tipo 1A) che Manutenzione
Caldaie Lombardia 2.0 mette a
disposizione.
I controlli di efficienza energetica devono essere
realizzati: all'atto della prima messa in esercizio
dell'impianto, a cura dell'installatore; nel caso di
sostituzione degli apparecchi del sottosistema di
generazione, come per esempio il generatore di
calore; nel caso di interventi che non rientrino tra
quelli periodici, ma tali da poter modificare
l'efficienza energetica. Il successivo controllo deve
essere effettuato entro i termini previsti a far data
dalla effettuazione dei controlli. Al termine delle
operazioni di controllo, l'operatore che effettua il
controllo provvede a redigere e sottoscrivere uno
specifico Rapporto di controllo di
efficienza energetica come quello
fornito da Manutenzione Caldaie Lombardia
2.0. Una copia del Rapporto è
rilasciata al responsabile dell'impianto, che lo
conserva e lo allega al libretto di impianto; una
copia è trasmessa a cura del manutentore o terzo
responsabile all'indirizzo indicato dalla Regione
Lombardia.
Per
redigere un Rapporto di controllo di efficienza
energetica con Manutenzione Caldaie
Lombardia 2.0 occorre fare clic sul
pulsante Apri archivio nella sezione Allegati
3A nell'ambiente Schede di Lavoro. Il
software inserisce in automatico l'anno corrente
nell'apposita casella di selezione dell'anno solare.
Se si desidera accedere all'archivio di un anno
passato, basta modificare il valore della stessa
casella e premere Apri archivio. Una volta
entrati nell'ambiente per la compilazione
dell'Allegato 3A, bisogna fare clic sul pulsante Nuovo
(icona del foglio bianco) per assegnare il numero e
la data al Rapporto di controllo. Il pulsante Numerazione
(icona N.) consente di far partire la
numerazione automatica dei documenti da un numero
superiore a 1.
L'Allegato 3A è costituito da sei sezioni
contraddistinte dalle lettere A, B, C, D, E, F.
All'apertura della finestra di lavoro, appare
selezionata la sezione A (Dati
identificativi). Dopo aver compilato tale
sezione, è possibile accedere a quelle successive
facendo clic sulle scritte presenti a sinistra della
schermata. Si ricorda che, utilizzando il pulsante Importa
dati, è possibile compilare con pochi clic
alcune caselle di testo richiamando le informazioni
dall'archivio dei Gruppi Termici. I dati relativi
all'impresa manutentrice (che si suppone siano sempre
uguali) restano memorizzati alla chiusura della
finestra di lavoro, cosicché non bisognerà
ricompilare le stesse caselle al successivo accesso
(a meno che non si decida di cancellarli o
modificarli). Al termine della compilazione, si può
salvare il documento e, all'occorrenza, stamparlo su
carta.
Per
rintracciare un Allegato 3A in archivio bisogna
servirsi del pulsante Trova (icona della
lente di ingrandimento) ed effettuare una ricerca
utilizzando come filtro la data del controllo, il
cognome o la Ragione Sociale del responsabile
dell'impianto, il suo codice fiscale o la sua partita
IVA, il nome e cognome del tecnico che ha effettuato
il controllo, il codice della targa impianto, il
numero di matricola, le osservazioni o le annotazioni
personali. Per ogni ricerca è possibile utilizzare
uno o più filtri contemporaneamente.
Per
esportare gli Allegati 3A in un file di Microsoft
Excel, basta fare clic sulla relativa icona.
L'applicazione Schede Identificative
Impianti è studiata per archiviare
tutti i Libretti di Impianto da rilasciare
ai propri clienti. Tale Scheda costituisce, infatti,
la prima pagina del Libretto di Impianto che
viene fornito al cliente in formato cartaceo in
occasione dell'installazione della caldaia o del
primo intervento di manutenzione effettuato sulla
stessa. Le sezioni restanti del Libretto di Impianto
dovranno, ovviamente, essere aggiornate a penna nella
copia cartacea detenuta dal cliente ogni volta che si
eseguirà un intervento di manutenzione o di
riparazione sulla caldaia.
La Scheda Identificativa dell'Impianto si compone
delle seguenti sei sezioni: (1.1) Tipologia
intervento, (1.2) Ubicazione
e destinazione dell'edificio, (1.3)
Servizi soddisfatti dall'Impianto termico, (1.4)
Tipologia fluido vettore, (1.5)
Individuazione della tipologia dei generatori,
(1.6) Responsabile dell'Impianto.
Per compilare velocemente i campi di tali sezioni è
possibile importare i dati dall'archivio dei Gruppi
Termici. La stampa della Scheda Identificativa
dell'Impianto riproduce fedelmente il modello
predisposto dalla Regione Lombardia. Le pagine
restanti del Libretto di Impianto potranno essere
stampate su carta aprendo il documento in formato PDF
attraverso l'apposita funzione disponibile nel
software.
Il
pulsante Trova consente di recuperare
velocemente una Scheda Identificativa dell'Impianto
archiviata in precedenza usando diversi filtri di
ricerca.
La
stampa della Scheda Identificativa dell'Impianto
riproduce fedelmente il modello predisposto dalla
Regione Lombardia. Le pagine restanti del Libretto di
Impianto potranno essere stampate su carta aprendo il
documento in formato PDF attraverso
l'apposita icona disponibile nella schermata Schede
di Lavoro.
Per esportare le Schede Identificative degli Impianti
in un file di Microsoft Excel, basta fare
clic sul relativo pulsante.
L'applicazione per la Gestione dei
contratti di manutenzione programmata
mette a disposizione un modello di contratto che
consente di registrare le informazioni anagrafiche
della Ditta manutentrice e dell'Utente, i dati
dell'impianto oggetto del contratto (tipo di
impianto, marca e modello, numero di matricola, tipo
di alimentazione, anno di costruzione, ubicazione e
caratteristiche tecniche), le operazioni previste e
comprese nella quota di contratto e quelle escluse,
le responsabilità contrattuali del Manutentore e
quelle dell'Utente, le condizioni che consentono alle
parti di recedere dal contratto, la durata del
contratto, il totale del corrispettivo, la
periodicità e l'importo del canone e le modalità di
pagamento. E' anche presente la dichiarazione
liberatoria di consenso al trattamento dei dati
personali da far firmare al cliente per gli obblighi
relativi alla legge sulla privacy.
I dati
personalizzabili del contratto di manutenzione
occupano una sola pagina di un foglio in formato A4.
A tergo dello stesso foglio vanno invece stampate le clausole
contrattuali generali, che sono le stesse
per tutti i clienti. Potrebbe quindi essere utile
stampare in anticipo tali clausole su carta in modo
da velocizzare i tempi nel momento in cui bisognerà
fornire copia del contratto al cliente.
I dati
e il logo della Ditta manutentrice vanno inseriti una
sola volta e sono memorizzati in automatico
all'uscita dall'ambiente per la gestione del
contratto di manutenzione. Le informazioni relative
al cliente e all'impianto possono essere o inserite
sul momento oppure importate dall'archivio
anagrafico.
La numerazione consecutiva dei contratti di
manutenzione è gestita direttamente dal software.
Infatti, nel momento in cui si preme il pulsante Nuovo,
l'applicazione attribuisce al contratto il numero
successivo al totale dei contratti già archiviati.
Per far partire la numerazione automatica dei
contratti da un numero superiore, basta utilizzare la
funzione Numerazione e indicare il numero
iniziale.
Il pulsante Duplica risulta utile quando
bisogna rinnovare un contratto relativo ad un
cliente. In questo modo, si evita di riscrivere tutti
quei dati che restano invariati. Per duplicare la
scheda di un contratto, basta visualizzare quella
già registrata in archivio, fare clic sul pulsante Duplica,
modificare eventualmente i dati esistenti e premere Salva.
Per trovare le schede dei contratti in archivio è
possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca
contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere
l'elenco di tutti i contratti stipulati con un certo
cliente, oppure di quelli che fanno riferimento ad
una determinata marca o modello di impianto.
La
funzione Allega file è usata per abbinare
alla scheda di ciascun contratto fino a tre file di
qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad
esempio, la copia acquisita allo scanner del
contratto cartaceo firmato dal cliente.
Ciascun contratto di manutenzione può essere
stampato direttamente su carta o visualizzato in
anteprima.
L'intero
archivio dei contratti può essere esportato in un
file di Microsoft Excel.
L'applicazione Schede Interventi
è studiata per l'emissione del modulo da rilasciare
al cliente in cui sono annotati gli interventi
tecnici eseguiti sull'impianto presso il domicilio
dell'Utente o presso il proprio laboratorio. Tale
scheda riporta i dati dell'impianto, i dati del
cliente, la data e l'ora di inizio dei lavori, il
luogo in cui è stato effettuato l'intervento, il
nome del tecnico responsabile dei lavori, le anomalie
segnalate dal cliente, i controlli effettuati, i
lavori eseguiti, i ricambi e materiali utilizzati, le
eventuali raccomandazioni per il cliente, la data e
l'ora della riconsegna dell'impianto al termine dei
lavori.
Con la
funzione Riepilogo Schede Interventi emesse
è possibile ottenere il riepilogo per intervallo di
tempo delle Schede relative a ciascun cliente o
impianto visualizzando il totale degli importi
percepiti.
La scheda di lavorazione consente anche di annotare
lo stato dei lavori, ossia se l'impianto è stato
riparato o revisionato, se non è riparabile o se è
pronto per la riconsegna. Nella scheda si può
inoltre indicare il numero e la data della fattura
che è stata rilasciata al cliente e l'importo della
stessa. Un'apposita casella permette di specificare
se l'impianto è stato riconsegnato al cliente. Con
un solo clic, è possibile visualizzare l'elenco
degli impianti non ancora riconsegnati ai clienti.
La
compilazione della Scheda Intervento può essere
velocizzata importando i dati dall'archivio dei
clienti. Il pulsante Stampa serve a stampare
su carta la Scheda Intervento selezionata, che
all'occorrenza può essere visualizzata in anteprima
o esportata in formato PDF.
La funzione Trova permette di creare
riepiloghi degli interventi tecnici utilizzando più
criteri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, si
può ottenere il riepilogo degli interventi eseguiti
da un certo tecnico in uno specifico giorno o mese
dell'anno, a favore di un determinato cliente, su un
preciso impianto, e così via.
A
ciascuna scheda di lavorazione è possibile allegare
file esterni di qualsiasi genere che potrebbero
contenere, ad esempio, la documentazione relativa
all'impianto riparato o revisionato.
La schermata per il riepilogo delle Schede Interventi
consente di ottenere un estratto conto degli incassi
percepiti con gli interventi di riparazione o
revisione effettuati dal proprio laboratorio tecnico
in un qualsiasi intervallo di tempo utilizzando il
nome del cliente e/o il numero di matricola del suo
impianto come filtri di ricerca.
Per ottenere il riepilogo degli interventi effettuati
in un certo intervallo di tempo è sufficiente fare
clic sulla scritta Riepilogo Schede
Interventi emesse nella schermata per
l'emissione delle Schede Interventi, indicare il nome
del cliente e/o il numero di matricola del suo
impianto unitamente alla data di inizio e a quella di
fine intervallo e premere il pulsante Visualizza
riepilogo.
L'estratto
conto che si ottiene visualizza un elenco di tutti
gli incassi percepiti nel periodo specificato,
riportando per ogni Scheda di Lavoro la data di
emissione, il nome del cliente, il suo recapito
telefonico preferenziale, la marca e il modello
dell'impianto e l'importo totale della ricevuta o
fattura abbinata.
Per ottenere il riepilogo di tutte le Schede
Interventi emesse a tutti i clienti nell'intervallo
di tempo indicato, basta lasciare in bianco i campi
di ricerca. Il riepilogo delle Schede Interventi
visualizzato può essere stampato su carta facendo
clic sull'apposito pulsante.
Manutenzione Caldaie Lombardia 2.0
dispone di due applicazioni, ossia l'Archivio
Preventivi e l'Archivio DDT,
per la compilazione e la stampa (su carta o su file PDF)
di preventivi e di documenti di trasporto (DDT). La
compilazione dei documenti è facilitata dalla
possibilità di importare gli articoli presenti nel
magazzino dei prodotti e servizi effettuando, se si
desidera, l'aggiornamento della giacenza. Anche i
dati del cliente possono essere importati dal
relativo archivio anagrafico. Le informazioni
riguardanti la propria Ditta sono salvate in
automatico alla chiusura della schermata di lavoro.
I dati degli articoli elencati nel preventivo o nel
DDT (in particolare, i campi relativi alla
descrizione e all'importo unitario di ciascuna voce)
potranno essere importati nella fattura elettronica
velocizzandone, quindi, la compilazione.
L'applicazione
per l'emissione dei preventivi risulta utile per
accontentare il cliente che vuole sapere i costi
prima di richiedere il servizio. I preventivi hanno
una loro numerazione progressiva, che è gestita
direttamente dal software. Si può velocizzare la
compilazione di un preventivo importando dal
magazzino i dati relativi ai prodotti aggiornando o
meno la giacenza, mentre i dati del cliente possono
essere importati dal corrispondente archivio
anagrafico. Un'apposita casella consente di prendere
nota dei preventivi in sospeso (ad esempio, di quelli
che bisogna ancora consegnare ai clienti oppure di
quelli contenenti articoli il cui prezzo potrebbe
subire delle variazioni). Premendo il pulsante
contraddistinto dall'icona della mano con una moneta,
si ottiene l'elenco di tutti i preventivi in sospeso
presenti in archivio.
L'applicazione per l'emissione dei documenti di
trasporto fornisce tutto l'occorrente per gestire la
documentazione dei beni viaggianti, permettendo
l'archiviazione e la stampa dei DDT. I DDT, come i
preventivi, hanno una loro numerazione progressiva
gestita direttamente dal programma.
La
compilazione del DDT è facilitata dalla possibilità
di importare dal magazzino i dati riguardanti i
prodotti aggiornando o meno la giacenza, mentre i
dati del cliente possono essere importati dal
relativo archivio anagrafico. E' anche possibile
visualizzare l'elenco dei DDT relativi ai carichi non
ancora consegnati. Oltre ai dati della Ditta
emittente, del cliente e dei prodotti venduti, nel
DDT è possibile indicare le generalità del vettore,
la destinazione della merce, la causale del
trasporto, la tipologia di porto (franco o
assegnato), l'aspetto esteriore dei beni, la data e
l'ora di inizio trasporto e di consegna.
In
calce al DDT sono anche presenti appositi spazi per
la firma del vettore e di chi ritira la merce.
E' possibile utilizzare un logo personalizzato da far
apparire nei DDT e nei preventivi e si può stabilire
da che numero far partire la numerazione automatica
dei documenti. Il calcolo del totale e dell'ammontare
dell'IVA in base all'aliquota specificata è
un'operazione effettuata automaticamente dal
programma. Se l'articolo o servizio indicato nel
documento è esente da IVA, bisogna spuntare la
relativa casella. Tutti gli importi sono calcolati in
euro con supporto fino a quattro cifre dopo la
virgola e arrotondamento del totale ai due centesimi.
Per inserire un nuovo documento in archivio bisogna
fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i
campi che interessano e premere Salva.
Quando si preme il pulsante Nuovo, il
software attribuisce al documento un numero che tiene
conto di quanti preventivi o DDT sono già presenti
in archivio, partendo da 1 se l'archivio è vuoto. Se
si vuole far partire la numerazione automatica dei
documenti da un numero superiore, è necessario
utilizzare l'apposita funzione accessibile tramite il
pulsante dedicato. Per modificare un documento in
archivio, bisogna visualizzarlo nella finestra di
lavoro, apportare le modifiche e premere Salva.
La funzione Trova permette di ottenere
riepiloghi dei preventivi o dei DDT utilizzando più
criteri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, è
possibile ottenere il riepilogo dei preventivi emessi
in un preciso giorno dell'anno, intestati a un
determinato cliente o a più clienti che vivono in
una stessa città, eccetera.
Il
calcolo del totale del documento e dell'ammontare
dell'IVA in base all'aliquota specificata è
un'operazione effettuata automaticamente dal
programma. Tutti gli importi sono calcolati in euro
con supporto fino a quattro cifre dopo la virgola e
arrotondamento del totale ai due centesimi. E' anche
possibile applicare una percentuale di sconto ad ogni
articolo riportato nel documento.
Il pulsante con l'icona di Excel consente di
esportare tutti i documenti in un foglio di lavoro di
Microsoft Excel, che potrà essere aperto
con qualsiasi software in grado di gestire i file in
formato XLS (ad esempio, con Open Office,
Libre Office o Microsoft Office).
L'applicazione Gestione Fatture XML
consente di emettere fatture elettroniche per
cessione di beni o prestazione di servizi sia tra due
operatori IVA (operazioni B2B, cioè Business
to Business) sia tra un operatore IVA e un
consumatore finale non titolare di partita IVA
(operazioni B2C, cioè Business to
Consumer). L'applicazione consente, inoltre, di
ottenere il riepilogo degli incassi percepiti in
intervalli di tempo selezionati dall'utente.
La
fattura elettronica creata con Manutenzione
Caldaie Lombardia 2.0 va trasmessa
sotto forma di file XML al cliente tramite
il Sistema di Interscambio (SdI) disponibile sul
portale dell'Agenzia delle Entrate. Il Sistema di
Interscambio è un servizio gratuito che verifica se
la fattura contiene almeno i dati obbligatori ai fini
fiscali nonché l'indirizzo telematico (Codice
Destinatario oppure indirizzo PEC) al quale il
cliente desidera che venga recapitata la fattura.
Inoltre, sullo stesso portale è possibile aderire
gratuitamente a un servizio per la conservazione
delle fatture a norma di legge.
Il Sistema di Interscambio controlla che la partita
IVA del fornitore e la partita IVA o il codice
fiscale del cliente siano esistenti nell'Anagrafe
Tributaria. In caso di esito positivo dei controlli
precedenti, il Sistema di Interscambio consegna in
modo sicuro la fattura al destinatario comunicando,
con una "ricevuta di recapito", a chi ha
trasmesso la fattura la data e l'ora di consegna del
documento.
Facendo clic sul link Impostazione aliquote IVA
si accede ad una finestra in cui è possibile
indicare tre aliquote IVA da utilizzare in fase di
compilazione delle fatture. Ciascuna aliquota deve
essere espressa inserendo due decimali dopo la
virgola (ad esempio, 22,00). Non è
necessario indicare nessun valore per i beni o
servizi esenti da IVA.
Premendo
il pulsante Crea/Modifica Fattura Elettronica
si entra nell'ambiente per la gestione delle fatture.
La prima operazione da eseguire quando si deve
emettere una fattura elettronica è premere il
pulsante Nuovo (icona del foglio bianco).
Così facendo, si attribuisce in automatico al
documento un numero di cinque cifre, che
all'occorrenza può essere modificato. Se l'archivio
è vuoto, il software assegna alla fattura il numero
"00001". Se si vuole far partire la
numerazione automatica dei documenti da un numero
superiore, bisogna premere il pulsante
contraddistinto dalla lettera "N"
ed impostare il numero iniziale desiderato.
Accanto
al numero della fattura, nella sezione in alto
bisogna indicare il tipo di documento (fattura,
acconto anticipo su fattura, acconto anticipo su
parcella, nota di credito, nota di debito, parcella
ecc.), la data di emissione e la divisa (ossia la
valuta degli importi).
La sezione DITTA EMITTENTE permette
di indicare la denominazione della propria Ditta e il
nome del titolare. Si tenga presente che, in fase di
creazione del file XML da trasmettere
all'Agenzia delle Entrare, bisogna scegliere se
comunicare o il primo o il secondo dato, per cui è
necessario spuntare la casella sotto il campo "Denominazione
Ditta emittente" o, in alternativa, quella
sotto i campi riservati al cognome e nome del
titolare. E' altresì obbligatorio indicare il
proprio Regime Fiscale e l'indirizzo della sede
legale. I campi riservati al recapito telefonico e
all'indirizzo e-mail sono a compilazione facoltativa,
come lo sono quelli dedicati all'Ufficio REA, al
Numero REA e allo stato di liquidazione della Ditta.
Il
pulsante Logo permette di caricare il logo
della Ditta emittente che comparirà nella stampa
cartacea della fattura.
Il
documento cartaceo ha solo una funzione riepilogativa
e non sostituisce la fattura XML che deve
essere utilizzata ai fini fiscali.
La sezione DATI CLIENTE permette di
indicare la denominazione della Ditta del cliente e
il nome del titolare. Anche in questo caso, in fase
di creazione del file XML da trasmettere
all'Agenzia delle Entrare, bisogna scegliere se
comunicare o il primo o il secondo dato, per cui è
necessario spuntare la casella sotto il campo "Denominazione
Ditta cliente" o, in alternativa, quella
sotto i campi riservati al cognome e nome del
titolare.
Il campo "Partita IVA italiana/ID fiscale
estero" può non essere valorizzato se è
valorizzato il campo "Codice fiscale"
riferito a un soggetto sprovvisto di partita IVA. Se
non è valorizzato né l'uno né l'altro, il file XML
viene scartato dal Sistema di Interscambio
dell'Agenzia delle Entrate. Questo campo consente
l'inserimento della partita IVA italiana per i
soggetti residenti in Italia e per quelli esteri
operanti in Italia. Negli altri casi consente
l'inserimento dell'identificativo fiscale assegnato
dall'autorità del proprio Paese per i soggetti non
residenti.
Il
campo "Codice Destinatario" può
essere compilato con il codice di sette cifre
alfanumerico che avrà comunicato il cliente e
rappresenta l'indirizzo telematico dove recapitare le
fatture. Se il cliente dovesse comunicare un
indirizzo PEC (quale indirizzo telematico dove
intende ricevere la fattura), il campo "Codice
Destinatario" dovrà essere compilato con
il valore "0000000" e, nel campo "PEC
Destinatario", andrà riportato l'indirizzo
PEC comunicato dal cliente. Se il cliente non
comunica alcun indirizzo telematico (oppure è un
consumatore finale non titolare di partita IVA), è
sufficiente compilare solo il campo "Codice
Destinatario" con il valore
"0000000". Nel caso in cui si deve inserire
l'indirizzo PEC nel file XML, bisogna
ricordarsi di spuntare la casella Inserisci in
XML posizionata sotto il campo corrispondente.
Se si inserisce solo il valore "0000000"
nel campo "Codice Destinatario",
ovviamente il Sistema di Interscambio non riuscirà a
consegnare la fattura elettronica al cliente, ma la
metterà a disposizione di quest'ultimo in
un'apposita area di consultazione riservata del sito
dell'Agenzia delle Entrate. Questo implica che la
Ditta emittente dovrà consegnare al cliente una
copia della fattura, anche su carta, ricordandogli
che la fattura originale è quella elettronica e che
potrà consultarla e scaricarla dalla sua area
riservata del sito dell'Agenzia delle Entrate.
I campi riservati alla sede del cliente (indirizzo e
numero civico, Comune, CAP e sigla provincia) sono a
compilazione obbligatoria.
La sezione BENI E SERVIZI permette
di inserire i dati relativi alla quantità e
descrizione del bene ceduto o del servizio prestato,
nonché i valori del prezzo unitario, dell'eventuale
percentuale di sconto, dell'imponibile, dell'aliquota
IVA oppure, nel caso di operazioni esenti, non
imponibili ecc., l'apposito codice che identifica la
"natura" dell'operazione ai fini IVA.
L'utente può inserire fino a 50 voci in ciascuna
fattura. Il software provvederà a calcolare
l'imponibile e il prezzo totale. Nel caso di aliquota
IVA uguale a zero, bisogna lasciare vuoto il relativo
campo e selezionare la natura dell'esenzione.
E'
possibile velocizzare la compilazione delle voci in
fattura importando dal magazzino i dati della merce
fornita al cliente. A tal fine, basta fare clic sul
pulsante presente a destra di ogni campo riservato
alla descrizione del bene o servizio. In fase di
importazione dei dati, si può scegliere se
aggiornare o meno la giacenza dell'articolo presente
nell'inventario. Il pulsante caratterizzato
dall'icona di una freccia obliqua consente di
importare i dati da un preventivo.
La
sezione ALTRI DATI consente di
inserire nel file XML informazioni non
obbligatorie ai fini fiscali riguardanti la causale
della fattura, i dettagli del pagamento e gli estremi
dell'eventuale documento di trasporto collegato alla
stessa fattura. Il pulsante a destra del campo
relativo al numero di DDT permette di importare i
dati da un documento di trasporto in archivio. Il
beneficiario del pagamento va indicato solo se è
diverso dalla Ditta emittente la fattura. Allo stesso
modo, il campo relativo al codice IBAN, composto da
27 caratteri, va compilato solo se il pagamento è
eseguito mediante bonifico bancario. Si consiglia di
utilizzare il pulsante a destra del campo "IBAN"
per accertarsi che il codice sia stato digitato
correttamente. Per la compilazione dei dettagli del
pagamento è obbligatorio inserire i dati riguardanti
le condizioni, le modalità e l'importo.
Nel
caso in cui si operi in regime fiscale forfettario,
bisogna indicare l'importo del bollo virtuale dovuto
nel campo dedicato. In questa sezione è inoltre
presente un campo per le annotazioni personali che
non compariranno nel file XML ma che possono
essere utili all'utente del software per trovare una
fattura in archivio utilizzando il testo inserito
come filtro di ricerca.
La sezione RIEPILOGO IMPORTI serve a
visualizzare il riepilogo degli importi totali in
base alle aliquote IVA applicate. Per ogni aliquota
si può specificare il tipo di esigibilità IVA
(differita, immediata o scissione dei pagamenti).
Ciascuna
riga del riepilogo può essere commentata inserendo
un eventuale riferimento normativo. Quando si preme
il pulsante Calcola, il software provvede
non solo a calcolare i totali degli importi ma anche
ad effettuare un controllo di tutti i dati inseriti
in fattura affinché il file XML possa
essere generato correttamente.
La sezione CREAZIONE XML serve a
generare il file XML da trasmettere
all'Agenzia delle Entrate tramite il Sistema di
Interscambio. Prima di creare il file XML,
bisogna inserire il codice fiscale del soggetto
trasmittente (che normalmente coincide con quello
della Ditta emittente la fattura) e il Progressivo
invio composto da cinque caratteri che serve per
differenziare il nome dei file trasmessi al Sistema
di Interscambio da parte del medesimo soggetto. Il
software provvede in automatico a compilare questi
due campi duplicando i dati usati per indicare il
codice fiscale della Ditta emittente e il numero
della fattura.
Dopo
aver indicato il codice fiscale del soggetto
trasmittente e il Progressivo invio, si può fare
clic sul pulsante Controlla dati inseriti
per accertarsi di aver immesso tutti i dati necessari
alla creazione del file XML. Al termine del
controllo, si attiva in automatico il pulsante Crea
file XML che consente, appunto, di salvare sul
disco il file da inviare all'Agenzia delle Entrate.
Il nome del file è generato in automatico e non deve
essere modificato.
Dopo
aver creato il file XML, bisogna fare clic
su Trasmetti Fattura Elettronica per
collegarsi con le proprie credenziali al portale Fatture
e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate e
trasmettere la fattura.
Una
volta completata la compilazione della fattura
elettronica, è possibile premere il pulsante Salva
(icona del dischetto floppy) per archiviarla. Nel
momento in cui la fattura viene saldata dal cliente,
si può prendere nota dell'avvenuto pagamento
spuntando la casella Saldata. Per aggiornare
una fattura esistente (ovviamente prima dell'invio
ufficiale all'Agenzia delle Entrate), bisogna
richiamarla nella finestra di lavoro, apportare le
modifiche e premere Salva. Una fattura già
registrata può essere richiamata utilizzando la
funzione di ricerca o le frecce di scorrimento, le
quali consentono di visualizzare la scheda precedente
o quella successiva, oppure di posizionarsi in testa
o in coda all'archivio.
Per effettuare la ricerca di una fattura in archivio
bisogna fare clic sul pulsante contraddistinto
dall'icona di una lente di ingrandimento. Le ricerche
funzionano anche con chiave parziale, ossia indicando
una o più parole consecutive contenute nei campi
della fattura utilizzati come filtri di ricerca. Per
ogni ricerca si può utilizzare uno o più campi
contemporaneamente e ciò consente di ottenere, ad
esempio, il riepilogo di tutte le fatture inviate
allo stesso cliente oppure di tutte quelle nella cui
causale o nelle cui annotazioni personali è stata
memorizzata una certa informazione. I risultati di
ricerca possono essere stampati su carta.
Il
pulsante contraddistinto dall'icona di una mano con
una moneta visualizza l'elenco di tutte le fatture
non ancora saldate dai clienti.
Con il pulsante Allega file (icona della
graffetta) l'utente del software ha la possibilità
di allegare fino a tre file a ciascuna fattura. Tale
funzione potrebbe risultare utile, ad esempio, per
collegare alla fattura la "ricevuta di
recapito" trasmessa dall'Agenzia delle Entrate o
qualsiasi altro documento collegato a quella
particolare cessione di beni o prestazione di
servizi.
Il
pulsante Stampa permette di stampare su
carta un documento di sintesi della fattura corrente,
costituito da 2 pagine, che non ha valore fiscale ma
che ha appunto lo scopo di fornire una sintesi dei
dati riportati nella fattura elettronica da
trasmettere all'Agenzia delle Entrate.
Il pulsante con l'icona di Excel consente di
esportare in un foglio di lavoro di Excel le
fatture emesse in un qualsiasi intervallo di tempo.
Il foglio di Excel potrà essere aperto con
qualsiasi software in grado di gestire i file in
formato XLS (ad esempio, con Open Office,
Libre Office o Microsoft Office).
Come
già accennato, per trasmettere al Sistema di
Interscambio il file XML della fattura
elettronica generato con il software, si può
utilizzare il servizio on-line presente nel portale Fatture
e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate che
consente l'upload del file XML
preventivamente predisposto e salvato sul proprio
computer. In alternativa, si può utilizzare la PEC
(Posta Elettronica Certificata) della propria Ditta,
inviando all'Agenzia delle Entrate il file della
fattura come allegato del messaggio di PEC. La prima
volta che il soggetto trasmittente invia una fattura
tramite la PEC, deve utilizzare come indirizzo di
posta elettronica certificata del SdI l'indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it.
Con il primo messaggio di risposta, il SdI comunica
al soggetto trasmittente l'indirizzo PEC che dovrà
utilizzare per i successivi invii. L'utilizzo di un
indirizzo di PEC diverso da quello assegnato dal SdI
non garantisce il buon fine della ricezione del
messaggio di posta da parte del SdI stesso.
Si ribadisce che le fatture elettroniche vanno sempre
inviate ai propri clienti attraverso il Sistema di
Interscambio, altrimenti sono considerate non emesse.
Una volta che il file della fattura elettronica è
stato trasmesso al Sistema di Interscambio,
quest'ultimo esegue alcuni controlli e, se tali
controlli sono superati, trasmette il file
all'indirizzo telematico presente nella fattura. Se
la fattura elettronica è stata scartata dal Sistema
di Interscambio occorrerà correggere l'errore che ha
prodotto lo scarto e inviare nuovamente il file della
fattura corretta. Al riguardo si consiglia di
ricompilare la fattura con la stessa data e
numerazione di quella scartata.
Per tutte le fatture elettroniche inviate a privati
(altri operatori IVA o consumatori finali senza
partita IVA), il Sistema di Interscambio accetta
anche file non firmati digitalmente. Nel caso in cui,
però, il file della fattura elettronica sia firmato
digitalmente, il Sistema di Interscambio esegue
controlli sulla validità del certificato di firma.
L'applicazione Riepilogo incassi
percepiti consente di ottenere un
estratto conto delle fatture emesse in un qualsiasi
intervallo di tempo utilizzando facoltativamente come
filtri di ricerca il codice fiscale del cliente e/o
la descrizione del bene o servizio riportato in
fattura nella linea 1.
Per
ottenere il riepilogo delle fatture emesse
nell'intervallo di tempo desiderato è sufficiente
entrare nell'ambiente di lavoro per la gestione delle
fatture XML, fare clic sul pulsante Mostra
riepilogo incassi percepiti, indicare
eventualmente il codice fiscale del cliente e la
descrizione del bene o servizio riportato in fattura
nella linea 1, selezionare la data di inizio e quella
di fine intervallo e premere il pulsante Visualizza
riepilogo.
L'estratto conto che si ottiene mostra l'elenco di
tutte le fatture emesse nel periodo specificato,
riportando per ciascuna il numero progressivo del
documento, la data di emissione, la denominazione
della Ditta del cliente, il suo codice fiscale, la
descrizione del bene o servizio fornito e l'importo
totale fatturato.
Per ottenere il riepilogo di tutti gli importi
percepiti nell'intervallo selezionato a prescindere
dal cliente e dal bene o servizio fornito, basta
lasciare in bianco i campi di ricerca. Il riepilogo
delle fatture visualizzato può essere stampato su
carta facendo clic sul pulsante Stampa riepilogo.
L'applicazione Grafici statistici
fatturato consente di visualizzare e
stampare grafici statistici sulle entrate mensili in
base alle fatture emesse nell'anno solare
selezionato. L'utente può scegliere se visualizzare
i dati sotto forma di grafico a torta oppure di
grafico a barre tridimensionali. Il grafico mostra le
entrate al lordo dell'IVA relative a ciascun mese
dell'anno arrotondando i totali all'euro.
La
prima operazione da eseguire per visualizzare i
grafici statistici è quella di indicare l'anno
solare di interesse. A questo punto, facendo clic sul
pulsante Apri, si avrà accesso ad una nuova
finestra in cui compare il grafico statistico degli
incassi.
Il grafico che appare è costituito da dodici barre
tridimensionali, ognuna corrispondente a un mese
dell'anno solare. Più la barra è alta, più le
entrate sono maggiori. L'utente ha la possibilità di
visualizzare le stesse statistiche sotto forma di
grafico a torta facendo clic sull'apposito pulsante
posizionato in basso.
Per
tornare a visualizzare il grafico a barre, basta
premere il pulsante corrispondente.
Il pulsante Stampa grafico consente di
ottenere su carta il grafico visualizzato in quel
momento unitamente ai dati relativi alle entrate
mensili.
Manutenzione Caldaie Lombardia 2.0
può essere utilizzato anche in una rete locale
se si ha necessità di condividere gli archivi fra
più postazioni di lavoro. L'acquisto di una singola
licenza autorizza l'utente ad installare il software
su tutte le macchine di sua proprietà.
Manutenzione Caldaie Lombardia 2.0
funziona anche su chiavetta USB. A tal fine,
basta copiare la cartella del programma su pen-drive
e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per
eseguirla. La copia della cartella su dispositivo
esterno è anche il metodo più veloce per effettuare
il backup di tutti gli archivi.
L'accesso al software è protetto da una password
aggiornabile dall'utente che può essere
cambiata tutte le volte che si desidera. Per il primo
accesso al programma, bisogna utilizzare la parola
chiave "autenticazione" (scritta
senza le virgolette).
Manutenzione
Caldaie Lombardia 2.0 è quindi lo
strumento ideale per le ditte residenti nella Regione
Lombardia che vogliono avvalersi del proprio computer
per eseguire i propri interventi di installazione e
di manutenzione degli impianti termici e non
dimenticare mai le scadenze e gli appuntamenti con i
propri clienti. L'utente rimarrà piacevolmente
sorpreso nel constatare come il software richieda
tempi di apprendimento praticamente nulli.
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